¿Tienes demasiadas reuniones a las que atender? He trabajado para varias compañías, por lo que encontré que el número de reuniones estaba ligado a dos fenómenos: el tamaño de la organización, y su cultura. El tamaño de la organización es fácil de comprender. En una empresa grande, parece que nada puede hacerse en soledad; todo es interfuncional y complicado. Esto conlleva la necesidad de hacer reuniones para vender ideas a los interesados, conocer requerimientos de las partes afectadas, y comunicar información a la gente que puede ser impactada.

El problema de compañías grandes es que cada quien está haciendo este mismo tipo de trabajo. Así que no solo estás teniendo reuniones para empujar tu propio trabajo, también se te invita a las otras reuniones donde tus colegas están todos tratando de hacer lo mismo. Por su puesto, también tenemos las reuniones de nuestro propio personal y el de nuestro jefe, así como reuniones por cada comité en el que estamos.

La segunda razón por la cual hay demasiadas reuniones, es cultural. Algunas organizaciones tienen una “cultura de reuniones”. Piensan que esa es la manera en que funcionan las organizaciones. Muchos gerentes se quejan acerca de la cantidad de estas reuniones, pero también sé que estos mismos gerentes se quejan aun más cuando ocurre algo que impacta a su grupo y no estuvieron involucrados o no fueron notificados.

Tu cultura puede ser hipersensible a las críticas sobre trabajar aislado en tu departamento o sección, así que sales y haces un gran esfuerzo para comunicarte proactivamente. Los e-mails no son buenos para enviar información crítica, se los ignora dentro de la tormenta de correos que recibimos a diario. Es casi imposible alcanzar un consenso o llegar a una decisión a través del e-mail. Las reuniones son los medios idóneos para una comunicación real.

He visto los dos ejemplos. Trabajé 11 años para una compañía muy grande donde un gerente típico trabaja 50 horas a la semana, y posiblemente 25 de esas horas pasaba en reuniones. En algunos días un gerente puede haber pasado en reuniones efectivamente de 8 a 5. Estoy seguro de que muchos de ustedes saben a qué me refiero.

También he trabajado para una empresa de mediano tamaño donde la gente necesitaba comunicarse, pero era muy raro tener reuniones formales. De hecho, cuando me uní a esta empresa, pensé que habría sido una gran idea para el equipo de gerencia reunirse una vez al mes para delinear futuras decisiones, comunicar ideas y construir relaciones. Hablé con cada gerente y todos pensaron que era una gran idea. Cuando me presenté a la primera reunión, adivinen qué: nadie llegó. Inmediatamente descubrí que no tenían una cultura de reuniones. Mis colegas gerentes indicaron que ellos no conciertan citas. Dijeron que si alguna vez requieren hablar, simplemente te visitan en tu oficina. A la final, luego de un tiempo, así es como trabajé también; es parte de la cultura.

Recomendación

¿Por qué escribo acerca de este tema? Quiero resaltar que si trabajas en una empresa con muchas reuniones, no necesariamente debes aceptar que todas son importantes y requieren tu atención. Pienso que el número de reuniones se da por la combinación de verdadera necesidad y cultura. Pienso que puedes empezar a diferenciar a tus reuniones entre las que son realmente importantes y aquellas que se basan más que nada en tu “cultura de reuniones”.

Cuando trabajé para esta empresa grande con muchas reuniones, traté de categorizar cada reunión a la que me convocaban de acuerdo a:

Reunión a la que realmente debo asistir por mi experiencia o por razones políticamente válidas. Asistía a esas reuniones.

Reuniones en las que realmente no me necesitan personalmente, si no a un representante de mi grupo. Delegaba estas reuniones a alguien de mi personal. Así me aseguraba de que estemos representados y que teníamos oportunidades de que mi personal esté involucrado en las iniciativas de la organización. El miembro del personal me ponía al tanto después. Normalmente, con una conversación de 5 minutos o un e-mail podía igualar a 60 minutos de reunión. Como corolario de esta perspectiva, yo trataba de no asistir a reuniones a las que mi personal estaba convocado, si un miembro de mi personal estaba en la lista de convocados, seguramente mi presencia sería redundante.

Reuniones en las que estaba invitado por cortesía (o por si acaso), tal vez para compartir información. Trataba de no asistir a estas reuniones, pero después pedía copia de las notas o las decisiones.

Utilizando este acercamiento, probablemente asistí solo al 50% de las reuniones comparado con mis colegas. Aun así, trabajé 60 horas a la semana, pero tenía mucho más tiempo para efectivamente manejar mi departamento y trabajar en iniciativas gerenciales. Nótese que no ignoré alguna de las reuniones. No falté a alguna de las que debía asistir. Respondí a cada solicitud de reunión y manejé las expectativas en conformidad.

¿Necesitas más tiempo? Puedes hacer algo similar. Si tienes interés en discusiones más a fondo, contáctame ahora: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador