Como todos los años, un grupo de vecinos nos reunimos en casa del presidente del barrio, para organizar, al igual que todos los años, la celebración de las fiestas de Quito.
La primera inquietud es ¿Qué vamos hacer este año?, y la idea es hacer algo diferente, motivador y de impacto para todos los miembros de la urbanización.
Empezaron a surgir varias ideas de cómo organizarnos, pues la mayoría de las personas que asistimos dábamos todo tipo de ideas y no había forma de ponernos de acuerdo, incluso hubo varios momentos en que todos hablábamos a la vez y nadie se entendía con nadie. Mr. Pedrito, como llamamos cariñosamente a uno de los primeros vecinos del barrio, hombre mayor y reposado, se mostró enfadado frente al desorden de la reunión. Felizmente Narcisa María, chica joven y entusiasta, logró captar la atención de todos y organizarnos de tal manera, para hablar uno a uno y de manera ordenada. Ella es Directora de Proyectos en una empresa de desarrollo e innovación de productos cosmetológicos; nos emplazó además, a que organizáramos el evento para las fiestas de Quito de una manera formal.
La sugerencia inicial fue que nombremos un Director de Proyecto, el cual será responsable y cabeza de equipo. Estaba claro, que no todos podíamos hacer de todo y peor aún de manera desordenada, esto generaría que hayan cosas que se hagan por duplicado y otras que ni siquiera se hagan.
Luego empezamos a hacer una lista detallada de cada una de las actividades que necesitábamos realizar para cumplir con nuestro propósito, se asignaron responsables y también se elaboró un presupuesto en función del costo de cada actividad. Narcisa María nos aconsejó presupuestar también un monto para contingencias, que será manejada por el Director del Proyecto, conjuntamente con el tesorero.
Se establecieron varias comisiones con su respectivo responsable y ellos estarán a cargo de cumplir con la meta de cada comisión; así tenemos:
La primera comisión se encargará de la organización de los juegos deportivos de los niños hasta de 15 años. Habrá torneos de futbol, boley y baloncesto; masculino y femenino. Estimamos contar con unos 6 o 7 equipos de en cada una de las disciplinas.
La segunda comisión se encargará de organizar el torneo de 40, el cual contempla las etapas eliminatorias, semifinales y finales. Todo este torneo se llevará a cabo en un solo día.
La tercera comisión se encargará de la promoción del evento a través de volantes, carteles informativos, ubicados en las garitas de ingreso del barrio. También se enviará un email informativo a todos los vecinos.
La cuarta comisión será la encargada de contratar una banda de pueblo (mocha) con la cual se amenizará la final de los torneos deportivos y a la hora de la comida.
La quinta comisión se encargará de contactar con varios servicios de alimentación. Se instalarán un par de sitios para que vendedores de distintos tipos de comida puedan desarrollar su actividad con facilidad y eficiencia. Habrá un chiringuito para hamburgueses, otro para perritos calientes y uno con comida típica. También habrá un castillo inflable para los niños menores.
Y la sexta comisión se encargará de organizar que el parque esté en condiciones para la celebración, las canchas se encuentren con césped cortado e iluminación adecuada. Se encargarán de contratar los equipos de sonido, servicio de música con su respectivo DJ, para acompañar el evento durante todo el día.
No cabe duda, que esta manera de organizar nuestro evento facilitó el trabajo de todos y sobretodo las posibilidades de éxito eran mayores. Cada uno de los participantes teníamos muy claro, que es lo que tenemos que hacer, cuando tenemos que hacerlo y hasta cuanto podíamos gastar. El Director de Proyecto hacia un seguimiento sistemático de los avances de la planificación y tenía totalmente controlado el avance del trabajo. Al existir algún contratiempo, este era monitoreado y su solución se tomaba inmediatamente si el tema así lo requería.
La experiencia que Narcisa María había logrado en su empresa al manejar varios proyectos, nos ayudó de manera práctica y efectiva a la consecución de los objetivos de nuestro pequeño proyecto. Tenemos todo bajo control y esperamos que el próximo sábado, seis de diciembre, toda la vecindad disfrute de nuestra celebración.