Cinco pasos para delegar con éxito
Si tu eres como la mayoría de los líderes de proyecto que conozco, es probable que hayas iniciado tu carrera en un puesto técnico. Quizás fuiste miembro de equipos de proyecto sin siquiera saberlo. Con el tiempo, fuiste aprendiendo, te fueron asignando tareas más retadoras, fuiste ganando maestría en tu actividad técnica y de pronto un día, tu jefe te dijo algo así como “debido a tus buenos resultados, ahora vas a tener este equipo (o proyecto) a tu cargo”. Al principio quizás te sentiste halagado, después, probablemente sentiste una especie de mezcla entre miedo, ansiedad, angustia. De un día para otro, tu trabajo cambió radicalmente y sin ninguna preparación para ello.
Uno de los aspectos más difíciles cuando pasas de una posición técnica a una gerencial es que ahora tu no tienes que llevar a cabo las tareas, tienes que encargarlas a alguien más y asegurarte que sean hechas conforme a las especificaciones de calidad, tiempo, costo y funcionalidad.
Esta tarea de encargar a terceros parte del trabajo y supervisar su realización hasta alcanzar el objetivo se conoce como “delegar”.
En este espacio voy a compartir contigo cinco consejos para que te sea más fácil delegar tareas a tu equipo de trabajo:
Paso 1: Estar en una posición de delegar
La delegación es cuando asignas la responsabilidad a otra persona para llevar a cabo una tarea específica. La tarea puede ser grande y complicada o pequeña y sencilla.
No importa que características tiene la tarea, lo que importa es que haya otra persona a quien le puedas delegar la tarea.
No necesitas tener un imperio a tu servicio. En lugar de ello, necesitas colocarte en una posición organizacional que te de acceso a personas capaces a quienes puedas encargar ciertas responsabilidades. Estas personas pueden reportarte directamente, o quizás, puede ser un grupo de gente que está en posibilidad de darte soporte dentro de la empresa y puedes confiar en ellos. No obstante, tienes que estar en una posición que pueda delegar tareas a otros si es que quieres cubrir más terreno del que podrías en tu tiempo disponible.
Paso 2: Preparar tu mente
Asegúrate de que has aceptado mentalmente el hecho de que necesitas delegar tareas. Puedes dudar por diversas razones:
- Puedes caer en la trampa de sentir que será más rápido si lo haces tu en lugar de tener que explicar a otros, qué, por qué, cuándo, cómo, para qué se tiene que hacer.
- Puedes pensar que la otra persona ya tiene bastante trabajo y no quieres agregar más pendientes a su lista.
- Quizás no tengas la suficiente confianza en la calidad del trabajo de la otra persona.
Necesitas dejar atrás ese tipo de pensamiento, con el fin de poder delegar de manera asertiva.
Nunca serás capaz de crecer como Líder de Proyecto si sientes que otra persona no podrá hacer algo tan rápido o con tanta soltura como tu. Seguramente, las primeras dos veces puede ser un poco difícil, pero te sorprenderás lo fácil que muchas cosas pueden ser. También estarás gratamente satisfecho cuando descubras que pueden hacer las cosas mejor de lo que tu lo hacías.
Paso 3: Crear tu lista de pendientes
Genera una lista única de pendientes. Date tiempo de hacer esto correctamente. Una de las mejores formas de hacer esto es: limpiar tu escritorio, sacar tu pluma favorita y un pedazo de papel. Empieza a considerar todas las cosas que deben hacerse.
Esto no tiene que ser en un orden en particular. Incluye aquellas tareas que están relacionadas a proyectos (como actualizar el reporte de estado) hasta cualquier otra cosa (como renovar tu póliza de seguro).
Deja salir todo en este pedazo de papel. Puedes incluir actividades personales, profesionales o cualquier otra obligación o compromiso que tengas. Te sentirás mejor en la medida en que te des cuenta de cuantas cosas tienes a cuestas.
Paso 4: Depura tu lista
Vas a tener una lista considerable. Seguramente te sorprenderás de cuantas cosas tienes que terminar. Algunas de estas cosas son extremadamente importante, otras quizás ahora te parezcan una pérdida de tiempo.
Revisa esta lista y borra tantas cosas como sea posible. Quizás encuentres cosas en tu lista que tienen meses de antigüedad y que has llevado en tu cabeza todo este tiempo. Deshazte de ellas. Puede haber elementos de acción que en algún momento pensaste que eran importantes, pero ahora solo parecen triviales. Bórralos también.
Ahora tienes una lista depurada y manejable, sobre la cual puedes delegar hacia otros. Reduce tu lista de delegación aun más al borrar los elementos sobre los que solo tu puedes trabajar.
Paso 5: Iniciar la delegación
Toma esta lista relevante y significativa de tareas y reúnete con aquellos que están en tu equipo. Déjales saber el proceso que acabas de recorrer y el hecho de que necesitas su ayuda.
Necesitas enfocarte en tareas que están en tu área de dominio – en donde puedes hacer la mayor diferencia del equipo completo – entonces puedes decidir a quien le vas a encargar cada una de esas tareas.
Verás que tu equipo apreciará tu solicitud de ayuda y que estas tareas, realmente importantes, se llevarán a cabo con rapidez.
