2.1B.P1 ¿La Gestión del Presupuesto es importante para ti?
Esta puede parecer una pregunta extraña para iniciar esta sección. Pero es cierto que un vasto número de Directores de Proyecto – quizá una mayoría – no son responsables del presupuesto.
En algunas compañías esta charla no tendría sentido. Sin embargo, muchas compañías no se preocupan por los presupuestos de los proyectos. Existen diversas razones para ello:
Presupuesto departamental. Muchas compañías no presupuestan a nivel proyecto. Presupuestan a nivel departamento y solamente ubican costos a un nivel de departamento. En estas compañías la mayoría de los costos de personal son para empleados internos y estos empleados son presupuestados a un nivel departamento.
No hay reporte de tiempo. No serás capaz de ubicar los costos de personal de los proyectos si no tienes una manera de entender el esfuerzo en horas asignado a cada proyecto. Para muchas compañías, el esfuerzo y los costos asociados con el seguimiento no valen los beneficios proyectados.
Falta de soporte de un sistema financiero. Muchas compañías no tienen sus sistemas financieros establecidos para manejar seguimiento y reporte a nivel proyecto.
Si tu organización no da seguimiento a los costos entonces no es probable que el Director de Proyecto sea responsable de estimar costos y manejar un presupuesto. En ese caso las secciones en el proceso TenStep para construir el presupuesto y manejar el presupuesto no serán utilizadas.
2.1B.P2 ¿Los costos externos son importantes para ti?
En algunas compañías el Director de Proyecto no es responsable de los costos internos, pero es responsable de los costos externos. Estos pueden ser identificados y rastreados a un nivel de proyecto. En este caso, los costos internos de personal pueden no ser tomados en cuenta, pero cualesquiera costos de personal o no relacionados con personal que son pagados a un proveedor externo serían importantes para el Director de Proyecto y necesita estimarlos y subsecuentemente administrarlos.
El resto de esta sección asume que eres un director de Proyecto responsable de cumplir las expectativas del presupuesto.
Esta sección proporciona una descripción del proceso para crear un presupuesto.
2.1B.P3 Proyectos pequeños
Un proyecto pequeño generalmente no va a tener un gran presupuesto. El presupuesto puede ser simplemente una cuestión de multiplicar las horas de esfuerzo por los costos de los recursos por hora.
Los cargos que no son de personal generalmente serán también pequeños y fáciles de contabilizar. Probablemente no vas a tener cosas como costos de capacitación o costos de formación del equipo en un proyecto pequeño.
Si tienes un proyecto pequeño con un gran presupuesto, entonces sigue el proceso para crear un presupuesto para proyectos medianos y grandes.