Cuatro pasos básicos para dirigir proyectos

Hay mucho por aprender antes de convertirse en un excelente director de proyectos, desde gestión del tiempo, costo, personal, equipo y materiales. Para hacerlo todo al mismo tiempo y de la manera correcta, algunos piensan que deben convertirse en un trabajador milagroso, sin embargo esto se puede lograr si se toman en cuenta estos pasos esenciales:

Inicia cuidadosamente

Cuando inicies un proyecto hazlo lentamente. Define el proceso que vas a seguir para llevar el proyecto desde el inicio hasta el final. Adopta un ciclo de vida del proyecto, de esta forma puedes prever lo que tienes que hacer y en qué momento, para esta fase considera los siguientes pasos:

Definir las metas del proyecto, línea de tiempo y horario

Determinar la cantidad de recursos necesarios

Especificar el alcance del proyecto y los entregables

Decidir si necesitas externalizar alguna actividad a un proveedor

Reclutar a tu equipo de proyecto y establecer una oficina de proyecto

Planea profundamente

Identifica todas las actividades necesarias para completar tu proyecto. Prioriza y calcula la duración de las actividades. Crea el calendario detallado del proyecto, de esta forma puedes conocer cuándo y cómo llevar a cabo cada actividad. Para realizarlo efectivamente considera los siguientes puntos clave:

Identificar el número de recursos que necesitas.

Establece un presupuesto y un plan de gastos.

Haz una lista de entregables y establece el grado y calidad de los mismos.

Planifica la comunicación e informa a todos los interesados.

Decide cómo se enfrentarán los riesgos, los cambios y el resto de resultados.

Ejecuta rápidamente

El siguiente paso es ejecutar el plan de manera rápida y eficiente. Esta es la fase más larga del proyecto, por esta razón necesitas trabajar de forma eficiente e inteligente para completar esta fase a tiempo, toma en consideración los siguientes pasos.

Registra el tiempo utilizado por tu equipo de trabajo para completar las tareas.

Verifica frecuentemente el estado actual y compáralo con el progreso planificado.

Si empiezas a tener retrasos, toma acción o pide ayuda.

Resuelve rápido los riesgos, los problemas y los cambios.

Mantén a tu equipo motivado, reconociendo a cada integrante cuando tenga un buen desempeño.

Cierra y aprende

Cuando hayas terminado todos tus entregables y el trámite de aceptación por parte del patrocinador del proyecto o cliente, entonces es momento de cerrar el proyecto. Libera a tu equipo de proyecto, contratistas, proveedores y el resto del equipo de proyecto. Finalmente cierra la oficina de proyectos y archiva todos los documentos del proyecto.
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No olvides tomarte el tiempo necesario para identificar las lecciones aprendidas, ya que éstas buenas prácticas serán de mucho valor en el siguiente proyecto.