Acta de Proyecto – Antes de empezar un proyecto es importante conocer todos los objetivos del mismo, el alcance, los entregables, los riesgos, los supuestos, el organigrama del proyecto, etc. El Acta de Proyecto es el documento que contiene esta información relevante. El gerente de proyecto es responsable de la elaboración del Acta de Proyecto. El documento debe ser aprobado por el patrocinador para asentar que el gerente de proyecto y el patrocinador están de acuerdo en estos importantes aspectos del proyecto.
Actividad – Para los propósitos del proceso de Dirección de Proyectos TenStep ®, una actividad es la unidad de trabajo más pequeña identificada en el cronograma del proyecto. (En otras metodologías, la actividad puede ser dividida aún más en tareas).
Acuerdo de nivel de servicio (ANS) – El ANS es un acuerdo respecto al nivel de servicio medible entre el proveedor del mismo y quien lo recibe.
Alcance – El alcance es la forma en que describimos los límites y entregables del proyecto. Define lo que el proyecto va a entregar y qué no va a entregar. Para proyectos grandes, puede incluir las organizaciones y transacciones afectadas, los tipos de datos incluidos, etc. Para mayor información véase la sección 5.0.1 Definición del alcance.
Cliente – Es la persona o grupo que es beneficiario directo del proyecto o servicio. Son las personas para quienes el proyecto esta siendo llevado a cabo (probablemente los beneficiarios indirectos son los grupos de interés). Si las personas o grupos están dentro de la compañía, el proceso TenStep se refiere a ellos como "clientes". Si son externos, el procesoTenStep se refiere a ellos como "clientes".
Ciclo de Vida – Este término se refiere al proceso utilizado para desarrollar y dar soporte a los entregables producidos en el proyecto. (Ya que cada proyecto tiene fecha de inicio y de fin, el soporte a largo plazo de una solución se lleva a cabo después de que el proyecto ha sido completado.) Para el desarrollo de software, el ciclo de vida completo puede consistir de planificación, análisis, diseño, construcción / prueba, implantación y suporte.
Comité directivo - El comité directivo es un grupo de grupos de interés de cierto nivel que son responsables de orientar la dirección de la estrategia total. No toman el lugar del patrocinador, pero contribuyen a difundir retroalimentación estratégica y a promover su aceptación en grandes porciones de la organización. El comité directivo usualmente se compone de parejas organizacionales y es una combinación de clientes directos y grupos de interés indirectos.
Cronograma – El cronograma del proyecto nos dice “cómo” completar el proyecto. Describe las actividades requeridas, la secuencia del trabajo, quien está asignado al trabajo, un estimado de cuanto esfuerzo se requiere, cual es la fecha en que se debe terminar el trabajo y otra información de interés para el gerente de proyecto. El cronograma permite al gerente de proyecto identificar el trabajo requerido para completar el proyecto y también le permite monitorear el trabajo para determinar si el proyecto está conforme al cronograma.
Entregable – El entregable es cualquier resultado tangible que se produce en el proyecto. Éstos pueden ser documentos, planes, sistemas computacionales, edificios, aeronaves, etc. Los entregables internos son producidos como resultado de la ejecución del proyecto y usualmente solo los requiere el equipo de proyecto. Los entregables externos son aquellos que se elaboran para los clientes y grupos de interés.
Equipo de proyecto - El equipo de proyecto consiste en recursos de trabajo asignados a trabajo de entregables del proyecto tiempo completo y medio tiempo. Sus responsabilidades son:
· Comprender el trabajo que ha de ser completado
· Planificar las actividades asignadas con más detalle si es necesario
· Completar el trabajo asignado dentro del presupuesto, línea de tiempo y calidad de las expectativas
· Informar al gerente de proyecto lo relacionado a incidentes, alcance cambios, riesgo y calidad
· Comunicar de manera proactiva el avance y la gestión de expectativas
El equipo de proyecto puede consistir de recursos humanos dentro una organización funcional o puede también consistir de miembros de diferentes organizaciones funcionales. El equipo funcional entrecruzado tiene miembros de múltiples organizaciones. Generalmente el tener un equipo funcional entrecruzado es un signo de que la organización está utilizando una gestión matricial.
