2.1A.P1

Hay numerosas técnicas para crear un cronograma. Quizás la mejor opción sea utilizar un cronograma anterior de un proyecto similar como tu punto de inicio. Sin embargo, debido a la naturaleza única de los proyectos, esto puede ser difícil.

Una segunda mejor opción es buscar una plantilla de cronograma pre-existente de un proyecto con características similares. Por ejemplo, puedes estar instalando un paquete. Aunque esta es la primera vez que este paquete en particular ha sido implantado en tu compañía, puedes encontrar una plantilla genérica para un proyecto de implantación de un paquete.

Si no tiene un cronograma histórico previo o una plantilla de cronograma para usar como punto de inicio. Puedes usar la técnica de estructura de desglose del trabajo (WBS) como punto de inicio.

El WBS (por sus siglas en inglés) es una técnica para mirar al proyecto desde un alto nivel y subsecuentemente desglosar el trabajo en piezas más y más pequeñas hasta que puedas obtener la imagen completa del trabajo que tiene ejecutarse.

Todo el equipo puede colaborar en este ejercicio. Para la mayor parte de la gente, la técnica de WBS siempre puede utilizarse como el punto de inicio para crear un cronograma desde cero. Si tu (y los demás) no conocen lo suficiente, el trabajo como para crear un WBS (o al menos para los primeros tres meses del proyecto), probablemente no estés en posición de iniciar el proyecto. En este caso, puedes definir solamente un proyecto para la fase de análisis.

Cuando la fase de análisis sea completada, deberías tener suficiente información como para definir el resto del proyecto.

2.1A.P2 Proyectos Pequeños

Normalmente, no se usa un proceso formal para integrar el cronograma y el presupuesto en proyectos pequeños. Estos tienen el tamaño en el que fácilmente se pueden esquematizar mentalmente los pasos, actividades a realizar y la secuencia en que han de ejecutarse.

Probablemente solo hay una o dos personas involucradas, así que no es difícil imaginar quién hace qué. Sin importar la simplicidad del proyecto, el cronograma final debe documentarse.

Para un proyecto pequeño puede usarse alguna herramienta de Dirección de Proyectos como MS-Project®, una hoja de cálculo o incluso una hoja de papel. El punto es sentarse (si se considera apropiado), con otros miembros del equipo y esquematizar el trabajo que será desarrollado. Este ejercicio proporcionará las estimaciones de esfuerzo, costo y tiempo necesarios para poder cumplir con la Solicitud de Servicio de un proyecto pequeño. El tener el cronograma escrito permitirá que los miembros del equipo de trabajo y el cliente entiendan el trabajo que será desarrollado.

Una vez que tienes tus estimaciones iniciales del esfuerzo, duración y costo, puedes completar la solicitud de servicio para un proyecto pequeño.

2.1A.P3 Proyectos Medianos y Grandes

En el extremo más pequeño de estos proyectos, se puede tener la posibilidad de usar las mismas técnicas que para proyectos pequeños. Sin embargo, entre más grande es el proyecto, se dificulta más el uso de este proceso poco formal.

En la sección 2.2 Técnicas de este paso, existe información de cómo integrar cronogramas, reutilizando información de proyectos anteriores. Estas opciones son habitualmente las mejores y más rápidas para crear el cronograma.

Para los fines de esta sección, el supuesto es que se planeará el proyecto sin un plan que sirva como base. La mejor forma de hacer esto es iniciar con la Estructura de Desglose del Trabajo (WBS, Work Breakdown Structure).

El flujo general del proceso es el siguiente: