Tres pasos críticos para gestionar los costos de tu proyecto
Para manejar efectivamente los costos de tu proyecto, querrás implementar un Proceso de Gestión de Costos. La gestión de costos es el proceso de monitorear y controlar los costos (los gastos, por ejemplo) dentro de un proyecto.
Al registrar y monitorear los costos día a día puedes:
• Calcular el costo total de desempeñar las actividades del proyecto
• Determinar el costo total del personal en el proyecto
• Comparar el costo total real contra el costo pronosticado
• Identificar fácilmente los excesos actuales y potenciales en costos
La gestión de costos abarca un conjunto de procesos, roles y documentos para monitorear y controlar los costos dentro del proyecto. Algunos ejemplos de tipos de costos incluyen:
• Mano de obra (personal, proveedores, contratistas y consultores)
• Equipo (computadoras, mobiliario, instalaciones, maquinaria)
• Materiales (consumibles, materiales de ingeniería, agua, energía)
• Administración (legal, seguros, préstamos y contabilidad)
Hay tres pasos críticos para manejar efectivamente los costos de un proyecto. A continuación los describimos para ti:
Paso 1: Documente las gastos
El primer paso es identificar los costos reales del proyecto, utilizando formatos de gastos. Todos los directores, miembros del equipo, personal y contratistas deben llenar un formato de gastos cuando hagan algún gasto para el proyecto. Los formatos de gastos le permiten a los miembros del equipo registrar:
• La fecha en la que se hizo el gasto
• Las actividades en las que se hizo el gasto
• Tipo de gasto que se hizo
• Monto del gasto y beneficiario del pago
• Detalles de la factura relacionada con el gasto
Paso 2: Aprobación de gastos
El director del proyecto recibe los formatos de costos y los revisa para determinar si el gasto:
• Está relacionado con una actividad válida del proyecto
• Se había presupuestado en el Plan de Inversión
• No está presupuestado pero es válido, razonable y asequible
Con base en esta evaluación, el director del proyecto debe decidir si:
• Aprobar los formatos de costos y ordenar el pago
• Requerir mas información acerca de dicho gasto
• Rechazar el gasto y plantear una polémica de gasto
En la mayoría de los casos el director del proyecto tiene la autoridad para aprobar todos los gastos presupuestados; sin embargo, los gastos que no estén presupuestados dentro de cierto límite pueden requerir la aprobación del patrocinador del proyecto.
Paso 3: Actualización del Plan de Proyecto
Después de la aprobación de gastos, se programan los pagos. Los detalles de pago se registran en un Registro de Gastos. Durante el proceso de gestión de costos el administrador del proyecto mantiene éste registro actualizado. Regularmente (típicamente una vez a la semana), el administrador del proyecto también actualiza el Plan de proyecto con información proporcionada por el Registro de Gastos para:
• Identificar el costo total de cada recurso y actividad del proyecto
• Calcular el costo real contra el costo presupuestado del proyecto
• Identificar cualquier caso de exceso o menor gasto
...........................
Ahí lo tienes. Siguiendo estos tres simples pasos, podrás mejorar substancialmente tus procesos de gestión de costos, lo que te ayudará a entregar tus proyectos dentro del presupuesto.
