Qué hay detrás del chocolate?
Dirección de Proyecto... Qué se encuentra detrás de la cobertura de chocolate?
Enseñanzas Claves:
Reconocer la importancia de escoger y sostener los proyectos
Revisar puntos clave que ayudan a prevenir el fracaso del proyecto
Reconocer la importancia del liderazgo en la dirección de proyectos
Reconocer habilidades de liderazgo claves requeridas para dirigir proyectos exitosamente
Reconocer las diferencias claves en las características entre entre los "apaga fuegos" y los "enciende fuegos"
Hagamos una dulce introducción. Un padre acostumbraba regalar a su hija una caja de chocolates belgas bellamente envuelta cada día de Acción de Gracias. Todos y cada una de los chocolates se veían extremadamente deliciosos por afuera. La pequeña niña era muy quisquillosa en cuanto al relleno de los chocolates. Sólo comía los chocolates con malvavisco y nueces, y rechazaba los rellenos de frutas o coco.
Ahora, regresemos al escenario de los negocios. Para permanecer competitivos y mejorar constantemente las eficiencias en el rendimiento, las empresas deben alternar estrategias, aumentar la capacidad, introducir nueva tecnología o reestructurarse. Esto requiere de mantener un balance entre los requerimientos del mercado en marcha (operaciones) y la necesidad de la empresa para posicionarse mejor. Este balance puede ser implementado a través de proyectos de mejoramiento de negocios.
Ser quisquilloso no siempre es lo más beneficioso!
Ahora, muchas empresas son como la pequeña niña cuando se trata de escoger iniciativas para mejorar el negocio. Los proyectos son tratados como cajas de chocolate y las empresas escogen sólo los que aparentan ser perfectos. Sin embargo, al romper la envoltura encuentran que el proyecto no siempre es lo que esperaban. El entusiasmo con el que empezaron inicialmente gradualmente se erosiona y tarde o temprano abandonan el proyecto.
Una de esas empresas identificó un proyecto que le podía ahorrar cerca de un millón de dólares anualmente. Empezó el proyecto con entusiasmo, pero se encontró que era más complicado y difícil de lo que esperaban y pronto lo abandonaron. Después de muchos años el proyecto sigue sin tocarse, lo que se traduce en varios millones de pérdida para la empresa!
Superar conceptos erróneos!
Una creencia importante sobre proyectos es que los resultados planificados pueden lograrse utilizando una combinación de recursos, personas capacitadas y métodos apropiados. Como en el caso de la caja de chocolates, pueden producirse desafíos inesperados. Eventos inesperados trastornan los cronogramas y desencadenan resultados que dificultan los planes originales. Muchos eventos imprevistos suceden que no pueden ser previstos hasta por los más astutos directores de proyectos. Algunas veces los mejores intentos de planificación pueden estar sujetos a errores o negligencias.
Recuerde que la primera idea de mejoramiento puede que no resuelva el problema. A menudo sólo después de empezar un proyecto es que la empresa se da cuenta de que existen muchos más cabos sueltos que los esperados. Una empresa puede tener que involucrar a varios departamentos para resolver lo que al principio parecía un problema relativamente sencillo. Después de romper la envoltura de un proyecto una empresa puede darse cuenta de que tan complejo es cuando los requerimientos de recursos exceden las proyecciones.
Cómo pueden asegurarse las empresas de que los proyectos no se abandonen a medio camino? Aquí presentamos algunos pasos:
Intente, intente e intente nuevamente: A pesar de iniciar un proyecto con gran entusiasmo, los miembros del equipo gradualmente desarrollan un sentimiento de desconsuelo debido a los imprevistos. Pronto empiezan a pensar en términos de abandonar el proyecto. Este es el momento de volver a intentar. El equipo del proyecto debe tomarse el tiempo para revisar nuevamente el proyecto y analizar con claridad los costos y posibles beneficios. Si existe un posibilidad de beneficios financieros substanciales, se puede desarrollar un plan realista para asegurar esos beneficios. Eso ayudará a sobreponerse a las dudas iniciales y mantiene al equipo enfocado.
Busque ayuda cuando es necesario: Si un proyecto puede producir un retorno sobre la inversión de un millón de dólares al año, es conveniente gastar un millón de dólares para completarlo. Abandonar buenos proyectos debido a costos inesperados y requerimiento de recursos adicionales después de romper la envoltura no es la solución. Una empresa puede buscar ayuda externa. Definitivamente esta no es una señal de debilidad, sino de encontrar la manera de realizar el trabajo.
