Cinco pasos para entregar tus proyectos a tiempo

"¿Si no tienes tiempo para hacerlo bien, cuándo encontrarás tiempo para hacerlo otra vez?"
John Wooden

En un proyecto es muy fácil caer en la trampa de los detalles y olvidarse acerca de la vista de "helicóptero". Más allá de entregar los reportes de estado del proyecto al final de cada periodo de reporte, muchos Líderes de Proyecto adoptan el enfoque de que su propio conocimiento y experiencia asegurarán la entrega a tiempo del proyecto.

Así que, ¿Cuáles son los pasos que requieres para entregar y asegurar que el proyecto se entrega a tiempo? Aquí proponemos algunos:

Paso 1: Planear para tener éxito

Existe un viejo dicho en dirección de proyectos que dice "No falles en planear, planea para no fallar". Al crear un plan detallado de trabajo con hitos fijos de entrega que hayas acordado con tu cliente, contarás con una base firme para medir el progreso del proyecto.

Asegúrate de que tu plan incluye hitos de entrega cada mes, cuando sea posible y el WBS esté lo suficientemente detallado para mostrar todas las actividades críticas que deban ser completadas.  Las tareas no críticas pueden ser recalendarizadas posteriormente, pero las criticas deben ser completadas en las fechas establecidas.

Paso 2: Medir el tiempo dedicado

Casi todo líder de proyecto ha implementado hojas de reporte del tiempo. ¿Pero cuántos de ellos toman esa información para actualizar el plan de trabajo?

Al hacerlo, podrás alojar un tiempo y esfuerzo específico para completar cada tarea dentro del plan de dirección del proyecto y fácilmente identificar cuándo te has retrasado. Si el personal dedica más tiempo del que se ha estimado para la tarea y ésta aun no está completa, necesitas investigar que está pasando y resolver el problema identificado. Este proceso se conoce como Gestión del Tiempo y asegura que el personal completa las tareas cuando es posible, dentro del marco de tiempo establecido.

Paso 3: Crear una vista de helicóptero

Es más difícil de lo que parece, monitorear precisamente y reportar el proyecto a un alto nivel, necesitas una foto clara de la entrega del proyecto con respecto al plan. Necesitas conocer de cada tarea de tu plan si está por debajo, dentro o fuera de tiempo y cual es el impacto general sobre el proyecto. También necesitas tener identificada la ruta crítica y determinar si las tareas dentro de esta ruta progresan de acuerdo al plan.

Solo con este conocimiento detallado, podrás tener una visión de helicóptero suficiente para ser capaz de reportar con precisión a tu patrocinador o comité de proyecto. Recuerda, al mantener a tu patrocinador debidamente informado del progreso del proyecto aseguras contar con su pleno apoyo.

Paso 4: Tendencia a extenderse

Has hecho todo esto, pero tu proyecto se está extendiendo más allá de la fecha de término. ¿Qué hacer? El primer paso es investigar las razones. Puede ser que el alcance del proyecto haya crecido con respecto a lo originalmente planteado, o quizás encontraste algunas situaciones difíciles que no fueron identificadas cuando iniciaste, o probablemente el plan fue muy agresivo en primer término.

Independientemente de ello, necesitas

1. Detenerte,  2. Investigar,  3. Resolver,  4. Reportar.

Para resolver el problema, necesitas redefinir formalmente el alcance del proyecto, integrar recursos adicionales o acordar con el cliente una nueva fecha de entrega. También necesitas actualizar el plan del proyecto con cualquier tarea adicional requeridas para corregir los problemas y entonces reportar el nuevo estado del proyecto al patrocinador.

Paso 5: Contar con la mezcla ideal

Casi todo proyecto encontrará cambios, riesgos o incidentes que no se anticiparon. Tu nivel de éxito dependerá en la forma en que administres estas situaciones cuando se presenten. Al implementar los procesos que se detallan más abajo, puedes asegurar que la mezcla de cambios riesgos e incidentes es fácilmente manejable.

Proceso de Gestión del cambio
Proceso de Gestión de riesgos
Proceso de Gestión de incidentes

Todos los líderes de proyectos necesitan llevar a cabo algunos pasos básicos a lo largo del proyecto para asegurar que este va acorde al plan, de otra forma, es muy fácil que el proyecto se descarrile.

La dirección de proyectos es una disciplina preventiva y proactiva, así que si eres el líder del proyecto, no puedes solo sentarte y esperar que las cosas pasen. Lo tienes que provocar y atender lo inesperado, oportuna y asertivamente.