Artículos Boletín TenStep

¿Alguna vez has iniciado el día con grandes ambiciones para al final darte cuenta que no lograste terminar nada? Les pasa a todos, sin embargo, a algunas personas les pasa más a menudo.

Las habilidades organizativas son más fáciles para algunas personas que para otras. Por ejemplo, todos los consejos acerca de la gestión del tiempo incluirán algo con respecto a escribir aquello que quieres lograr. Para mucha gente esto es fácil y natural, mientras que otras personas tienen dificultades para crear listas y seguirlas. Es un tema que se relaciona con los hemisferios izquierdo y derecho del cerebro, y tiene que ver con que tu cerebro prefiera la lógica y la estructura o más bien el enfoque creativo y no estructurado. La gestión del tiempo requiere disciplina. Si no estás preparado para ser disciplinado, entonces no serás muy buen director de tu propio tiempo.

Esta es mi lista de las cinco mejores técnicas de gestión del tiempo:

Crea una lista diaria de cosas por hacer.- Debes empezar por esta actividad básica. Si al inicio del día (o al final del día anterior) no haces un seguimiento de lo que quieres alcanzar, no tendrás la posibilidad de hacer una gestión efectiva del tiempo. La lista puede incluir ítems personales o profesionales. Esta puede ser una lista en papel, puede estar en tu calendario, puede estar en tu celular, etc. Sigue consultando la lista a lo largo del día para recordar lo que consta en ella. Por ejemplo, si tienes diez minutos antes de una reunión, revisa la lista. Puede haber un e-mail que querías enviar y que se lo puede hacer en menos de diez minutos. Cuando completes cada ítem, márcalo como “cumplido”. Mucha gente encuentra gratificación en poder tachar un ítem cuando se lo ha completado, pero esto también se relaciona con el tema del cerebro izquierdo - cerebro derecho.

Anota todos los ítems de seguimiento.- Inicias tu día con una lista de cosas que quieres completar, sin embargo, durante el día aparecerán nuevas cosas. ¿Cómo les haces seguimiento? Ya lo tienes; ubícalos en tu lista diaria. ¿Te has preguntado alguna vez por qué la gente te dice que hará algo, pero más tarde no lo cumple? Es porque no lo anotan.

Guardar para más adelante el trabajo incompleto.- De acuerdo, ahora tienes una lista de trabajo diario y has añadido nuevos ítems para hacerles seguimiento a lo largo del día. ¿Qué haces con las cosas que no has completado al final del día? ¿Solo las desapareces? No, las llevas a la lista de mañana.

Mantén un registro de las fechas de vencimiento.- Utiliza tu lista para llevar un registro de las fechas límite. Algunas personas se pasan de las fechas tope más regularmente de lo que las cumplen. Parte del problema es que no las anotan y por lo tanto no las recuerdan. Si no tienes claro cuándo es la fecha tope, pregunta para cuándo se requiere que la actividad se complete, anota la fecha, y luego usa tus habilidades de gestión del tiempo para asegurarte de que el trabajo se concluya a tiempo. Si no puedes cumplir el compromiso, comunícalo proactivamente con anticipación.

Mantén un espacio de trabajo limpio.- Generalmente (pero no siempre) es verdad que la gente que mantiene espacios de trabajo abarrotados no son buenos organizadores. Tira los papeles que ya no necesitas. Es más difícil ser una buen administrador del tiempo cuando te demoras mucho buscando cosas en un ambiente de trabajo desordenado.

No puedes ser un buen administrador de tiempo si no tienes una buena estructura personal y disciplina. Por su puesto, debes ser flexible. No puedes ser un esclavo de tu lista.

En resumen,

La gestión del tiempo personal se reduce básicamente a dos cosas: Primero, mantén un registro de lo que necesitas hacer y luego hazlo. Segundo, reduce el desorden. Existen muchas otras técnicas para asegurarte de que estás ocupando tu tiempo más efectivamente, sin embargo, los cinco ítems descritos arriba te proveerán los fundamentos para que controles tu día y te asegures de que te enfocas en las actividades que requieres lograr.

¿Claro como el agua?  Contáctanos para discutir el tema a mayor profundidad: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Por: Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC
Presidente de TenStep, Inc.
Ganador del premio: “Distinguished Contribution Award” del PMI

Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC

Adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador

En la publicación anterior, hablamos sobre el éxito de los proyectos desde la perspectiva del costo y el cronograma. Este es generalmente el punto de partida cuando estás determinando si el proyecto fue exitoso o no. Pero, ¿es este el único criterio? Probablemente no. Existen otros factores que pueden considerarse y pueden variar de organización en organización. A continuación algunas áreas a considerar.

