Proceso para Identificar a los Interesados

Proceso de Análisis de Interesados

Identificar a los interesados

No puedes hacer el análisis de los interesados ​​sin saber quiénes son. Organiza una sesión de lluvia de ideas con tu equipo y si es posible con el patrocinador, para identificar a todos los posibles interesados. Estos pueden ser personas o grupos. La siguiente lista ofrece una lista de ejemplo de los posibles interesados:

Patrocinador
Cliente
Director del Proyecto
Equipo de Dirección Ejecutiva
Equipo del proyecto
Usuarios finales
Proveedores
Otras áreas o divisiones internas/ o sus proyectos
Asociados, socios estratégicos
Terceras partes (proveedores, inversionistas, sindicatos, organizaciones de gobierno, etc.)

Es importante reconocer el equipo del proyecto como un grupo de interés específico. Esto permitirá que el responsable del proyecto pueda enfocarse en las necesidades de sus colaboradores y así asegurarse de que éstas sean tomadas en cuenta a lo largo del proyecto.

Determinar la importancia de cada interesado

Observa a cada uno de los interesados que has identificado ​​y determina la importancia que tiene para el éxito del proyecto, o el impacto en el proyecto si el interesado no tuviera ninguna conexión en absoluto.

Clasifica a cada uno de los interesados ​​en términos de importancia alta / media / baja.

Por ejemplo, si el proyecto puede llevarse a cabo muy bien sin un interesado en particular, entonces probablemente éste tiene una importancia baja. Si tu proyecto no puede tener éxito sin él, es probable que tenga gran importancia.

Esta evaluación es importante porque a veces requieres demasiado tiempo y esfuerzo trabajando con grupos de interesados que son de poca importancia para el proyecto, limitando el tiempo que dedicas a interesados más importantes.

Otra área que necesitas revisar a la hora de determinar la importancia de un interesado es el poder inherente de la persona. Podrías preguntar si el interesado tiene el poder de bloquear o dificultar el avance del proyecto. ¿El interesado tiene el poder o influencia para ayudar a que el proyecto avance suavemente? Es importante conocer esta información.
Por ejemplo, puedes clasificar a alguien como un interesado que tiene poca importancia si no participa activamente en el proyecto, pero es posible categorizarlo más alto si se requiere su compromiso para entregar los resultados esperados.

Identificar el nivel de interés de cada interesado

En diversos grados, cada uno de los interesados que has identificado tiene una participación o interés en el proyecto. Ahora tendrás que identificar cuáles son esos intereses. En algunos casos, un interesado podría estar esperando conseguir algo específico del proyecto y desea que se le mantenga informado del progreso y participar siempre que sea posible. En otros casos, el interesado podría tener muy poco interés en el proyecto, salvo el de estar informado. Una vez más, por cada interesado, se puede categorizar su nivel de interés como alto / medio / bajo.

Identificar el impacto que cada interesado puede tener en el proyecto

En este momento tienes una lista (quizás larga) de personas y organizaciones que se verán afectados en mayor o menor nivel por el proyecto. Ahora es necesario determinar cuál es su impacto y su influencia.
Algunos interesados pueden bloquear el proyecto. Otros no tienen el poder formal, pero tienen influencia. Esta información te ayudará a determinar cómo trabajar con cada interesado identificado.
Algunos pueden estar interesados ​​en lo que estás haciendo y a otros puede no importarles. Necesitas clasificar a cada uno de los interesados ​​en grupos comunes para determinar la mejor forma de administrar a cada uno de estos grupos de interés.

Entender el compromiso emocional de cada interesado

Comprender el compromiso emocional de cada interesado es muy importante para tu proyecto. Es necesario comprender su opinión actual sobre el proyecto y cómo podrían reaccionar ante él. ¿Va a ser un partidario o un opositor del proyecto? Necesitas saber qué o quién influye en sus opiniones y utilizar esta información para desarrollar un plan de involucramiento con cada grupo de interés.

En la mayoría de los casos tu y tu equipo deben ser capaces de determinar el punto de vista emocional de cada interesado. No obstante, para aquellos casos en los que no puedes precisarlo, deberías organizar una reunión con el interesado específico y preguntarles directamente.

Determinar de qué manera involucrar a cada grupo de interés

Para cada grupo de interés, es necesario identificar un conjunto de actividades o incluso un enfoque general para satisfacer sus necesidades. Debes identificar las actividades que te ayuden a obtener su interés al mismo tiempo que reconoces la importancia relativa de cada interesado. Obviamente, vas a dedicar más tiempo trabajando con los de mayor importancia para el proyecto. El propósito de este paso es definir las actividades que el equipo de proyecto tiene que hacer para asegurarse de atender los intereses de cada grupo involucrado. Definitivamente, te estarás comunicando con muchos de estos grupos a lo largo del proyecto, por lo que algunas de estas actividades se pueden traslapar con el Plan de Comunicación. Esta bien hablar de ellos en ambos lugares, en realidad cada actividad se llevará a cabo una sola vez.

Puedes utilizar la siguiente tabla para ayudar a guiar la discusión:

Importancia / Interés                                      

Importancia Alta, Interés Alto                          

Estos son los interesados más importantes para el proyecto.  Estos individuos y grupos deben manejarse muy de cerca y mantenerse plenamente involucrados en el proyecto.   El equipo debe hacer los mayores esfuerzos para satisfacer sus necesidades.

Importancia Alta, Interés Bajo

Estos individuos y grupos deben ser manejados de cerca para asegurarse de que se satisfacen sus necesidades, pero debes evitar hacerlo o comunicar de manera excesiva.

Importancia Baja, Interés Alto

Estos individuos y grupos deben ser debidamente informados. Comunícate con ellos con regularidad para asegurar que no surjan incidentes mayores. (Nota: normalmente, estos individuos y grupos pueden ser muy útiles cuando se está definiendo y planificando el proyecto)

Baja Importancia, Interés Bajo

Monitorea a estos individuos y grupos para asegurar que su condición no cambia a través del proyecto. Sí cambia, tendrás que evaluar de nuevo su nivel de involucramiento y ajustar la estrategia para manejarlos de acuerdo a esta nueva condición.

Celebrar acuerdos con los interesados cuando sea necesario

En algunos casos, los interesados querrán cosas de tu proyecto. En otros casos, quizás el proyecto necesite algo de ellos. Si este es el caso, asegúrate de que entiendan cuáles son tus expectativas y asegúrate de que están de acuerdo en colaborar.

Por ejemplo, probablemente los interesados tengan que aportar recursos, tiempo, dinero, atención, comentarios, etc.

Incluir las actividades en el cronograma

No es conveniente tener una lista de actividades separada para manejar a los interesados. Después de identificar las actividades para involucrar a los grupos de interés, colócalas todas en el cronograma del proyecto, junto con los responsables, las dependencias, los plazos, el esfuerzo estimado, etc.