Cinco aspectos a considerar para dar seguimiento a tus proyectos

“Even if you are on the right track, you will get run over if you just sit there.”

Es un reto difícil; equilibrar entre la gente, el equipo, el tiempo, el dinero, los materiales, los proveedores, los riesgos para concluir tu proyecto de acuerdo a las expectativas.

Aquí compartimos cinco formas con las que puedes tener visibilidad de estas variables en beneficio de tu proyecto:

1. Tiempo y costo

Cada semana, separa una hora para determinar si tienes probabilidades de concluir tu proyecto a tiempo. Para hacerlo, identifica cualquier tarea que esté retrasada y determina si ésta puede retrasar el proyecto completo. Ahora busca formas en las que puedas reducir tiempo ya sea, terminando tareas antes de lo planeado, diferir tareas que no están en la ruta crítica o ganar aprobación de tu patrocinador para reducir tareas que no agreguen valor al proyecto.

Igualmente puedes revisar el costo total incurrido del proyecto a la fecha, contra el presupuesto originalmente aprobado. Identifica formas en las que puedas reducir costos por ejemplo, asignando recursos de menor costo, reduciendo el alcance del proyecto o motivando la productividad de tu equipo.

2. Asignación de recursos

Es necesario que mantengas una vigilancia constante sobre el porcentaje de asignación de tus colaboradores, a las tareas del proyecto. Si tienes una persona asignada el 50% al proyecto y otro 50% asignado a sus actividades operativas, probablemente no estés trabajando eficientemente. En lugar de esto, balancea las cargas de trabajo de manera equitativa, de manera que tu equipo se mantenga a niveles de ocupación de entre 80 y 100%, es decir, que no tenga sobre cargas de trabajo. Si no hay alternativa y tienes que asignar a una persona más del 100%, es imperativo que se lo hagas saber con anticipación y que esta sobre-asignación, sea por períodos de tiempo cortos, de lo contrario puedes “quemar” a tus colaboradores.

En la medida en que re-asignes trabajo entre tus colaboradores, mantén un ojo en el nivel de asignación general de recursos. Puede darse el caso de que todos en el equipo estén sub asignados y puedas reducir su tamaño con un respectivo ahorro en los costos del proyecto. Por otra parte, si todos están sobre asignados, quizás sea necesario asignar de manera rápida, más colaboradores tan pronto como sea posible.

3. Progreso y eficiencia

También necesitas dar seguimiento al progreso y eficiencia de tu equipo. Progreso se refiere al porcentaje que las tareas están terminadas a una fecha de corte específica. Eficiencia, significa el número de tareas completadas a tiempo a esa misma fecha. Es importante dar seguimiento a estos temas para asegurar que estás progresando de acuerdo con el plan definido y de que tu equipo está trabajando eficientemente al completar las tareas que les han sido asignadas.

4. Riesgos, cambios polémicas/incidentes

Todo proyecto tiene riesgos, cambios e incidentes. Es casi imposible anticipar que estos ocurran, así que el truco es resolverlos tan pronto como sea posible cuando éstos se presentan. A través del ciclo de vida del proyecto, es necesario mantenerlos estrechamente vigilados. Para cada uno de estos elementos identificados, establece una fecha objetivo de solución y da seguimiento a estas fechas de manera puntual, cuidadosa y obsesiva para asegurar que se cierren oportunamente.

5. Salud del proyecto

Adicionalmente al seguimiento del proyecto a nivel micro, es necesario tomar distancia y dar una mirada desde las alturas a tu proyecto. Es recomendable que tengas una visión clara de la salud general del proyecto. Ya has realizado la mayoría del trabajo al dar seguimiento al calendario, a los costos, a los recursos, al progreso y a la eficiencia de tu proyecto. Al dar una mirada de alto nivel al proyecto, estarás en mejor posición para dirigir a tu equipo hacia el éxito.