• Alcance del Trabajo.- ¿Completaste todo el trabajo? Si ya llegaste al valor del presupuesto y a la fecha de término, pero solo entregaste el 75% de los entregables originales, probablemente no se te puede considerar exitoso. Por lo tanto, este es probablemente uno de los elementos básicos que querrás capturar como parte de un proyecto exitoso.

• Calidad.- ¿Entregaste un nivel aceptable de calidad? La solución no tiene que ser perfecta, pero debe alcanzar niveles aceptables de calidad. Esto puede medirse en términos de errores, defectos o puede medirse con respecto a un grupo específico de requisitos de calidad identificados con anterioridad.

• Satisfacción del cliente.- ¿Tu cliente está satisfecho con el trabajo del equipo del proyecto en los entregables finales? Probablemente la respuesta se encuentre con algún tipo de encuesta enviada al cliente.

• Excelencia en el Desempeño.- Nos indica qué tan bien trabajaron juntos el equipo del proyecto y el cliente, sobre la solución. Muestra cuán receptivo fue el equipo del proyecto, qué tan bien se comunicaron, su profesionalismo, conocimiento, etc. Si el equipo del proyecto entregó lo asignado a tiempo y dentro del presupuesto, pero los clientes odiaron trabajar con ellos, no veo cómo podrían ser totalmente exitosos.

• Factores de Cambio de la Organización.- Tu organización puede utilizar criterios de éxito como una manera de dirigir el cambio de la organización. Por ejemplo, tal vez estás tratando de implementar procesos formales de dirección de proyectos. Puedes considerar esto como parte del éxito del proyecto. Si el equipo no utiliza los procesos comunes de dirección de proyectos, no serán del todo exitosos.

Dependiendo del proyecto, puede haber otros criterios para el éxito, incluyendo seguridad, mínimas interrupciones en las operaciones actuales, que el cliente siga contratándoles (para firmas consultoras), etc.

Valor para el Negocio

Nótese que no incluí el valor del negocio en la lista de criterios de éxito. En mi opinión, el Patrocinador es responsable del valor del negocio, no el equipo del proyecto. Si el Patrocinador ha manifestado que el proyecto puede entregar ciertos valores, el Patrocinador debe estar pendiente de medir y validar si se ha alcanzado o no el valor del negocio. Si el equipo del proyecto alcanzó la meta para cronograma, presupuesto, alcance, calidad y satisfacción del cliente, diría que el proyecto es un éxito. Si aún de esta manera, el proyecto no alcanza el valor prometido para el negocio, el Caso del Negocio no era exitoso, y el Patrocinador debe reflexionar acerca de ello. Diferentes personas pueden no estar de acuerdo con esto pero, si el equipo del proyecto no propone el caso del negocio, no pueden ser responsables de alcanzarlo.

Tablero de Control del Proyecto

Cada proyecto puede crear un tablero de control de resultados que defina: el criterio de éxito, cómo se medirá el éxito y, los objetivos. Tu organización puede entonces definir reglas para lo que le tome a todo el proyecto lograr ser exitoso. Tal vez es tan simple como indicar que el equipo del proyecto necesita alcanzar o exceder todos los criterios de éxito del tablero de control. O, tal vez si existe un número de criterios de éxito, el equipo puede no alcanzar uno o dos, pero igual seguir considerándose exitoso.

En Resumen

Cada organización debe tener algunas reglas generales acerca de cómo declarar a todo el proyecto ya sea un éxito, o un fracaso. Tu proyecto no es un fracaso si no logras el presupuesto por un dólar, o si entregas un día tarde. Normalmente, un proyecto seguirá considerándose exitoso si éste se entrega dentro de la tolerancias en costo y tiempo, y si entrega la mayor cantidad de entregables dentro de los rangos de calidad aceptable. Pero tu organización puede tener otros factores que se debe alcanzar antes de declarar exitoso a un proyecto. La clave está en asegurarse de que el criterio de éxito del proyecto se conozca antes, para que sea éste el que dirija el comportamiento del equipo.

¿Claro como el agua? Podemos ayudarte a definir e implementar el éxito del proyecto utilizando una tarjeta de resultados táctica. Si te interesa discutir el tema con mayor profundidad, contáctame ahora a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador

Una de las metas de estas notas periódicas es describir conceptos importantes de manera que puedan ser fácilmente entendidos por gerentes y por ejecutivos. Voy a necesitar todos mis poderes para alcanzar esta meta con una exposición acerca de la Gestión del Valor Ganado (EVM). Quiero ayudarles a entender este concepto sin marearles con los detalles técnicos.

