Subcontratar el trabajo del proyecto es ahora más frecuente que nunca. Sin embargo, aunque lo hagas, no puedes delegar completamente tu obligación de asegurarte de que el proyecto esté progresando sin problemas. Si todo marcha bien con el subcontratista no tendrás mayor trabajo que hacer. Desafortunadamente, en muchas ocasiones, el subcontratista no se desempeña de acuerdo a las expectativas. Si eso sucede, querrás saberlo lo antes posible. Para el propósito de este artículo, asumamos que tu organización ha subcontratado un proyecto o una porción de un proyecto. Tu organización también te ha solicitado que gestiones la relación con el subcontratista para que se desempeñe según lo planificado.
Muchas personas no están seguras sobre qué deben hacer cuando se les pide que manejen una relación de subcontrato. Una parte de la incertidumbre se da porque algunos de los roles del proyecto se invierten cuando subcontratas el trabajo a un tercero. En un proyecto normal interno, el Director de Proyecto asigna el trabajo y maneja problemas, alcance, riesgo, calidad, etc. El Director de Proyecto se asegura de que el trabajo se haga a tiempo y que el trabajo progrese como debería. Él o ella se mantiene como responsable del éxito del proyecto. Otras personas desempeñan el rol de control de calidad. Un grupo formal de aseguramiento de la calidad puede hacer este trabajo, pero es más común que el Patrocinador y el Director de Proyectos realicen esta función. Ellos no están interesados en conocer todos los detalles sobre qué ocurre, pero necesitan hacer las preguntas correctas para sentirse seguros de saber que las cosas progresan como deberían.
En qué concentrarse al inicio
Primero, fíjate en los entregables que esperas que el proyecto tenga. Por ejemplo: ¿Existe un documento de definición del proyecto (Acta de constitución, Declaración del Trabajo, etc.)? Debes asegurarte de que hayan definido el proyecto adecuadamente, y a tu entera satisfacción. Tú debes aprobar este documento. El subcontratista debe hacer también un cronograma del proyecto. Según el proyecto continúa, debes estar atento que se cumplan las fechas de hitos importantes, y debería haber una verificación formal para asegurar que los entregables producidos hasta ese punto están completos, correctos y a tiempo. Tú y tu Patrocinador deben aprobar formalmente los hitos principales. Si existe un pago parcial que debe hacerse con ese hito, debes asegurarte de que los criterios de pago estén definidos y absolutamente completos. Debes exigir reuniones de reporte de estatus e informes formales.
El tipo de preguntas que puedes hacer al inicio del proyecto son:
• ¿Se ha aprobado un Acta de Constitución del Proyecto (o documento similar) por parte de los interesados apropiados y gerentes de tu empresa?
• ¿Existe un acuerdo contractual que define las expectativas de ambas partes en términos de entregables a producir, fechas límite, cronograma de pago, criterios de terminación y corrección, etc.?
• ¿Se ha creado un cronograma completo del proyecto?
• ¿Cuáles procedimientos de Dirección de Proyecto utilizará el subcontratista para controlar el proyecto?
• ¿El subcontratisra ha sido claro acerca de qué recursos necesitará de tu empresa y cuándo los va a necesitar?
• ¿Se ha establecido un número acordado de hitos para revisar el progreso y validar que el proyecto esté dentro del curso adecuado para completarse?
Preguntas en curso
Según el proyecto avanza, debes seguir haciendo preguntas para determinar el estado actual del proyecto. Debes tener reuniones de avance semanalmente, pero debe haber una revisión formal al final de cada hito acordado. Los tipos de preguntas que debes hacer en cada hito incluyen:
• ¿Se ha completado los entregables definidos en el Acta de Constitución (o documento similar) hasta este hito?
• ¿La organización ha aprobado y ha llegado a acuerdos sobre los entregables apropiados?
• ¿Si el subcontratista ha logrado las expectativas hasta este punto, se ha hecho los pagos que correspondan hasta este día?
• ¿Puede el subcontratista explicar claramente dónde está el proyecto versus dónde debería estar hasta la fecha?
• ¿Se completarán todos los entregables especificados en el Acta de Constitución?
• ¿Se están manejando las polémicas, el alcance y los riesgos de acuerdo a los procedimientos de Dirección de Proyecto?
• ¿Se están alcanzando los criterios de calidad?
Una vez que comprendas tu rol en el proyecto, es más fácil hacer las preguntas correctas para asegurarte de que todo está progresando como debería.
Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.
Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC
