Transformando un equipo de proyecto disfuncional
Cada proyecto enfrenta ciertos obstáculos, pero a veces puede parecer que los problemas son insuperables. Si usted siente que sus posibilidades de éxito en un proyecto no son claras, puede ver la situación de dos maneras.
Una forma es considerar el proyecto en sí como un tren que se dirige a un determinado accidente. Si estás pensando en el proyecto de esta manera, entonces las mejores acciones a tomar pueden ser minimizar el daño, ver lo que se puede salvar y tratar de evitar que la empresa tenga gastos innecesarios, por encima de lo que ya se ha gastado. Podrías ser considerado un héroe en algunos círculos si recomiendas que se cancele el proyecto.
Por otro lado, están los directores de proyectos que son conocidos como artistas de reacción, y les encanta hacerse cargo de proyectos como el tuyo. De hecho, para muchos de ellos, la peor forma en que se puede encontrar el proyecto es la que más les gusta. Hay gente como esta en todos los niveles. Probablemente estás consciente de que hay CEO´s cuya especialidad es transformar empresas que están en mal estado.
El proyecto puede ser tan importante que debe ser completado sin importar el costo en términos monetarios y de relaciones humanas. Supongamos por el momento que vas a poner a prueba el curso de acción más reciente – la transformación del proyecto.
Primero evalúa la situación
Lo primero que hay que hacer es evaluar el estado actual del proyecto. Esto incluye la programación del proyecto y la dinámica del equipo del proyecto. Tu respuesta a los problemas del equipo depende en primer lugar de donde te encuentras en el calendario. Si tienes 30 días restantes de trabajo en el programa, tendrás menos probabilidad de impactar al equipo. En este caso, el mejor curso de acción puede ser tratar de motivar al equipo para el empujón final y cuidar el calendario como un halcón. Por otro lado, si el proyecto tiene muchos meses por delante, entonces necesitas ver qué se puede hacer para reparar el daño en el equipo, así como replantear el calendario para cumplir con un nuevo plazo realista. Cualquier plan va a incluir los siguientes elementos.
Comunicar efectivamente
¿Has estado en un proyecto donde el director del proyecto es un comunicador deficiente? Este rasgo por lo general resulta en una experiencia de proyecto imposible a todos. Los equipos con baja moral tienden a tener canales de comunicación pobres. No permita que los rumores y la incertidumbre invadan . Asegúrate de compartir toda la información que puedas sobre el estado del proyecto y cualquier otra cosa que pueda afectar al equipo. Raramente el exceso de comunicación es un problema. En tu caso, no puede hacer nada mas que ayudarte.
La alabanza y elogio
Cuando las personas de tu equipo hagan un buen trabajo, asegúrate de que lo sepa. La gente no espera dinero o regalos cuando hacen un buen trabajo - sólo una palmadita en la espalda y un 'bien hecho' de parte de su director. Dáselos - tanto formal como informalmente. Otra causa de la moral decaída es la falta de reconocimiento o retroalimentación positiva.
Establecer expectativas claras.
A la gente le gusta saber lo que se espera de ellos para saber los retos que deben cumplir. Quieren ver al dragón que van a matar. Asegúrate de dar instrucciones claras al entregar un trabajo para que la gente entienda lo que se espera de ellos. Cuando se reparten las asignaciones de trabajo, da una fecha límite. Cuando un miembro del equipo está creando un entregable en papel, como un plan de pruebas, dale orientación sobre cómo debe prepararse.
No sobre comprometas a tu equipo.
A medida que tratas de mejorar la moral, también debes que tener cuidado de no sobre comprometer a tu equipo. Determina qué es exactamente lo que requieres para terminar el proyecto, y elimina cualquier factor que sea extraño o pueda hacerse incluso después de la implementación. Asegúrate de manejar bien el alcance y trata de aplazar los cambios hasta después de que se complete el proyecto original. La baja moral puede hacer que tu equipo falle en las entregas, lo que provoca más presión y degrada aún más la moral. Lo contrario también es cierto. Si el equipo puede empezar a lograr algunas fechas de entrega intermedias (y se comunica este hecho y se les reconoce), la moral del equipo debe mejorar, lo que puede hacer que sea más fácil para que alcance su próxima fecha límite.
Resumen
Estas son algunas ideas para transformar el proyecto. En primer lugar, asegúrate de que entiendes dónde estás en el calendario para saber cuánto tiempo tienes para hacer cambios significativos. Además, no dejes de probar para identificar tantos problemas del equipo como sea posible, así como las causas, si es posible. Luego, crea un plan de acción basado en la cantidad de trabajo y tiempo restante en el proyecto. Si no hay una gran cantidad de tiempo restante, céntrate en la programación. Si hay bastante tiempo restante, céntrate en la reparación del equipo del proyecto, así como en completar la programación. Hay muchas áreas como parte de la reparación de daños en el equipo del proyecto. Comunicación, retroalimentación sobre el desempeño puntual y las expectativas claras serán parte de todo el plan de reestructuración. A continuación, sal de tu camino para empezar a construir algunos éxitos - incluso los intermedios. Estas ideas generales, así como otros factores que se identifiquen, te darán la oportunidad de luchar para cambiar las cosas. Quién sabe, si tienes éxito y disfrutas el reto, puedes ser conocido como un artista del cambio dentro de su propia organización.