No deje escapar las ideas: A menudo las empresas se encuentran con buenas ideas para proyectos pero no están preparadas para afrontarlas inmediatamente debido a restricciones de tiempo y de recursos. Desafortunadamente, estos se olvidan y se pierden con el tiempo. Por lo tanto, es importante grabar estas ideas y revisarlas regularmente para iniciarlas cuando el tiempo es el apropiado. Una forma es establecer plazos para empezar dichos proyectos y empezar las preparaciones.
A continuación miramos otro aspecto importante del control de proyectos, específicamente liderazgo del proyecto. Ahora, a pesar de varias herramientas de software y otros mecanismos de control de proyectos, el control del proyecto aún depende del liderazgo.
Es importante que el estilo de liderazgo este enfocado en resultados y no en problemas. Cuando aparecen los problemas por lo general estos disparan comportamientos reactivos que se enfocan en afrontar los problemas inmediatos. Las empresas necesitan salir de este método de apagar incendios. Para enfocarse en los resultados en lugar de los problemas las empresas necesitan de líderes de proyecto proactivos que se anticipan a los eventos y tratan de evitar los problemas. Este tipo de líderes forman un contraste total con los tradicionales "apaga fuegos", y de manera más apropiada se llaman "enciende fuegos".
Liderazgo correcto
La mayoría de empresas manufactureras en la actualidad se encuentran en una situación compleja. Por un lado tienen las ventajas de recursos de mejor calidad, habilidades mejoradas en recursos humanos, métodos innovadores y comunicaciones en red globalizadas e instantáneas. Por otro lado, deben mantenerse a la par en innovación y avances tecnológicos, sosteniendo a la competencia y a la exigente demanda de los consumidores. Todo esto demanda cambios constantes en la empresa.
Bajo tales circunstancias, los proyectos son considerados como "agentes de cambio" y los procesos de la dirección de proyectos ganan en importancia. Ahora, administrar proyectos no es una tarea fácil. Más aún, no sólo son importantes la experiencia y las habilidades técnicas del líder del proyecto, sino también las habilidades de liderazgo. Para empezar, miramos los problemas que atormentan al líder y las consecuencias no intencionadas que estas activan.
Deje de apagar incendios!
La complejidad de los temas, la interconectividad de las decisiones de asignación de recursos y eventos imprevistos pueden cambiar el curso del proyecto. Esto puede suceder inclusive a medio camino. Con frecuencia se entrometen en la capacidad del líder para mantener al proyecto de acuerdo con lo planificado y alcanzar las metas establecidas. Sistemas de diagnóstico como aplicaciones de software sin duda detectan tales desviaciones.
Sin embargo, los líderes de proyectos con frecuencia responden a tales eventos buscando un "arreglo rápido" como solución. En la mayoría de empresas, una crisis conlleva a otra y el líder se involucra más en "apagar incendios" Una vez que se encuentra enredado en este círculo vicioso, los "apaga fuegos" responden en dos patrones. O se dirigen a los problemas activamente mientras las herramientas de diagnostico les identifican, o esperan a que los problemas se vuelvan tan obvios que ya no pueden ser ignorados. Cualquiera de estos enfoques son reactivos.
Cuando más problemas persisten y disminuyen el progreso, los "apaga fuegos" tienden gradualmente a ignorarlos y evitan tomar decisiones al respecto. Algunos "apaga fuegos" detectan activamente las desviaciones de los estándares esperados y reaccionan (administración por excepción-activo). Otros sólo toman acción cuando los problemas en el proyectos se vuelven crónicos (administración por excepción- pasivo).
Encendiendo el fuego!
El sólo tener un líder comprometido y proactivo no garantiza el éxito. En su lugar, el líder debe evocar pasión así como sensatez entre los miembros del equipo. Un liderazgo proactivo de ese estilo implica un compromiso emocional y cognitivo de cada miembro en el equipo. En la misma línea con la metáfora de que cada líder reactivo sea denominado un "apaga incendios", a un líder proactivo se lo denomina un "inicia fuegos". En tiempos de crisis un "inicia fuegos" no sólo que energiza al equipo, sino que también imagina un futuro alterado pero alcanzable.
En cualquier empresa, un proyecto no puede implementarse exitosamente en el aislamiento. De hecho, el líder debe interactuar con otras áreas del negocio y visualizar el panorama completo. Al ser un "enciende fuegos", el líder tiene que comunicar este panorama, el valor de los resultados del proyecto y la manera de alcanzarlo al equipo. Un "enciende fuegos" puede conectar la resolución diaria de problemas con las estrategias planificadas que evitan problemas previsibles y alinean el progreso del proyecto con resultados importantes.
