Tres pasos para priorizar tus proyectos

¿Por qué deberías priorizar tus proyectos? ¿Acaso no todos los proyectos deben ser entregados a tiempo, y dentro del presupuesto? Por supuesto, la respuesta es sí, pero cualquier Director de Proyecto reconocerá que no solo su tiempo es limitado, sino también son limitados sus recursos y el presupuesto. Así que se necesita establecer prioridades para asegurar que los proyectos más importantes cuenten con los recursos monetarios, recursos humanos y el apoyo, cuando lo necesiten.

Aquí te proponemos tres pasos para ayudarte a priorizar los proyectos de manera ágil y fácil:

Paso 1: Define tus criterios

El primer paso es definir tus criterios para priorizar un proyecto sobre otro. El mejor criterio para determinar la prioridad del proyecto, es el nivel de alineación de éste con tu estrategia de negocio. Si un proyecto se lleva a cabo para alcanzar una parte crítica de tu estrategia de negocio, entonces debería ser marcado como de alta prioridad con respecto a otro que no apoye aspectos críticos de la estrategia.

Si no tienes una estrategia de negocio clara a partir de la cual establecer las prioridades, entonces puedes usar otros factores, como el nivel de riesgo del proyecto, la cantidad de recursos a consumir, la medida en que otros proyectos dependen de este, o en última instancia, la probabilidad de que el proyecto concluya con éxito.

Paso 2: Compara los proyectos

Con un conjunto claro de criterios definidos, el siguiente paso es comparar los proyectos contra dichos criterios.  Necesitarás identificar la forma en que cada proyecto es comparable con el conjunto de criterios, e identificar cualquier brecha.

Este es el paso más importante, pues proyectos que creías que estarían en perfecta armonía con los criterios que estableciste, probablemente no sean los más alineados.  Así mismo, proyectos que no considerabas viables a primera vista, pueden cumplir mejor con el conjunto de criterios, y por lo tanto deberás marcarlos como de alta prioridad.

Nota: Asegúrate de que tus preferencias personales no influyan en los resultados del ejercicio. Es fácil hacer que los proyectos “divertidos” reciban toda la prioridad. A menos que éstos sean críticos para el éxito del negocio, los proyectos mascota deberían estar siempre en la lista de proyectos por hacer. De esta manera, los proyectos que son críticos para la estrategia de negocio siempre serán seleccionados, con lo cual la estrategia y los objetivos de negocio se verán beneficiados directamente.

Paso 3: Define las prioridades

Muy bien, en este punto debes tener una lista con todos los proyectos, y cada uno estará ordenado de acuerdo a su nivel de alineación con los criterios que estableciste. Ahora, lo que tienes que hacer es definir las prioridades.

Nuestra sugerencia es que lo mantengas lo más simple posible. Agrúpalos en A, B o C (donde A es la mayor prioridad, B es una prioridad media y C es prioridad baja). Decide ahora cómo piensas manejar cada prioridad. Por ejemplo: puedes decidir pasar más tiempo en el “Grupo A” que en los grupos B y C. Puedes dirigirlos con mayor rigor que los demás, reportar el progreso en un nivel de detalle mayor y siempre asignar los recursos disponibles a éstos proyectos, sobre los demás.

Conclusión

Aquí lo tienes, al llevar a acabo estos tres pasos, serás capaz de priorizar tus proyectos de manera más fácil y eficiente que antes, incrementando tus probabilidades de entregar proyectos de alto impacto para el negocio dentro del calendario y presupuesto definidos