La gestión del tiempo del proyecto es el proceso de planear, monitorear y controlar el tiempo dedicado a las actividades del proyecto.
Una vez concluida la planificación que involucra en términos generales la identificación de actividades y tareas, establecer su secuencia y generar el cronograma del proyecto, y al mismo tiempo que se empiezan a realizar las tareas previstas para lograr los objetivos del proyecto, es necesario realizar el proceso de controlar el cronograma y monitorear y controlar el trabajo del proyecto.
En términos del cronograma del proyecto, el llevar a cabo estos procesos contribuye a:
Conocer el tiempo dedicado al desarrollo las actividades.
Identificar y distribuir los costos relacionados con la ejecución de las actividades.
Controlar el nivel de los recursos asignados a las actividades.
Monitorear el porcentaje completado del trabajo previsto para las actividades.
Identificar el trabajo que aun hace falta realizar para completar las actividades.
Para lograr hacer todo esto de manera efectiva en tu proyecto, necesitas implementar un proceso estructurado de actualización del cronograma. Este proceso usa hojas de reporte de actividades como herramienta. En ellas el equipo registra el tiempo que dedicó a conducir las tareas. El proceso incluye la actualización del cronograma del proyecto, sobre la cual centralizarás los registros de todo el equipo.
Con esta información, puedes actualizar el plan para la dirección de proyectos y evaluar si el proyecto está avanzando conforme a lo previsto. Aquí compartimos tres pasos para hacerlo.
Paso 1: Solicitar el reporte de actividades a todos los miembros del equipo
El primer paso es el proceso para capturar todo el tiempo dedicado a las actividades. Usando una hoja de reporte de actividades, pide a todos los participantes en el proyecto (tú mismo, tu equipo, proveedores y otros participantes) que registren las actividades realizadas y el tiempo dedicado a cada una.
Existen una gran variedad de formatos para las hojas registro de actividades, incluyendo desde formatos en papel, hasta poderosas herramientas de software. Cualquiera que sea el formato que mejor se acomode a tus necesidades, úsalo desde que el proyecto es aprobado, hasta que éste concluya formalmente.
Para asegurar que todos los miembros del equipo registran sus hojas y que la información es confiable, una buena práctica es actualizar el registro conforme se va terminando cada actividad, en lugar de esperar hasta el fin del periodo de reporte. Así, deberían de enviar, semanalmente, su hoja de control llena al Director de Proyecto para que sean aprobadas y consolidadas.
Paso 2: Aprobar la hoja de reporte de actividades
Al revisar cada una de las hojas de control de tiempo, el Director de proyecto:
Confirma el tiempo dedicado contra las actividades identificadas en el cronograma del proyecto.
Confirma que el miembro del equipo estuvo a cargo de dichas actividades.
Determina si el tiempo dedicado fue razonable.
Identifica si se realizó el progreso suficiente.
Identifica incidentes con el tiempo dedicado y el progreso alcanzado.
Con base en estas conclusiones, el Director de Proyecto puede decidir aprobar la hoja de control de tiempo, solicitar más información del equipo con respecto al tiempo dedicado o declinar la información registrando un incidente.
Paso 3: Actualizar el cronograma
Después de aprobar las hojas de actividades de sus colaboradores, el Director de Proyecto actualiza la información en el cronograma. Esto contribuye a identificar:
El tiempo total dedicado por proyecto a cada actividad.
El porcentaje de progreso en cada actividad del proyecto.
El grado en que el proyecto cumplirá las fechas programadas según el calendario.
Las actividades que exceden su fecha de término o pronosticar cuando se concluirán.
El Director de Proyecto es notificado entonces de cualquier excepción y puede entonces decidir el tipo de acciones que ameritan las situaciones identificadas:
Cambiar la persona asignada para realizar la actividad.
Asignar personal adicional a la realización de la actividad.
Ofrecer tiempo adicional para completar la actividad.
Solicitar ayuda para concluir la actividad, ya sea de proveedores o algún otro participante clave.
A lo largo del proceso de gestión del tiempo, el Gerente de Proyecto monitorea y da seguimiento al tiempo dedicado a las actividades del proyecto, manteniendo a la vez actualizado el cronograma para identificar posibles situaciones de desviación o riesgo y las acciones correctivas y/o preventivas conducentes.
Así que, estos fueron los tres pasos para mantener actualizado el cronograma de tu proyecto, siguiendo estos tres pasos, incrementas de manera importante, tus oportunidades de concluir tu proyecto dentro del tiempo que fue aprobado.