Estándar – Se requiere de un enfoque estándar para conducir una actividad o tarea, para utilizar un producto, etc. Muchas veces el estándar es la mejor práctica que debe ser seguida para tener mejores posibilidades de éxito total.
Factor crítico de éxito – El factor crítico de éxito es cualquier evento que debe ocurrir para que el proyecto cumpla con sus metas y objetivos.
Fase de proyecto – La fase de proyecto es un grupo lógico de trabajo de gran importancia en un proyecto. La fase también representa la terminación de un entregable relevante o de un conjunto de entregables relacionados. Las fases lógicas de un proyecto de desarrollo de IS pueden ser planificación, análisis, diseño, construcción (incluyendo las pruebas) e implantación.
Gerente funcional - El gerente funcional es la persona a la que nos reportamos dentro de una organización funcional. Generalmente es la persona que revisa nuestro desempeño. El gerente de proyecto puede también ser el gerente funcional, aunque esto no es requisito. Si el gerente de proyecto es diferente del gerente funcional, la organización probablemente está utilizando una estructura matricial.
Gerente de programa - Persona con autoridad para gestionar un programa. (Hay que notar que esto es un rol). El gerente de programa puede también ser responsable de uno o más proyectos dentro del programa, siendo gerente de proyecto y gerente del programa total). El gerente de programa dirige la planificación total y la gestión del programa. Todos los gerentes de proyecto dentro del programa se reportan con el gerente del programa.
Gerente de proyecto – Es la persona con autoridad para gestionar un proyecto. Esto incluye dirigir la planificación y el desarrollo de todos los entregables del proyecto. El gerente de proyecto es responsable de gestionar el presupuesto, el cronograma y el plan de Dirección del Proyecto (gestión del alcance, incidentes, riesgo, etc.). Para mayor información véase la sección 1.0.2 Rol del gerente de proyecto.
Gráfica de Gantt – La gráfica de Gantt es una gráfica de barras que describe actividades como bloques temporales. El inicio y final del bloque corresponde a las fechas de inicio y fin de la actividad.
Grupos de interés – Son personas específicas o grupos que tienen interés en el resultado del proyecto. Normalmente los grupos de interés provienen desde dentro de la compañía y pueden incluir clientes internos, a la dirección, empleados, administradores, etc. El proyecto puede también tener grupos de interés externos, incluyendo proveedores, inversionistas, grupos comunitarios y organizaciones gubernamentales.
Hito – El hito es un evento del cronograma que significa la finalización de un entregable o conjunto de entregables relacionados relevantes. El hito por definición tiene una duración de cero y no tiene esfuerzo. No hay trabajo relacionado con un hito. Es una bandera en el cronograma para significar que algunos otros trabajo han sido completados. Usualmente un hito es utilizado como control del proyecto para validar la forma en que avanza el proyecto y revalidar el trabajo restante. La dirección también los utiliza como impresiones de alto para validar el avance del proyecto. En muchos casos hay una decisión que necesita ser tomada en el hito. Los hitos no se basan en el calendario. Usualmente se basan en la terminación de uno o más entregables.
Incidente – El incidente es un problema relevante que va a impedir el avance del proyecto y no puede ser resuelto por el gerente y equipo del proyecto sin ayuda externa.
Objetivo – Es una declaración concreta que describe lo que el proyecto trata de lograr. El objetivo debe ser escrito a bajo nivel, de manera que pueda ser evaluado al final del proyecto para ver si se logro o no. Un objetivo bien redactado seráEspecífico, Medible, Obtenible, Realista y Ubicable temporalmente. Para mayor información véase la sección 1.3.1 Definición del trabajo / Metas y Objetivos.
Programa - Un programa es la estructura de sombrilla establecida para gestionar una serie de proyectos relacionados. El programa no produce ningún entregable del proyecto, el equipo de proyectos los produce todos. El propósito del programa es proporcionar la dirección y orientación, asegurarnos que los proyectos relacionados se están comunicando de manera efectiva, proporcionar un punto central de contacto y enfocarlo para el cliente y el equipo de proyectos y determinar cómo se deben definir los proyectos individuales para asegurarnos que todo el se complete de manera exitosa.
