Cinco consejos para ahorrar tiempo en tus proyectos

"El tiempo es el principal enemigo de cualquier proyecto" Jim Johnson

Entre más tiempo ahorres al inicio del proyecto, más tiempo tendrás para concluirlo. Aquí compartimos contigo 5 pasos para aprovechar al máximo el tiempo en tus proyectos:

1. Vigila las tareas dependientes

Es tan importante tener la gran visión como apreciar los detalles. Entender el propósito general y la meta del proyecto contribuye a que tomes mejores decisiones y resuelvas de la mejor manera las polémicas e incidentes que surjan. Si tienes tareas ligadas en el plan con una relación fin a inicio, entonces piensa si en realidad necesitas esperar a que al primera actividad concluya, o quizás haya una oportunidad de iniciar la segunda tarea de manera anticipada.

Por ejemplo, si tienes dos tareas "escribir requerimientos" y "diseñar solución" y éstas están ligadas en tu plan, ¿Realmente tienes que esperar a que el 100% de los requerimientos estén escritos, antes de que podamos diseñar la solución? Quizás puedas iniciar el diseño general, cuando los requerimientos están 80% finalizados. Si ese es el caso, entonces el tiempo general para concluir el proyecto, será menor.

2. Olvídate de tareas que no tengan sentido

Cuando escribes tu plan por primera vez, desarrollas una lista de actividades con la impresión de que todo es alcanzable, así que incluyes todas las tareas que vienen a tu mente y la de tu equipo y que tengan que llevarse a cabo para entregar al cliente. Sin embargo mientras el proyecto avanza, las cosas cambian, siempre serás víctima de las restricciones de tiempo. Es en este momento que debes revisar la lista de actividades en tu plan y desecha todo lo que no sea absolutamente necesario para entregar el proyecto.

Algunos de esos "sería bueno tener" "good to have" deberán irse.  Por cierto, no tienes que borrar la tarea, sino moverla a una fase que se llame "Concluir post proyecto".

Establece las fases de manera que tengas la forma de llevar a cabo algunas actividades al final previo al cierre del proyecto. Esto te ahorrará tiempo y te asegurará de que lo que se está entregando es "carne" y no necesariamente la "cobertura de chocolate".

3. Agrega más recursos

¿Hay tareas o entregables que cualquiera sin un entrenamiento especial pueda realizar? ¿Puedes agregar más personas sin que se tengan que sentar una sobre otra?  Si es así, entonces incorpora más gente y delega aquellas tareas no especializadas hacia ellos, esto te ahorrará considerables cantidades de tiempo.

4. Asigna trabajo a externos cuando te sea posible

Si confías en un tercero para llevar a cabo el trabajo, entregar a un tercero el trabajo es una fuente enorme de ahorros de tiempo. Puedes subcontratar a una organización externa, a un contratista independiente o incluso a otro departamento. Solo debes asegurarte de que tomen responsabilidad del trabajo que les asignarás e inclúyelos como si fueran una parte central de tu equipo. Hazlos sentir amados y no los trates de forma distinta a la que tratas a tu equipo de tiempo completo y verás que puedes obtener grandes cosas de ellos.

5. Ayuda a tu equipo a ahorrar tiempo

Observa todo lo que hace tu equipo y descubre ineficiencias. Ayúdalos a mejorar para ahorrar tiempo. También enséñalos a delegar tareas a otros, de manera que puedan trabajar de manera inteligente con su tiempo.

Ofreceles las tareas apropiadas y que necesiten para hacer el trabajo rápido. Reacciona a sus necesidades inmediatamente y asegúrate de que nunca tengan que esperarte para hacer su trabajo. Si le das a tu equipo la dirección apropiada, las herramientas que necesitan y el soporte, ellos te ahorrarán tiempo en tus proyectos y harán que tu trabajo sea más fácil.