Aprenda a convencer a los ejecutivos del valor de la Dirección de Proyectos

No hay duda de que un conjunto común de procesos de dirección de proyectos provee valor a una organización. Incluso si su organización utiliza metodologías "livianas", tiene valor implementar un conjunto común de procesos de dirección de proyectos "livianos" que todo el mundo puede usar en proyectos similares. El argumento exacto a usar para convencer a los ejecutivos del valor de tener prácticas comunes de dirección de proyectos será diferente de compañía en compañía, pues cada compañía tiene una cultura única y enfrenta problemas únicos. Cada organización está también partiendo de diferentes realidades y de diferentes conjuntos de problemas a resolver.

¿Está su compañía sufriendo hoy?

Si su organización es capaz actualmente de ejecutar proyectos con un buen resultado, sus argumentos se deberán focalizar en como la dirección de proyectos podría traer mejoras en el plazo, costo y calidad de los proyectos. Sin embargo, el argumento es más fácil si Ud. puede identificar áreas donde su organización esté sufriendo hoy. En este caso, sus ejecutivos estarán mucho más abiertos al cambio, ya que deberían percibir con mayor facilidad el valor.

Introduzca la Dirección de Proyectos

La mayoría de las organizaciones tienen una pésima reputación en cuanto a entregar proyectos dentro de las expectativas. Las características de estas organizaciones incluyen:

Término de los proyectos consistentemente tarde, sobre el presupuesto o no cumpliendo el acuerdo sobre los requerimientos.

Procesos estándares débiles y técnicas usadas inconsistentemente por los jefes de proyecto.

La dirección de proyectos es usualmente aplicada de manera reactiva y no vista como aportadora de valor.

El tiempo requerido para gestionar proyectos proactivamente no está incorporado en el plan de trabajo y es considerado trabajo innecesario ("overhead")

Los proyectos son "exitosos" a pesar de la falta de planificación y dirección de proyectos, a través de un fuerte stress y trabajo extraordinario a través del ciclo de vida.

Una buena disciplina de Dirección de Proyectos es el camino para superar estas deficiencias. Tener adecuadas habilidades de dirección de proyectos no significa que Ud. no tenga problemas. Ello no significa que los riesgos desaparezcan. Ello no significa que no habrá sorpresas. El valor de una buena dirección de proyectos es que Ud. tendrá procesos estandarizados disponibles para hacer frente a tales eventos.

El Costo de la Dirección de Proyectos

Por supuesto, existe también un costo de implementar dirección de proyectos. Este costo es tanto a nivel organizacional como a nivel de proyectos. Algunos de los costos organizacionales, como crear una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO) son a largo plazo. Los costos a nivel de proyecto son más de corto plazo e incluye costos por una sola vez asociados con aprender nuevas técnicas y plantillas de Dirección de Proyectos.

Al final, si el resultado de la dirección de proyectos fuera que los proyectos terminan más lento, con mayor costo y con una calidad pobre, no tendría sentido usarla. Lo contrario es verdadero: el uso de técnicas y procesos de dirección de proyectos le dará a Ud. una mayor probabilidad que sus proyectos sean terminados a tiempo, dentro de presupuesto y con un nivel aceptable de calidad.

Los costos y beneficios también deben tomar en consideración que los procesos de dirección de proyectos deben ser escalables., Ud. no querrá usar un proceso de dirección de proyectos para un proyecto de US$ 10 millones si proyecto es de US$ 10 mil. Asegúrese que su proceso común siempre provea mayor valor que su costo en proyectos de todos los tamaños.

Propuesta de Valor de alto nivel

La demostración del valor de la Dirección de Proyectos es difícil porque no es simple aislar los beneficios específicos contra lo que "podría" haber sucedido si no se utilizara dirección de proyectos. Una alternativa es examinar los distintos aspectos de la dirección de proyectos y mostrar el valor asociado con cada componente. Los procesos y técnicas de dirección de proyectos spn usadas para coordinar recursos y alcanzar resultados predecibles. La propuesta de valor de la dirección de proyectos sería algo como:

La implementación de un conjunto común de procesos de Dirección de Proyectos toma esfuerzo y recursos. Sin embargo, el valor de Dirección de Proyectos para la organización es mucho mayor e incluye:

Mejor ajuste de expectativas, mediante definición, estimación y planificación del proyecto por adelantado.

Ejecución más rápida a través del re-uso de procesos y plantillas comunes.

Menor ocurrencia de problemas utilizando procesos proactivos de dirección de proyectos.

Mejor toma de decisiones organizacional a través de una comunicación de proyecto más efectiva.

Mayor satisfacción del cliente y menos re-proceso a través de la construcción de un producto de alta calidad la primera vez.

Mejor definición, estimación y planificación de proyectos

¿Cuántas veces Ud. ha participado o escuchado en un proyecto que ha fallado estrepitosamente? O quizás tan solo no fue tan exitoso como se necesitaba. ¿Alguna vez ha dedicado tiempo a averiguar cuál fue la causa de que el proyecto saliera mal? Si lo hizo, es probable que Ud. concluyera: "Ud. sabe, debiéramos haber dedicado más tiempo a la planificación del proyecto".

