5.0 Gestionar el cambio al Alcance

5.0.P1

Se dice que lo único constante en el mundo es el “cambio”. Podemos hacer planes perfectos, pero no se puede prever cada riesgo potencial que pudiera ocurrir. Entre más largo sea el proyecto es más probable que nos enfrentemos a los cambios. Por esta razón el proceso TenStep tiene claro que los procesos de definición inicial (paso 1) y planificación (paso 2) no tienen que ser perfectos. Es necesario que hagamos nuestro mejor esfuerzo con la información que tengamos en un momento dado. Esto es suficiente. A partir de ahí necesitaremos gestionar los cambios.  

5.0.P2 Cambio de alcance

Alcance es el término utilizado para describir las fronteras del proyecto. El alcance se utiliza para definir lo que el proyecto va y no va a entregar. Para proyectos grandes, puede incluir los principales entregables que son creados, las organizaciones en las que habrá un efecto, las transacciones que recibirán impacto, los tipos de información incluidos, etc.

Si se analizan las razones por las que un proyecto falla, comúnmente es el resultado de dos problemas. Ya sea que el equipo no dedicó el tiempo suficiente a definir el trabajo y/o la falta de gestión del alcance. Aun si el Director de Proyecto hizo un buen trabajo al definir el alcance, la parte difícil viene al tener que dirigir el proyecto hacia dicho alcance.

El propósito de la gestión de cambios de alcance es proteger la viabilidad del Acta de Constitución del Proyecto y los requerimientos actuales aprobados del negocio. En otras palabras, la Definición del Proyecto define la totalidad del alcance del proyecto y los requerimientos de negocio definen los entregables a detalle. El equipo de proyecto está comprometido a la fecha final y al presupuesto con base en esta definición de alto nivel y alcance detallado. Si los entregables cambian durante el proyecto (y habitualmente esto se refiere a que el cliente quiere elementos adicionales), entonces las estimaciones de costo, esfuerzo y duración pueden no ser ya válidos. Si el patrocinador está de acuerdo en incluir las actividades adicionales dentro del alcance del proyecto, entonces el Director de Proyecto tiene derecho a esperar que el presupuesto actual y la fecha final no sean modificados (normalmente a la alza) de tal forma que reflejen este trabajo adicional. Estos nuevos parámetros (costo, esfuerzo y duración), se convierten en el objetivo aprobado.

Algunas veces, el Director de Proyecto piensa que la Gestión del Alcance significa decirle “no” al cliente. Esto hace que el Director de Proyecto se sienta nervioso e incómodo.

Sin embargo lo bueno es que la gestión de alcance se refiere a hacer que el patrocinador tome las decisiones que se traducirán en cambios en el alcance del proyecto.

Esto es muy importante. Pocos clientes pueden notar y expresar cada uno de los requerimientos de manera anticipada. Por lo tanto, existen cambios que usualmente necesitan incorporarse durante el proyecto. Estos cambios pueden ser muy necesarios para la solución, y pueden existir razones poderosas de negocio por las que deberían incorporarse. El Director de Proyecto y el equipo de trabajo, deben reconocer el momento en que los cambios son requeridos. Entonces deberán seguir un proceso predefinido de gestión del alcance. Este proceso, eventualmente, proporcionará información para que el patrocinador tome las decisiones pertinentes y también le permite decidir si la modificación deberá aprobarse con base en el valor e impacto del proyecto en términos de costo y tiempo.

5.0.1 La naturaleza del alcance

5.1 Gestión del cambio – Proceso

5.2 Gestión del cambio – Técnicas

5.3 Gestión del cambio – Referencia rápida