Si desde que inicias usas documentos para mantenerte al día con tus proyectos, entonces serás bien valorado y apreciado dentro de tu empresa.

1. El acta del proyecto

El acta de constitución del proyecto se considera el punto de inicio para que el proyecto avance. Las actividades del proyecto pueden iniciar una vez que el acta del proyecto ha sido terminada y aprobada. El propósito de este documento es perfilar las razones y objetivos del proyecto, considerando lo que si es parte del alcance e identificando que no forma parte del alcance, beneficios del objetivo del proyecto y el más importante, el presupuesto de alto nivel y quien o quienes tienen la autoridad para hacer uso de estos recursos

También sirve como fuerza estabilizadora una vez que el proyecto está en marcha. Habrá opiniones e ideas sobre que aspectos del proyecto se quedan y cuales son eliminados. Estas opiniones e ideas se arraigan con base en las preferencias de los directivos y el personal de recursos basadas en la opinión de los administradores y preferencia de recursos personales. El acta del proyecto puede server como un punto de referencia del objetivo original y para asegurar que el proyecto no sucumba ante un recorte del alcance.

2. El programa del proyecto

El programa del proyecto es el documento obligatorio para ejecutar efectivamente un proyecto. La propia definición de proyecto (esfuerzo temporal con un inicio definido y un final, para cumplir un objetivo y resultado único) habla de la importancia de la administración del tiempo en un proyecto. El programa toma el inicio y el final del proyecto y los divide en fases del proyecto y por ultimo en tareas de proyecto, A cada tarea se le asigna duración, recursos y si es dependiente o no de una tarea o actividad previa a su inicio. Entonces este documento sirve como línea base para saber si el proyecto esta en buen camino y cumple los objetivos de tiempo o necesitará ajustes en la fecha programada.

3. Informe de actividades

Es importante mantener informados a todos los interesados sobre como van progresando las cosas en el proyecto una vez que se ha puesto en marcha, no hay mejor forma de hacerlo que creando un informe de actividades . El informe de actividades debe contener respuestas a las siguientes cuatro preguntas:

¿Qué se ha cumplido en el proyecto desde el ultimo informe de actividades?
¿Cuál es el siguiente paso para el proyecto?
¿Cuáles son los obstáculos del proyecto?
¿Tiene el proyecto alguna necesidad especial que deba ser discutida?

Un informe de actividades no tiene que ser muy detallado para estar completo y debe ser fácil de leer. Es Buena idea tener algún tipo de guía o código que facilite identificar las partes a resaltar (por ejemplo verde, Amarillo y rojo siempre funcionan bien) esto puede brindarnos una idea general del estado del proyecto en un vistazo rápido. Si un ejecutivo mira que todo esta subrayado en verde no podrá dar un segundo punto de vista. Si el reporte de estatus estuviera en amarillo o rojo, entonces el ejecutivo sabe que tendrá que involucrarse a un mayor nivel de detalle

4. Registro de riesgos

El trabajo de un director de proyectos es acabar el proyecto. Sin embargo existen poderosas fuerzas en el trabajo cuyo único propósito es evitar que termines tu proyecto. Estas fuerzas son conocidas como riesgos. Los riesgos pueden variar desde que un recurso critico se enferme de ultimo momento hasta un vendedor clave que sale del negocio.
Tienes que identificar estos riesgos y prevenir que se conviertan en problemas reales que provoquen estragos en tu proyecto. No existe una mejor manera de identificarlos que un registro de riesgos. Este documento identifica los riesgos potenciales y los categoriza por probabilidad de ocurrencia y la gravedad de su impacto en el proyecto si es que llegan a ocurrir. Además debe existir una estrategia de mitigación en respuesta a cada riesgo así como que actividades se realizarían para prevenir la posibilidad de que suceda este riesgo.

5. El Plan de comunicación

El documento final que cada proyecto debe contener sin falta es el plan de comunicación. Un proyecto que va a toda marcha involucre tantas cosas que es difícil recordar quien necesita saber que y para cuando necesita saberlo. Un plan de comunicación bien pensado minimizará cualquier malentendido y mantendrá a todos en la misma página.
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