Lamentablemente, no siempre cuando salimos de vacaciones, el nivel de satisfacción y alegría ha sido igual entre los miembros de mi familia. Siempre me percato que algunos de mis hijos tienen una percepción diferente sobre el éxito de las vacaciones.
La verdad es que ellos han ido creciendo y sus intereses también van cambiando en función de su edad. Cuando todos ellos eran aun niños, tan solo con decirles que viajaremos a la playa, ya despertábamos en ellos gran interés e ilusión; disfrutaban del clima, el sol y lógicamente del mar.
Ahora que son mayores, una adolescente y dos universitarios, llegar al acuerdo sobre el destino de las vacaciones y el programa que realizaremos nos enreda siempre en diferencias, la cuales terminan la mayoría de veces con acuerdos no consensuados y otras ocasiones incluso en conatos de conflicto. Esto sucede debido a que mi esposa y yo, no hemos tenido la suficiente prolijidad de incorporar a toda la familia, en la decisión de programar las vacaciones de fin de año.
En el proyecto que nos ocupa, para lograr satisfacer las necesidades de todos los involucrados ha sido necesario realizar una serie de actividades y desarrollar algunos procesos, para así tomar las decisiones más adecuadas y garantizar la satisfacción de todos los miembros de mi familia.
La pregunta es qué hacer? y cómo empezar?. Es indudable que a la hora de planificar las vacaciones debemos abrir un sistema de consulta o reuniones familiares, donde el único propósito sea el de determinar claramente que queremos hacer y en donde lo podemos hacer. Por tanto, tenemos que buscar un destino que nos permita hacer todo lo planeado y sobretodo cumplir con nuestras expectativas de diversión. Articulando siempre la disponibilidad de tiempo y costos que esto significará.
A estas reuniones familiares de consulta las hemos llamado "determinar los requisitos de la tropa de interesados". Los resultados obtenidos fueron fabulosos, he aquí alguno de los logros: Integrar un solo equipo para determinar los requisitos de las futuras vacaciones de fin de año.
Lograr la participación activa de todos los miembros de mi familia
Para que cada uno de mis hijos, e inclusive mi esposa, puedan determinar claramente cuáles son sus expectativas del viaje de fin de año establecimos un sistema de comunicación vía Whatsapp, conformando un grupo denominado "Vacaciones fin de año", medio por el cual informamos todos los avances y la manera como se iba concretando nuestro plan de vacaciones. (reservas, fechas de salida y retorno, lugares a visitar, reservas para las cenas, etc.)
Se motivaron a tal punto que todos siempre tuvieron una actitud proactiva y nunca tuvimos que recordar las diferencias y discusiones que manteníamos mientras planeamos las vacaciones en los años anteriores.
Habíamos identificado lo fundamental de la participación de toda la tropa en mi familia, para poder determinar con claridad los requerimientos de cada uno de ellos, y en la medida de las posibilidades, articularnos de tal manera que se satisfaga de una manera adecuada y satisfactoria.
Cuando llegó el momento de iniciar las vacaciones, todos teníamos la certeza de lo que vamos hacer, estaban determinados los horarios, los costos, etc. Todo estaba bajo control y el espacio para la improvisación y la incertidumbre era muy reducido. Esto dio seguridad a la familia.
No deseo concluir sin antes comentarles lo maravillo que lo pasamos, disfrutamos de todas las actividades lúdicas planificadas, de la comida y sobretodo de la compañía, quienes al haber participado activamente en definir sus expectativas, se encontraban satisfechos y contentos, llegando a definir como las vacaciones más divertidas de la familia en muchos años.
Debido al éxito de esta técnica de trabajo para "determinar los requisitos de la tropa de interesados", actualmente utilizo la misma técnica, con los lógicos ajustes, para identificar las necesidades de mis interesados en los proyectos que mi oficina me asigna.
El resultado es similar a la experiencia familiar, reflexionan detenidamente sobre la configuración de los productos que requieren, se alinean con los proyectos y finalmente se vuelven proactivos logrando trabajar articuladamente a fin de conseguir concluir exitosamente nuestros proyectos profesionales.