Todo el mundo reniega de las reuniones que se alargan.  Por lo tanto tu trabajo consiste en que sean enfocadas, motivadoras y con un propósito.  Si sigues estos cinco consejos vas a disparar la motivación y moral de tu equipo…

Consejo 1: Planifica sabiamente

Para asegurar que obtienes más de tus reuniones necesitas planificarlas sabiamente.  Antes de cada reunión, escribe tres objetivos que quieres obtener de esta reunión.  Estos son tres ejemplos:

• • “Quiero que el equipo conozca que estamos dentro del tiempo”
  • “Quiero que se consideren las polémicas o riesgos”
  • “Quiero que se sientan valorados y motivados”

Entonces debes planificar cómo vas a alcanzar tus objetivos.  Los  siguientes consejos te ayudarán con esto:

Consejo 2: Abre y cierra con cuidado

Como en el teatro, la gente recuerda más la apertura y el cierre.  Por lo tanto, abre y cierra tus reuniones cuidadosamente.  Cuando empieces la reunión, explícales cual es el propósito de la reunión, que esperas obtener de ella y el ¿por qué? es importante.  Esto captura su atención y establece el escenario.  Cuando cierres las reunión, repite los acuerdos alcanzados.  Además, a lo largo de la reunión, sigue los pasos a continuación.

Consejo 3: Controla la conversación

Debes mantener el control completo de la reunión en todo momento, para asegurar que:

• • La reunión discurre según la agenda
  • Nunca te detienes en un solo asunto
  • Ninguna  otra persona domina la reunión
  • Todos pueden expresar su opinión

Empieza por estar en un sitio visible en la sala de reuniones.  Levanta tu voz para darte más presencia.  Cuando la gente habla mucho tiempo expresa tu opinión y guía la conversación.  Sé cortés pero firme.  Controla la reunión como un entrenador de futbol controla a su equipo - observando constantemente, escuchando y dirigiendo al equipo.  Si es posible, pide a un compañero que levante las actas.  Esto te permite tener el tiempo necesario para controlar la conversación y seguir la agenda, con el fin de alcanzar tus tres objetivos.

Consejo 4: Parquéalo y sigue adelante

Muchas veces en las reuniones, una sola polémica puede ocupar la mayoría del tiempo de la reunión.  Si la polémica no está relacionada con tus objetivos específicos, entonces pídele a tu equipo que lo “parquee y siga adelante”.  Registra la polémica y trátalo con los miembros relevantes del equipo después de la reunión.  Esto mantiene a tus reuniones cortas y enfocadas.

Consejo 5: Mantenla orientada hacia la acción

Los proyectos tienen que ver con “hacer las cosas”.  Asegúrate entonces de que cada discusión culmine en una acción a realizar.  Enfocarse en las acciones necesarias es una excelente forma de reducir la duración de las reuniones.

Utiliza esta metodología de proyectos para mantener a tu equipo enfocado.  Guía a tu equipo en las reuniones para que ellos sepan lo que deben hacer, cómo y cuándo.