Estoy seguro de que hay muchos momentos es en los que te has preguntado “¿Cómo ha progresado mi proyecto frente a su cronograma y presupuesto?”. Puedes recibir respuestas como: “dentro del presupuesto”, “50% terminado”, “70% terminado”. Pero, ¿cómo lo sabes con seguridad? Y, sobre la base de dónde estás ahora, ¿qué tan confiado te sientes acerca de que conoces cómo el proyecto está desarrollándose con respecto al cronograma y presupuesto?

La gestión del Valor Ganado se estableció para eliminar el “trabajo de adivinación” en determinar dónde estás con relación a tu línea base del cronograma y presupuesto. Utilizarla, permite a un director conocer con precisión qué tan avanzado está el proyecto, cuánto más trabajo está pendiente, cuál se espera que sea el costo final y la fecha para terminar, así como todo tipo de información interesante.

Bloques de Construcción del EVM

Existen tres métricas que son los bloques básicos del Valor Ganado (EVM – Earned Value): Valor Ganado (EV), Costo Actual (AC) y Valor Planificado (PV).

• El Valor Ganado (EV) representa el costo presupuestado del trabajo realizado hasta la fecha. Por sí solo, no te dice mucho. Así que lo usas en combinación con otros cálculos para determinar el estado del proyecto.

• El Costo Actual (AC) es simplemente el costo actual de todo el trabajo que se ha completado hasta el momento en el proyecto.

• El Valor Planificado (PV) es el costo presupuestado del trabajo que se programó (en el cronograma) para terminarse hasta hoy.

Comparar los Valores

Puedes comparar los valores de EV, AC y PV para sacar algunas conclusiones acerca del estado de tu proyecto.

• La Varianza del Cronograma (SV) compara el costo presupuestado del trabajo efectivamente realizado hasta hoy (EV) contra el costo presupuestado del trabajo que debería terminarse hasta hoy (PV). Esta comparación te permitirá determinar si estás dentro del cronograma, adelantado o retrasado. Si el resultado de (EV – PV) es positivo, significa que has terminado más trabajo de lo que estaba planificado hasta este punto; estás adelantado. De la misma manera, si la SV es negativa, el proyecto está retasado.

• La Varianza de Costo (CV) compara el costo presupuestado del trabajo que efectivamente se ha realizado hasta hoy (EV) contra el costo actual total del trabajo que se ha terminado hasta hoy (AC). Comparar estos dos números te da un sentido de si estás sobre el presupuesto, debajo o de acuerdo a éste. Si el resultado de (EV – AC) es positivo, significa que el costo presupuestado para completar el trabajo es mayor que el valor que efectivamente se gastó para la misma cantidad de trabajo. Esto significa que estás bajo el presupuesto. Si la CV es negativa, estas sobre el presupuesto.

Puedes usar estos mismos números para conocer las tendencias:

• El Índice de Desempeño del Cronograma (SPI) se calcula dividiendo EV/PV. Éste muestra la relación entre el costo del trabajo presupuestado que se ha terminado y el costo del trabajo que se planificó completar hasta este momento. Así obtenemos la tasa de avance del proyecto. Si el cálculo es mayor a 1, el proyecto está adelantado al cronograma.

• El Índice de Desempeño del Costo (CPI) se calcula dividiendo EV/AC. Éste muestra la relación entre el costo presupuestado del trabajo que se ha realizado y el costo actual del mismo trabajo. Nos da la tasa del "burn rate" del proyecto. Si el cálculo es mayor a 1, el proyecto tiene una tendencia a estar bajo el presupuesto.

Sobre la base de dónde estás ahora, y las tendencias, puedes también estimar el presupuesto total requerido para terminar el proyecto.

En Resumen

¿Actualmente, estás usando el Valor Ganado en tu proyecto? Tal vez no. Implementar la Gestión del Valor Ganado en tu organización requiere de gran disciplina y mucho trabajo. La mayoría de organizaciones que usan el EVM son contratistas o subcontratistas en proyectos del Gobierno de los Estados Unidos de América. Sin embargo, EVM es un concepto importante con el que debes familiarizarte.