Patrocinador (Patrocinador ejecutivo y patrocinador del proyecto) – Es la persona que tiene la autoridad más alta en el proyecto. El patrocinador ejecutivo proporciona al proyecto fondos, resuelve incidentes y cambios de alcance, aprueba entregables relevantes y proporciona cierto nivel de dirección. También defiende el proyecto dentro de su organización. Dependiendo del proyecto y del nivel organizacional, el patrocinador ejecutivo puede delegar la gestión táctica cotidiana a un patrocinador del proyecto. Si se asigna, el patrocinador del proyecto representa cotidianamente al patrocinador ejecutivo y toma la mayoría de las decisiones que requieran de la aprobación del patrocinador. Si la decisión es muy relevante, el patrocinador del proyecto la va a turnar al patrocinador ejecutivo.
Plantilla – Las plantillas son formatos preexistentes que incluyen texto estándar y espacios para ser llenados con información estándar. Las plantillas ahorran tiempo ya que cada persona no tiene que crear el formato de un documento por sí misma. Las plantillas también permiten presentar información con formatos estandarizados y reconocibles para el lector.
Proyecto – Los proyectos son una forma de estructurar el trabajo para completar el conjunto de entregables. El proyecto tiene fecha de inicio y terminación específica, objetivos específicos y recursos específicos asignados para llevar a cabo el trabajo. El gerente de proyecto tiene completa responsabilidad y autoridad sobre el proyecto. Cuando los objetivos son cumplidos, el proyecto es considerado completo. Para mayor información véase la sección 1.0.1 ¿Qué es un proyecto?
Requisitos – Los requisitos son descripciones de como debe actuar, presentarse o ejecutarse un producto o servicio. Los requisitos generalmente se refieren a características y funciones de los entregables que estamos elaborando en el proyecto. Los requisitos son considerados parte del alcance del proyecto. El nivel del alcance se define en el Acta de Proyecto. Los requisitos forman el alcance detallado. Después de que son aprobados, pueden ser cambiados a través del proceso de gestión de cambio de alcance.
Restricciones – Las restricciones son limitaciones que están fuera de control del equipo del proyecto y necesitan ser gestionadas. No son necesariamente problemas. No son riesgos ya que tienen el 100% de probabilidad de ocurrir (los riesgos tienen una probabilidad de ocurrencia pero menos del 100%). Sin embargo, el gerente de proyecto debe estar conciente de las restricciones ya que éstas se refieren a las limitaciones que el proyecto debe ejecutar dentro del mismo. Las restricciones de fechas por ejemplo, implican que ciertos eventos (quizás al final del proyecto) deben ocurrir en ciertas fechas. Los recursos están casi siempre restringidos ya que no están disponibles de manera ilimitada. Por ejemplo, una vez que el presupuesto del proyecto ha sido establecido, éste se convierte en una restricción a la cual nos debemos sujetar por el resto del proyecto.
Riesgo - Puede haber circunstancias o eventos externos que no deberían ocurrir para que el proyecto sea exitoso. Si la combinación de la probabilidad de ocurrencia y el impacto para el proyecto no son aceptables, esto constituiría un riesgo. (Contrastar con la definición de supuesto). El identificar algo como riesgo aumenta su visibilidad y permite la implantación de un plan proactivo de gestión de riesgos.
Ruta crítica – Es la secuencia de actividades que debe ser completada de acuerdo con el cronograma a tiempo en todo el proyecto. Es la vía de mayor duración a lo largo del cronograma. Si una actividad en la ruta crítica es retrasada por un día, todo el proyecto será retrasado por un día (a menos que otra actividad de la ruta crítica pueda ser acelerada por un día).
Supuesto - Puede haber circunstancias o eventos externos que deben ocurrir para que el proyecto sea exitoso. Si consideramos aceptable la combinación de la probabilidad de ocurrencia y el impacto al proyecto, esto sería un supuesto (en contraste con la definición de riesgo).