Todo mundo habla acerca de ellos, pero ¿Qué son en realidad? Los procesos de dirección de proyectos son definidos por MPMM (www.mpmm.com) como los métodos que se llevan a cabo para completar el proyecto. Para decirlo de manera simple, son el conjunto de actividades que lleva a cabo el gerente de proyecto o quien el designe, para iniciar, planear, ejecutar, monitorear y cerrar proyectos.
Por supuesto que la mayoría de los directores de proyecto usan sus propios procesos para dirigir un proyecto, pero estos procesos deben ser refinados continuamente de modo que cada proyecto sea entregado dentro del tiempo y presupuesto definidos.
Así que para ayudarte a lograr el máximo beneficio de la entrega de tus proyectos, desarrollamos esta lista de pasos necesarios para revisar y mejorar continuamente tus procesos de dirección de proyectos:
Paso 1 – Identifica tus procesos
El primer paso a dar es revisar cuales son los procesos actuales de dirección de proyectos y determinar si están operando de manera eficiente, respondiendo estas preguntas:
• ¿Cuáles son los procesos que uso para dirigir proyectos?
• ¿Los resultados obtenidos de estos procesos, son buenos todo el tiempo?
• Quiénes son responsables de estos procesos, ha identificado elementos que pueden ser mejorados?
• ¿Mis procesos operan de manera fluida, sin obstáculos?
• ¿Puedo identificar puntos débiles o áreas de mejora en mis procesos?
Idealmente, cada proyecto debería concluir alcanzando los objetivos y resultados esperados por el negocio, sin obstáculos. Si no es así, entonces quizás se quiera implementar un conjunto de mejoras para hacerlos más eficientes y eficaces.
Paso 2 –Identifica las mejoras a los procesos
Con un claro entendimiento del estado de tus procesos actuales de dirección de proyectos, el siguiente paso es identificar las áreas de mejora. La forma más fácil de hacer esto es comparar tus procesos contra algún estándar o buena práctica de dirección de proyectos.
Aquí hay una buena forma de hacerlo:
• Lista tus procesos y ordénalos en función de su eficiencia
• Marca claramente los procesos que requieren mejoras
• Compara aquellos procesos contra los procesos identificados como buenas prácticas.
• Lista las diferencias entre tus procesos y aquellos relacionados con las buenas prácticas e identifica los cambios que harás en función de las brechas identificadas.
• Al comparar los procesos actuales contra los de las buenas prácticas, fácilmente puedes identificar áreas de oportunidad.
A continuación te presentamos algunos ejemplos de buenas prácticas en procesos de Dirección de Proyectos:
• Procesos de gestión del tiempo
• Procesos de gestión de costos
• Procesos de gestión de cambios al proyecto
• Procesos de gestión de riesgos
• Procesos de gestión del polémicas
• Procesos de gestión de las adquisiciones
• Procesos de aceptación
• Procesos de gestión de las comunicaciones
Paso 3 – Implementa las mejoras a los procesos
Una vez identificadas las mejoras a los procesos, es necesario que pienses cuidadosamente como implementarlos. Necesitas considerar los siguientes aspectos:
• Priorizar las mejoras con base en los beneficios esperados
• Programar las mejoras con base en el estado de tus proyectos
• Comunicar las mejoras a tu equipo de proyectos
• Implementar las mejoras de acuerdo a tu programa
• Medir las mejoras para validar si estas obteniendo los resultados esperados
Conclusión
Conducir el proceso de mejora no es tan fácil como podrías pensar. Toma tiempo, dedicación y paciencia implementar las mejoras a los procesos que te ayudarán a dirigir los proyectos cada vez mejor.
Los directores de proyecto que se distinguen, revisan continuamente sus procesos para asegurarse de que sus proyectos son concluidos tan pronto y tan eficientemente como sea posible. Sin importar tu nivel actual de experiencia y conocimiento, obtendrás beneficios substanciales si conduces este tipo de revisiones pues con seguridad de ayudarán a alcanzar el éxito en tus proyectos.