La Dirección de Proyectos se concentra en planificar primero el trabajo. Esta es una disciplina vital, y permite al equipo de proyecto y al cliente tener una percepción común acerca de lo que el proyecto debe entregar, cuando estará terminado, cuál será su costo, quien realizará el trabajo y como se hará el trabajo.

Ello incluye:

Entender y lograr acuerdos sobre los objetivos del proyecto, entregables, alcance, riesgo, enfoque, etc.

Determinar si el caso de negocios original todavía es válido. Por ejemplo, un proyecto que requiere 10.000 horas de esfuerzo podría tener sentido para el negocio. Si en el proceso de planificación se determina que el esfuerzo es en realidad de 20.000 horas, podría ser que el proyecto ya no tenga sentido para el negocio.

Asegurar que los recursos requeridos estarán disponibles cuando sean necesitados.

Disponer de una línea base de alto nivel contra la cual pueda ser comparado y medido el progreso.

Trabajar con su cliente tempranamente en el proceso usado para gestionar el proyecto.

Propuesta de Valor: Utilizar un proceso común de definición y planificación, fija unas expectativas comunes y asegura que solo el trabajo correcto será ejecutado. Además permite la cancelación de proyectos que no tienen un caso de negocio viable.

Reutilización de Procesos y Plantillas

La gente entiende intuitivamente que es más rápido y barato reutilizar algo que ya existe que desarrollar algo similar desde cero. Si su organización crea un conjunto de procesos y plantillas de dirección de proyectos que son usadas consistentemente de proyecto a proyecto, cada instancia representa un ahorro de tiempo que en otro caso habría tenido que ser usado en construir el proceso desde cero.

Propuesta de valor: Utilizar procesos y plantillas de dirección de proyectos se traducirá en ahorros de costo y tiempo asociados con el ahorro de no tener que desarrollarlos desde cero para cada proyecto.

Procesos proactivos de Dirección de Proyectos

Las personas se quejan que la dirección de proyectos es un exceso de trabajo innecesario ("Overhead"). Su proyecto deberá enfrentar problemas. El asunto es si Ud. los resolverá proactivamente o los entenderá en la medida que avance. Su proyecto deberá enfrentar riesgos potenciales. ¿Tratará Ud. de resolverlos antes qué ocurran, o esperará hasta que surjan los problemas? ¿Se comunicará Ud. proactivamente o hará frente a malos entendidos causados por falta de información del proyecto?

Las características del proyecto no van a cambiar use Ud. o no procesos formales de dirección de proyectos. Lo que cambia es como los eventos son enfrentados cuando el proyecto está en proceso. ¿Serán ellos enfrentados desordenada y reactivamente, o proactivamente con un proceso adecuado?

Propuesta de valor: Tener instaurados procesos proactivos y consistentes, contribuirá a la larga a la ejecución de proyectos más rápidos, más baratos y de un mayor nivel de calidad.

Comunicación más efectiva

La comunicación apropiada en un proyecto es un factor crítico de éxito para gestionar las expectativas del cliente y los interesados. Si estas personas no se mantienen bien informados del progreso del proyecto, hay una gran probabilidad de problemas y dificultades debido a los distintos niveles de expectativas. En efecto, en muchos casos donde surgen conflictos, ellos no son a causa de un problema real, sino porque el cliente o gerente ha sido sorprendido.

Declaración de valor: La comunicación proactiva le permite a Ud. una mejor gestión de las expectativas y evitar malos entendidos y conflictos, y proporciona mejor información para la toma de decisiones.

Construyendo un producto de alta Calidad la primera vez

La gestión de Calidad trata sobre instaurar procesos que aseguren que su trabajo es de alta calidad la primera vez. A través de la práctica de algunos simples procesos de gestión de calidad, Ud. puede entregar un alto nivel de calidad y evitar el gasto de tiempo de tener que reparar cosas en forma posterior. Muchos equipos de proyectos piensan que están en gran forma hasta que llegan al final y empiezan a detectar problemas en sus entregables. Entonces ellos se dan cuenta que tienen que rehacer un montón de trabajo, y de pronto el plazo se cumple y no estamos listos.

Propuesta de Valor: La gestión de Calidad contribuye a que los entregables sean construidos correctamente la primera vez y ahorra costos a través de la detección de problemas tan pronto en el proyecto como sea posible.

Otros Puntos de Valor

Existen otros aspectos en la dirección de proyectos que proporcionan valor, incluyendo gestionar el alcance más efectivamente, definición y recolección de métricas, gestión proactiva de planes de trabajo, etc., Sin embargo, los puntos desarrollados anteriormente proporcionan una visión de cómo podrían ser desarrollados los argumentos del valor de la Dirección de Proyectos.