Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.
Traducción: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, SDC, SMC
Al igual que con la muerte y los impuestos, los cambios en los proyectos son inevitables, y mientras más largo es el proyecto, es más probable que ocurran cambios. Es casi imposible pre-definir exactamente cómo debería verse la solución definitiva del proyecto. Los requerimientos pueden evolucionar con el tiempo. El entorno económico puede cambiar. Gestionar el alcance simplemente puede significar que tú reconozcas cuándo ocurre un cambio y que lo gestiones pro-activamente.
El proceso de cambio al alcance es realmente simple.
- El primer paso es reconocer que ha ocurrido un cambio o que se requiere uno. Esto no sería posible si tú no defines con anterioridad cuál es el alcance de partida.
- Como segundo paso, debes entender el impacto del cambio en el proyecto. Este impacto puede darse en términos de cronograma, presupuesto, calidad, riesgo, estado anímico, etc.
- En tercer lugar, tú deberías comprender el valor para el negocio. La persona que hace la solicitud de cambio debe proveer el valor de ese cambio para el negocio.
- Una vez que entiendes el impacto y valor del cambio, presentas la información al Patrocinador del proyecto (o a la persona o grupo que tomará estas decisiones sobre el negocio).
El Patrocinador sopesa el valor del cambio frente al impacto para el proyecto. Si el Patrocinador aprueba el cambio, el equipo del proyecto recibe el cronograma y el presupuesto requeridos para este trabajo. La gestión del cambio es realmente el arte de dejar que el patrocinador tome las decisiones una vez que todos entienden cada hecho e implicaciones derivados del cambio.
Entonces, ¿por qué la mala gestión del cambio es la principal fuente de problemas para los proyectos? Una de las razones es que los directores de proyecto no siempre reconocen un cambio al alcance. Muchas de las veces es porque no han definido correctamente el alcance inicial. Adicionalmente, los Directores de Proyecto pueden sentirse presionados para aprobar las solicitudes de cambio al alcance. Ellos no se dan cuenta de que necesitan dejar que el Patrocinador del Proyecto tome las decisiones sobre el negocio.
En resumen
¿Por qué, esto es importante? Cuando enseñamos sobre la gestión del cambio en nuestros cursos, los estudiantes manifiestan que el sistema de gestión del cambio no funcionaría en sus organizaciones porque sus gerentes no los respaldarían. Esta situación deviene en toda suerte de malos comportamientos. Los Directores de Proyecto sobrestiman el trabajo debido a que saben que no pueden imponer el proceso de gestión del cambio. Los Clientes y Patrocinadores adicionan cambios y piensan que cada cambio es gratuito. Los proyectos se salen de control y exceden las proyecciones de plazo y presupuesto. ¿Cuál es la razón? Efectivamente, es una mala gestión del Control de Cambio al Alcance.
Por cierto, no es una falta del Director de Proyectos. Definir buenos procesos en la organización y hacer cumplir los procesos es una responsabilidad de la Gerencia. Y, sí, ese podrías ser tú.
¿Claro como el agua? En TenStep sabemos lo que se requiere para implementar la gestión de proyectos (incluyendo el control del cambio al alcance) en una organización. Envíame un correo a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. si te gustaría tener una consultoría gratuita de 30 minutos para discutir tu situación y analizar cómo puedes salir exitoso de ella.
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