Nueve procesos críticos para monitorear y controlar tus proyectos

"Cuando se pelea por el control de una espada, siempre gana quien sostiene la empuñadura" Neal Stephenson

Después de que comienzas y planeas tus proyectos, pasarás a la fase de ejecución (o "entrega") del ciclo de vida del proyecto.  Esta es típicamente la fase mas larga del proyecto, ya que es en esta fase en la que los entregables físicos se generan para el cliente. Ya sea que tu proyecto vaya a construir un complejo habitacional, un sistema computacional o lleve un vehículo espacial a marte, necesitarás ser muy cuidadoso en cuanto a monitorear el progreso y controlar la entrega. De otra manera, tu proyecto podría descarrilarse.

Entonces, para monitorear y controlar tu entrega, necesitas implementar nueve procesos crìticos de dirección de proyectos, los cuales se describen en seguida.

Proceso crítico #1: Gestión del tiempo

Todo director de proyecto sabe que el cliente quiere que su proyecto sea entregado "a tiempo". Pero ¿cuántos directores realmente registran cada hora invertida por el personal en el proyecto?

Para asegurar la entrega oportuna, eso es lo que debes hacer: implementar un proceso de gestión del tiempo. Este proceso te ayudará a monitorear el tiempo que los miembros de tu equipo gastan, para que puedas tener control en como lo invierten. Tampoco se trata solo de "tener excelentes habilidades de gestión de tiempo", se trata de establecer un proceso para registrar el tiempo invertido por el personal usando hojas de registro y registrando el tiempo invertido en comparación con el plan del proyecto.

De esa manera, puedes crear una visión acertada del estado actual del proyecto para determinar si acabarás antes, después o dentro del tiempo asignado.

Proceso crítico #2: Gestión de costos

Pocos directores de proyectos pueden decirte en cada día del proyecto, cuanto de su presupuesto han gastado. La razón es que muchos de estos costos normalmente son difíciles de rastrear, especialmente cuando se relacionan con el uso de equipos y consumo de materiales.

Pero para entregar tu proyecto dentro del presupuesto, necesitas monitorear y controlar todos los costos que se acumulen regularmente. puedes hacerlo implementando un proceso de gestión de costos.

En la gestión de costos todo se trata de registrar acertadamente los gastos del proyecto, mientras ocurren. Usando formatos de gastos y registros de gastos, puedes monitorear todos los costos del proyecto y controlar el presupuesto, cuando surgen gastos no planeados. No necesitas ser un contador, solo debes mantener vigilados los gastos generales del proyecto semanalmente y actuar rápidamente su surge algún problema.

Proceso crítico #3: Gestión de calidad

A menudo se dice que lo mas difícil de monitorear es la "calidad". La mayoría de los directores de proyecto encuentran difícil determinar exactamente lo que el cliente espera en términos de "calidad" de los entregables, sin tomar en cuanta la medida de los niveles de calidad obtenidos. Pero debes intentarlo.

Para hacerlo apropiadamente, necesitas implementar un proceso de gestión de calidad. Siguiendo este proceso, podrás establecer los objetivos a alcanzar y llegar a un acuerdo con tu cliente.

Luego podrás utilizar técnicas de aseguramiento y control de calidad para monitorear y controlar la calidad actual de los entregables de tu proyecto. Si tus niveles de calidad están debajo de los objetivos establecidos, entonces podrás actuar para rectificarlos. Al revisar constantemente los niveles de calidad y asegurar que siempre alcancen los objetivos, te sentirás confiado de que tu cliente firmará tu proyecto, una vez que se hayan producido todos los entregables.

Proceso crítico 4: Gestión del cambio

La causa mas típica de que un proyecto se descarrile es que el alcance ha crecido fuera de control, por "ósmosis". El cliente ha pedido cambios, el equipo ha tenido nuevas ideas y tu conjunto organizado de tareas del proyecto ahora luce como espagueti.

Para tener éxito, necesitas mantener un control estricto del alcance de tu proyecto, vigilando los cambios. Implementa un proceso de gestión de cambios. En cuanto identifiques una solicitud de cambio en tu proyecto, documéntala formalmente especificando de donde viene el cambio, por que es necesario y su impacto en tus objetivos del proyecto.

Y si es probable que el cambio afecte el objetivo y las fechas límite, el presupuesto o entregables, entonces debes obtener la aprobación de tu patrocinador y clientes antes de implementarlo. No tengas miedo de pedir mas tiempo, gente o dinero, si lo necesitas, especialmente si el cambio lo inició el cliente.

Nunca permitas que un cambio dirija tu proyecto. Mejor dirige tu proyecto controlando los cambios.

