3.0 Gestionar el Cronograma y Presupuesto

1. Gestión del Cronograma y Presupuesto

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Si has estado siguiendo los pasos 1 y 2 del Proceso TenStep, ya se ha definido el trabajo (Acta del Proyecto, Plan de Dirección del Proyecto) y planeado cómo completarás el trabajo (el cronograma y presupuesto). Ahora debemos administrar estos dos elementos y asegurarnos que el proyecto concluya de acuerdo con las restricciones establecidas en los planes que hasta ahora hemos elaborado.  

Nunca podrás aspirar a ser un buen Director de Proyecto si no mantienes actualizado el cronograma. Es necesario recordar que el cronograma sólo es un entregable. 

En este se describe el trabajo que debe ocurrir, el orden en que debe realizarse, el esfuerzo requerido, los recursos que han sido asignados, etc. Administrar el cronograma significa que comprendemos el trabajo que se debe llevar a cabo, quien está asignado a él, cuando se debe concluir, etc. 

El cronograma debe representar nuestro mejor pronóstico de cómo concluir el trabajo que aún queda en cualquier punto en particular. Entre más complejo es el proyecto, mayores serán los requerimientos de cambio de ese “mejor-pronóstico” conforme pase el tiempo. Por esta razón, la Gestión del cronograma del proyecto es una habilidad tan importante en Dirección de Proyectos. 

El Director de Proyecto debe evaluar el cronograma de manera continua (usualmente cada semana), y determinar el estado actual del proyecto. Con base en esa evaluación y en el entendimiento del trabajo que falta por hacer, se debe replantear el curso de acción que permita que el trabajo sea concluido de acuerdo con el presupuesto y con la fecha límite establecida.

La mayoría de las veces, el cronograma necesitará ser revisado semanalmente. Durante esta revisión, el Director de Proyecto actualiza el cronograma con el estado actual del trabajo que ha sido concluido o se encuentra en progreso. El trabajo restante debe ser valorado para identificar si el proyecto será concluido dentro del esfuerzo, costo y duración establecidos. Si así es, el proyecto está en buena forma. En caso contrario, será necesario que el Director de Proyecto tome acciones correctivas.

De todas las habilidades requeridas para administrar un proyecto, la Gestión del cronograma es quizás la más fundamental. Dependiendo de la dinámica del proyecto, el responsable puede estar en una posición en al que necesite usar constantemente su experiencia y creatividad para poder concluir el proyecto de acuerdo con las expectativas. 

Una semana el proyecto puede ir de acuerdo con el cronograma y la siguiente puede que existan tareas retrasadas y problemas que han surgido. De la misma manera, si una actividad en la ruta crítica está una semana retrasada, no puedes sentarte a contemplar como se retrasa todo el proyecto una semana. En lugar de ello, debes evaluar los recursos y opciones disponibles para regresar el proyecto al plan. 

Si eres bueno en ello, la Gestión del cronograma puede ser uno de los aspectos más retadores y con mayor recompensa dentro de la Dirección del Proyecto. Si no disfrutas del trabajo detallado requerido, puede significar una mayor dificultad para alcanzar el éxito como Director de Proyecto.

3.0.P2 Iniciar y cerrar el proyecto 

El cronograma del proyecto es el punto central de coordinación para manejar y controlar el proyecto. Después de que el proyecto es definido y planeado, la ejecución real del proyecto puede comenzar y los resultados del proyecto se pueden crear. Este trabajo también se conoce como ciclo de vida del proyecto. 

El ciclo de vida del proyecto está rodeado por dos eventos- una reunión de inicio del proyecto para iniciar oficialmente su ejecución y un conjunto de actividades de cierre del proyecto para poner fin oficialmente al proyecto. Para más detalles puedes consultar las secciones 3.1A.3.1 Iniciar el proyecto y 9.0 Cerrar el Proyecto.  

3.0.P3 Integrando el proyecto y los procesos de Gestión del proyecto

El cronograma es el punto focal para la Gestión del proyecto. 

Todos los procesos de Dirección del Proyecto están integrados en el cronograma. 

Se deben tener actividades y tiempo asignados en el cronograma para comunicar, administrar el alcance, actualizar el cronograma y todas las demás actividades de Gestión del proyecto. 

La integración ocurre cuando los procesos de Gestión del proyecto se ponen en contacto unos con otros y cuando la Dirección del Proyecto y las actividades del ciclo de vida del proyecto se empalman.

En este paso hablaremos de los siguientes tópicos: