Algunas veces, nosotros generamos ideas para estos artículos, mientras que en otras ocasiones, los tópicos vienen de nuestros lectores. Cuando hablamos acerca de implementar buenos procesos de Dirección de Proyectos, siempre hablamos de la necesidad de tener involucrados al Patrocinador y a los Clientes del proyecto. Sobre el tema del mes pasado, hemos recibido dos preguntas relacionadas acerca de cómo lograr que estos dos roles se involucren en el proyecto. Queremos responder a estas consultas en la presente edición.

Patrocinadores

Empecemos con los Patrocinadores. Debería se evidente que si no puedes lograr el interés del Patrocinador en el proyecto, tienes una buena señal de que el proyecto no está listo para iniciar. Esto no significa que el proyecto no sea importante (aunque puede ser así). Puede solo significar que el Patrocinador tiene otros asuntos importantes en este momento.

Asumiendo que el Patrocinador está interesado, aunque, esto no significa que esté comprometido. Muchos Patrocinadores no conocen su rol. Ellos piensan que son responsables de obtener los fondos, proveer una charla motivadora e indicar al Director de Proyecto que regresará cuando el trabajo esté terminado. Esto habría funcionado 30 años atrás, cuando empecé a trabajar, pero ya no funciona actualmente. El Patrocinador necesita comprender el rol del “Patrocinador comprometido”. Si el verdadero Patrocinador ostenta un nivel demasiado alto en la organización como para estar comprometido, debería delegar el rol de Patrocinador a alguien que sea más táctico y pueda mantener las responsabilidades del rol. En este caso tienes dos patrocinadores, un Patrocinador Ejecutivo y un Patrocinador táctico. Sin embargo, el punto es que requieres a alguien en el rol de Patrocinador comprometido.

Clientes

Todos los proyectos tienen clientes. Ellos son los principales receptores de los beneficios del proyecto (en tu organización tal vez los llaman de diferente manera). Si tus clientes no están comprometidos, debes resolver algunos problemas para saber por qué. Existen diferentes razones:

• Pueden no conocer su rol.- Es similar al ejemplo anterior. Necesitas comunicar con anticipación, y a lo largo del proyecto, acerca de qué esperas de tus clientes y validar que pueden cumplir sus responsabilidades.

• Pueden estar muy ocupados.- Esto es común. A los clientes puede gustarles ayudar, pero pueden estar empantanados, generalmente con su trabajo operacional de costumbre. En este caso, necesitas trabajar con el Patrocinador para tratar de conseguir las prioridades definidas para tu proyecto. Si tu Patrocinador y Cliente no pueden lograr tiempo para enfocarse, puedes necesitar retrasar o parar tu proyecto.

• Estás comunicando pobremente.- Muchas veces, el equipo del proyecto conoce a su cliente, pero el equipo no se comunica bien con ellos. Así que, no sorprende que no estén disponibles cuando buscas su ayuda para proveer requisitos o que revisen un entregable. Dado que están ocupados, necesitas planificar con anticipación para que te brinden su tiempo.

• No están interesados.- Generalmente, este no es el primer problema, pero algunas veces todo se reduce a que el cliente no está muy interesado en tu trabajo o en tu proyecto. De hecho, el cliente puede percibir que el resultado del proyecto es nocivo para él, tal vez porque le significa más trabajo, o le recorta el personal o simplemente le cambia los procesos. Este también es un caso en el que necesitas comprometer al Patrocinador.

El equipo puede hacer mucho, pero es difícil motivar a los clientes. Los clientes no son parte directa de tu equipo. En la mayoría de proyectos, el Patrocinador es un gerente de rango superior en la organización del cliente. Debes depender del Patrocinador para motivar al cliente. Vas a tener problemas y retrasos si tu Patrocinador comprometido no logra que el cliente se motive, o por lo menos esté dispuesto a colaborar según lo necesite el proyecto.

Puede haber otras razones igualmente, pero es probable que hayamos cubierto la mayoría de los problemas relacionados con lograr que los Clientes y los Patrocinadores se involucren en el proyecto.

En resumen,

¿Por qué todo esto es importante? Es importante porque un proyecto no puede ser completamente exitoso sin el involucramiento del Patrocinador y del Cliente. La falta de compromiso resultará en una solución menos que óptima o en una que tome mucho más tiempo y esfuerzo que el estimado. Es importante asegurarse de que el Patrocinador esté involucrado de antemano.

Igualmente es importante comunicar proactivamente y medir tempranamente el interés de los clientes. Algunas veces tus clientes están motivados a iniciar, pero su entusiasmo declina según el proyecto progresa. Eso es bastante malo, sin embargo, si tus clientes no son capaces de involucrarse por adelantado, es una señal de que posiblemente las cosas se pondrán peor más adelante, según el proyecto progresa.

¿Claro como el agua?

Podemos ayudarte a implementar proyectos de manera exitosa en tu organización. Si tienes interés de tratar este tema a mayor profundidad, contáctanos ahora a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC
Presidente de TenStep, Inc.
Ganador del Premio: “Distinguished Contribution Award” del PMI

Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC

Adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, SPOC, STC, SMC, SDC ,  Director Ejecutivo TenStep Ecuador