0.0.P1 Resumen General
El Proceso de Gestión de Proyectos TenStep ("Proceso TenStep" o "TenStep") describe la forma de planificar y gestionar proyectos de manera proactiva. Sin embargo, se asume que ya existe un proyecto aprobado y listo para iniciar. Cada organización cuenta con procesos propios para identificar y autorizar un proyecto. Este proceso, generalmente, tiene las siguientes características:
- Alguna forma de identificar a todos los posibles proyectos que pueden iniciar.
- Un proceso de selección y priorización que tamice todos los proyectos hasta escoger solo los que brinden el mayor valor, y que estén mejor alineados con las metas y estrategias de la organización.
- Un medio para documentar los costos y beneficios para que el proyecto se pueda comparar con otros proyectos. Este documento se conoce generalmente como El Caso del Negocio.
- La identificación de un mínimo de información de alto nivel, necesario para obtener la aprobación final del proyecto.
El proceso descrito anteriormente es parte de la gestión del portafolio de proyectos. Se utiliza para obtener la aprobación preliminar de un proyecto. No obstante, puede haber un desfase temporal entre el momento en que es aprobado y el momento en que inicia realmente. Por lo tanto, cuando un proyecto está listo para comenzar, se debe validar una serie de elementos previos para asegurarse de que dicho proyecto está listo para iniciar. Sobre estos elmentos previos, no refermos como Iniciación.
0.0.P2 Proceso de Inicio para Pequeños Proyectos
Este proceso inicial no es necesario para proyectos pequeños o se maneja de manera informal.
0.0.P3 Proceso de Inicio para Proyectos Medianos
El proceso de inicio es opcional para los proyectos de medianos. Si el proyecto tiende a ser grande, puedes ejecutar el proceso de inicio de proyectos grandes. De otra manera, el proeso puede manejarse con cierto nivel de informalidad o puede ser omitido.
0.0.P4 Proceso de Inicio para Proyectos Grandes
Los proyectos grandes requieren un proceso formal de inicio, antes de que el proyecto arranque. Este proceso puede ser muy rápido, o podría tomar algún tiempo en poder completarse, dependiendo de qué tan listo estén el patrocinador y la organización para a proceder. El trabajo requerido en este punto incluye lo siguiente:
- Validar que el Caso de Negocio sigue siendo válido
Es posible que las condiciones del negocio hayan cambiado desde el momento en que el proyecto recibió la aprobación preliminar. Se debe validar el valor del proyecto y el Caso de Negocio para asegurarse de que es necesario ejecutar el proyecto, y que su prioridad sigue siendo alta con respecto a los proyectos que aun no han iniciado. Que el proyecto haya recibido aprobación preliminar no significa que a éste le corresponda ser ejecutado automáticamente.
- Identificar al patrocinador oficial
El patrocinador inicial quizás fue la persona que ayudó a desarrollar el Caso de Negocio y fue la persona que pidió el dinero para el proyecto. Ahora que el proyecto está listo para proceder, debe validarse al patrocinador inicial. Es posible que el equipo directivo haya cambiado y que sea necesario identificar a un nuevo patrocinador. También es posible que la persona que respaldó el proyecto esté en un nivel demasiado alto para realizar la función de patrocinador “activo” que necesitará el proyecto. En este caso, el patrocinador original tomaría el papel de patrocinador ejecutivo y delegará los detalles a un patrocinador del proyecto más táctico.
- Asignación de un director de proyectos
El director del proyecto es la persona que se encargará de conducir el proyecto a través de un proceso de planificación más detallado y luego, administrar el proyecto hasta su conslusión. El director del proyecto debe ser asignado en este punto.
- Identificar a los interesados del proyecto
Cuando se inicia el proyecto es importante empezar a entender y administrar a los distintos interesados. Puedes leer más acerca de esto en 0.0.1 Identificar a los Interesados.
Llevar al proyecto a través del proceso de iniciación no garantiza que será ejecutado. Que el proyecto mantenga su estatus de aprobado en esta estapa, le permitirá continuar a una fase de planificación a mayor detalle en la que se definirá el alcane del trabajo, y se creará un cronograma y un presupuesto más delimitados.