Una de las decisiones más difíciles que un Director de Proyecto debe enfrentar es la de seleccionar el proveedor/contratista correcto para terminar el proyecto. Para seleccionar al proveedor correcto, debes dedicar mucho trabajo y esfuerzo en llevar adelante un proceso competitivo formal.

La clave para sacar adelante el proceso está en detallarlo antes de iniciarlo. Tu proceso de contratación debe incluir estos diez pasos:

1.- Crea los “Enunciados del Trabajo relativo a Adquisiciones” (SOW por sus siglas en inglés)

El “Enunciado del Trabajo” (SOW) define los requerimientos del proyecto, que permita a los potenciales proveedores determinar si pueden cumplir los requerimientos.

2.- Crea una “Solicitud de Información” (RFI por sus siglas en inglés)

La “Solicitud de Información” (RFI) describe la información requerida por el proyecto para seleccionar una lista corta de proveedores para evaluación adicional.

3.- Enviar la “Solicitud de Información” (RFI)

la “Solicitud de Información” y el “Enunciado del Trabajo” son puestas a disposición del mercado para informar a los potenciales proveedores los requisitos del proyecto, detalladas en el “Enunciado del Trabajo” y el formato de las respuestas necesarias, detalladas en la “Solicitud de Información”

4.- Evalua las respuestas

Las respuestas de los proveedores son recibidas y evaluadas, basadas en su capacidad de cumplir con los requisitos del proyecto establecidos en el “Enunciado del Trabajo”.

5.- Selecciona la lista corta

Las respuestas con la puntuación más alta son incluidas en la lista corta de proveedores.

6.- Crea una “Solicitud de Propuesta” (RFP por sus siglas en inglés)

La Solicitud de Propuesta (RFP) describe la información requerida por el proyecto para seleccionar el proveedor preferido. Por ejemplo, los detalles de la organización del proveedor, sus ofertas de productos y enfoque para su ejecución.

7.- Envíe la Solicitud de Propuesta (RFP)

La Solicitud de Propuesta (RFP) es enviada a la lista corta de proveedores para que ellos pueda presentar propuestas detalladas al proyecto. En esta Solicitud de Propuesta es una buena práctica incluir el contrato que se firmará una vez adjudicado el proceso.

8.- Evalúa las Propuestas

Recibe las Propuestas y evalualas contra los requisitos establecidos en el Enunciado del Trabajo.

9.- Selecciona al Proveedor

Selecciona la Propuesta con el puntaje más alto y solicita al proveedor la firma del contrato.

10.- Firma el contrato

Negocia y firma el contrato formal con el proveedor.

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Así puedes realizar un exitoso proceso de contratación.