Proceso crítico #5: Gestión de riesgos

Como director de proyectos, es muy fácil enrollarte las magas y atorarte en el entregable del proyecto. Pero cuando esto pasa, a menudo es más difícil mantenerte a flote. Puedes terminar gestionando a nivel micro y los riesgos de alto nivel del proyecto se van a pasar de largo.

Es difícil, pero intenta y mantente un poco alejado de la operación detallada del día a día de tu proyecto, siempre y cuando sea posible. De esta manera, puedes evaluar continuamente el riesgo general del proyecto desde afuera y atacar los nuevos riesgos cuando aparezcan.

También, implementa un proceso de gestión de riesgos para formalizar la manera en la que se identifican, evalúan y mitigan los riesgos. Para cada riesgo que aparezca, cuantifica su impacto potencial en el proyecto, luego actúa inmediatamente para minimizar la probabilidad de que suceda. Siempre crea planes de contingencia, para que si llega a ocurrir el riesgo puedas recurrir al "plan B" y minimizar su efecto en la entrega del proyecto.

Proceso crítico #6: Resolución de problemas y polémicas

Resolver problemas suena sencillo, ¿no? El reto sin embargo, no es solo resolver cada problema que se te presente, sino monitorear todos los problemas que ocurran en un proyecto y solo resolver los problemas que sea probable que impacten el resultado del proyecto. Es muy poco frecuente que en un proyecto tengas tiempo para resolver cada problema que surja – así que sé elitista.

Para asegurar que resuelvas tus problemas oportunamente, necesitas implementar un proceso de gestión de polémicas . Éste te ayuda a revisar todos los problemas que surjan, evaluar su impacto, delegar aquellos que pueden ser manejados por otros y resolver...

Proceso crítico #7: Gestión de proveedores

Siempre asegúrate de que seleccionas a tus proveedores con base en un proceso formal. Incluso si se trata de proveedores que conoces y con los que has trabajado desde hace tiempo, siempre crea una declaración del trabajo (SOW) que defina el alcance exacto del trabajo que deseas que realicen.

Luego haz un contrato formal y detallado con el proveedor para completar el alcance del trabajo. En este contrato, define el trabajo a completar, las responsabilidades de cada parte, los criterios de desempeño y los términos y condiciones de la relación. Luego si las cosas se pone difíciles, tendrás algo en que apoyarte.

En tu contrato, incluye los hitos que especifiquen que es lo que esperas que te entreguen y cuando. En cada fecha de cada hito, haz una revisión formal de los entregables terminados y los entregables especificados en el contrato. Si algo cambia durante el proyecto, corrige el contrato de acuerdo a los cambios. El contrato debería representar siempre la naturaleza del acuerdo y nunca volverse anticuado.

Después podrás monitorear y controlar el desempeño de tus proveedores.

Proceso crítico #8: Control de adquisiciones

Así como controlas el desempeño general de tus proveedores, también debes monitorear y controlar la adquisición de bienes y servicios de estos proveedores.  Controlar las adquisiciones es revisar y aceptar los bienes y servicios una vez que han sido entregados por tu proveedor. Debes implementar un proceso de gestión de bienes que le permita a tu equipo aceptar la responsabilidad del artículo que se está entregando, revisarlo con base en los criterios predefinidos y aprobar el pago, basados en tu contrato de proveedor.

Consejo: Siempre asegúrate de emitir órdenes de compra para los productos que requieras de los proveedores. Crea una descripción detallada del producto requerido en la orden de compra para que tengas algo con que medir cuando tengas dicho producto.

Proceso crítico #9: Comunicación

¡La comunicación es lo más importante! Como parte de la fase "monitoreo y control" en un proyecto, necesitarás mantener bien vigilada la comunicación.  Debes siempre tener un plan formal de comunicaciones para que los mensajes clave sean comunicados a las personas adecuadas en el momento adecuado. Luego puedes monitorear y controlar las comunicaciones de tu proyecto asegurándote de que las actividades de tu plan de comunicaciones sean terminadas en el momento correcto de la manera correcta.

Asegúrate de tener un proceso de retroalimentación para que si en algún momento los mensajes equivocados llegan a oídos del personal, proveedores o interesados, puedas estar informado inmediatamente y puedas resolverlo.
........................................................................................................................
Y así es como se monitorea y controla un proyecto, gestionando:

• Tiempo, calidad y costos
• Cambios, riesgos y problemas
• Proveedores, adquisiciones y comunicaciones

Utilizando estos nueve principios clave de dirección de proyectos puedes entregar tus proyectos mas rápido y eficientemente, con menos estrés y esfuerzo que antes.