¿Claro como el agua? Si te interesa una discusión más profunda, contáctame ahora a: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC

Adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador

Todos ustedes están interesados en entregar proyectos exitosos en su organización. Pero, ¿qué pasa si les pregunto qué significa “éxito” en su organización? Puedo suponer que deberán pensar un poco antes de responder. Es una pregunta fundamental sobre la que todos deben estar interesados. Pero, ¿cuántos de ustedes tienen una definición clara acerca de lo que significa que el proyecto es “exitoso”?

Empecemos con los aspectos obvios del éxito: cronograma y presupuesto. Casi todas las organizaciones con las que he trabajado preguntan por la fecha estimada de terminación del proyecto. Entonces, una de las medidas del éxito del proyecto es: si se alcanza, o no, la fecha de terminación. Por otro lado, puede ser obvio que el Director de Proyectos debería ser el responsable de cumplir con el presupuesto. Sin embargo, pienso que más de la mitad de las compañías con las que he trabajado no tienen mecanismos para asignar costos  a las cuentas de control del presupuesto de un proyecto específico. Por lo tanto, los Directores de Proyecto no son hechos responsables de los costos del proyecto. Para propósitos de este análisis, asumamos que trabajas en una organización en la que sí pueden asignar adecuadamente los costos a las cuentas del proyecto.

Empecemos por ahí. Éxito en el proyecto significa que alcanzamos las expectativas en plazo y presupuesto. Pero, ¿es así de simple? Tiene sentido que tomemos en cuenta también las solicitudes aprobadas de cambio al alcance. Estos son cambios al alcance del proyecto que no fueron parte de las expectativas iniciales. Por ejemplo, si se estima que un proyecto tome seis meses, y se aprueba un cambio al alcance que implica una extensión de un mes para concluir, la fecha de terminación se ajusta ahora a siete meses. Para mi, esta situación tiene todo el sentido del mundo, sin embargo, puedes quedar sorprendido por la cantidad de organizaciones que no encuentran justificable ajustar las expectativas iniciales. En muchas organizaciones, una solicitud de cambio al alcance puede aprobarse, y aun así, esperar que el Director de Proyecto se responsabilice por cumplir con la fecha original de terminación. Para mi, esto es realmente injusto. Tal vez, en tu organización ocurran las cosas así.

La misma lógica funciona para el presupuesto. Éste debe ajustarse según las solicitudes de cambio aprobadas. Para mi, es un principio básico de la Dirección de Proyectos. Si quieres más trabajo, debes pagar más dinero (o reducir el alcance en algún otro frente). Como mencioné antes, no todo el mundo ve las cosas de esta manera.

Así que, por ahora, nuestra definición de cronograma y presupuesto exitosos es que el proyecto pueda terminar dentro de su fecha de terminación y presupuesto originales, ajustados de acuerdo a cualquier solicitud de cambio aprobada.

Existe un tema más a tomar en cuenta: tolerancias. No conoces la fecha exacta de terminación del proyecto y el costo hasta que el proyecto se termina. Todo dato hasta antes de ese punto, es un estimado. Las estimaciones son, por naturaleza imprecisas. No se debería esperar que el Director de Proyecto alcance exactamente los mismos valores de las estimaciones. Cuando inicia un proyecto, debes definir una tolerancia de entre el 10% y el 15%. Con lo cual, si el proyecto termina con un 15% adicional a su estimado original, esto es motivo de celebración, no de menosprecio. Estoy seguro de que la mayoría de ustedes ha tenido proyectos que han terminado bastante más allá de este umbral. A estos proyectos los llamaremos “desafiantes”. Pero si terminan con un 15% adicional, los llamaremos exitosos. Tú decides la tolerancia adecuada para tu organización, ésta puede ser el 10%, aunque el 15% es razonable para mi.

Dicho esto, sé que algunos proyectos no tienen tolerancia. Algunos proyectos tienen un presupuesto y/o una fecha de terminación fijos que no se pueden sobrepasar. Si ese es el caso, se debe definir desde el inicio que la tolerancia es 0%. De esta manera, el Director de Proyecto puede manejar apropiadamente las restricciones de este cronograma y/o presupuesto. Sin embargo, para la mayoría de proyectos, es normal tener una tolerancia razonable.

En resumen

La definición de éxito del proyecto hasta ahora se ha enfocado en el cronograma y presupuesto. Sobre la base de la lógica anterior, mi definición de éxito es que el proyecto ser complete con una holgura de hasta el 15% del cronograma y del presupuesto, ajustado con cualquier solicitud de cambio aprobada.

En la siguiente publicación, completaré la historia acerca del éxito de los proyectos, tomando en cuanta calidad, alcance del trabajo, satisfacción del cliente, etc.

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