El “alcance del proyecto” son todas las cosas que se deben producir para completar un proyecto. Estas "cosas" se llaman entregables, y necesitas describirlas a profundidad tan pronto como sea posible para que todos conozcan lo que se requiere producir.  Sigue los siguientes cinco pasos para definir el alcance de tus proyectos:

Paso 1: Establece la dirección

Comienza estableciendo la dirección del proyecto. ¿Tienes una visión, objetivos y límites de tiempo ya acordados? ¿Son lo suficientemente específicos, y tu cliente está de acuerdo con ellos? ¿Todos los miembros del equipo los entienden, y comprenden realmente por qué son importantes? Solo fijando la dirección del proyecto puedes fijar el alcance del proyecto.

Paso 2: Talleres de alcance

La mejor manera de lograr el compromiso del equipo con el alcance del proyecto, es hacer que todos los interesados relevantes te ayuden a definirlo. Así que, reúne a tu Patrocinador, Cliente y otros interesados en una habitación y haz un taller para identificar el alcance. Lo que se espera es que acuerden un conjunto de entregables principales que deben ser producidos por el proyecto.

También se debe acordar qué queda por “fuera del alcance”.

Comienza el taller pidiéndole a cada interesado una lista de los entregables que ellos esperan que el equipo del proyecto les entregue. Luego, toma la lista completa de entregables generada en el taller y haz que lleguen a un acuerdo en cuanto a cuáles son obligatorios y cuáles son opcionales. Después, pídeles que prioricen la lista, para que sepas qué debe entregarse primero.

Paso 3: Complementación

Ahora tienes una lista de entregables acordados; pero sigue siendo insuficiente. Debes definir cada entregable a profundidad. Trabaja con la gente que es relevante en tu negocio para describir cómo se verá y sentirá cada entregable, cómo funcionará y cómo será apoyado, etc. Tu meta aquí es, hacerlo tan específico que tu cliente no pueda luego decir que “cuando dijo tal cosa, se refería a tal otra”.

Paso 4: Evaluación de factibilidad

Bien, ahora tienes una lista detallada y la descripción de cada entregable que tu proyecto debe producir, en orden de prioridad y clasificados como obligatorios u opcionales. ¡Excelente! Pero, ¿es factible lograrlo antes de la fecha de término del proyecto? Antes de confirmar el alcance, necesitas revisar cada entregable en la lista y tener una indicación general de tu equipo, en cuanto a si los entregables se pueden, o no, completatar antes de la fecha de término del proyecto. Si no es posible, entonces, ¿cuáles entregables puedes eliminar de la lista para asegurar que tu fecha de término sea más probable?

Paso 5: Obtén la aprobación

Preséntale la lista de entregables priorizada a tu Patrocinador del proyecto y pídele que apruebe la lista como tu alcance. Pídele que acepte las prioridades, las descripciones de entregables y los elementos que están fuera del alcance.

Al obtener la aprobación formal, estás en una excelente posición para dirigir el alcance del proyecto por el buen camino. Así, cuando tu Patrocinador te diga en algunas semanas “¿Puedes por favor agregar estos entregables a la lista?”, puedas responderle “Si, pero tendré que eliminar algunos elementos de la lista para hacerlo, o extender la fecha de término del proyecto. ¿Qué prefieres?”.

Puedes manejar fácilmente las expectativas de tu Patrocinador si tienes un documento de alcance.