Todos ustedes están interesados en entregar proyectos exitosos en su organización. Pero, ¿qué pasa si les pregunto qué significa “éxito” en su organización? Puedo suponer que deberán pensar un poco antes de responder. Es una pregunta fundamental sobre la que todos deben estar interesados. Pero, ¿cuántos de ustedes tienen una definición clara acerca de lo que significa que el proyecto es “exitoso”?

Empecemos con los aspectos obvios del éxito: cronograma y presupuesto. Casi todas las organizaciones con las que he trabajado preguntan por la fecha estimada de terminación del proyecto. Entonces, una de las medidas del éxito del proyecto es: si se alcanza, o no, la fecha de terminación. Por otro lado, puede ser obvio que el Director de Proyectos debería ser el responsable de cumplir con el presupuesto. Sin embargo, pienso que más de la mitad de las compañías con las que he trabajado no tienen mecanismos para asignar costos  a las cuentas de control del presupuesto de un proyecto específico. Por lo tanto, los Directores de Proyecto no son hechos responsables de los costos del proyecto. Para propósitos de este análisis, asumamos que trabajas en una organización en la que sí pueden asignar adecuadamente los costos a las cuentas del proyecto.

Empecemos por ahí. Éxito en el proyecto significa que alcanzamos las expectativas en plazo y presupuesto. Pero, ¿es así de simple? Tiene sentido que tomemos en cuenta también las solicitudes aprobadas de cambio al alcance. Estos son cambios al alcance del proyecto que no fueron parte de las expectativas iniciales. Por ejemplo, si se estima que un proyecto tome seis meses, y se aprueba un cambio al alcance que implica una extensión de un mes para concluir, la fecha de terminación se ajusta ahora a siete meses. Para mi, esta situación tiene todo el sentido del mundo, sin embargo, puedes quedar sorprendido por la cantidad de organizaciones que no encuentran justificable ajustar las expectativas iniciales. En muchas organizaciones, una solicitud de cambio al alcance puede aprobarse, y aun así, esperar que el Director de Proyecto se responsabilice por cumplir con la fecha original de terminación. Para mi, esto es realmente injusto. Tal vez, en tu organización ocurran las cosas así.

La misma lógica funciona para el presupuesto. Éste debe ajustarse según las solicitudes de cambio aprobadas. Para mi, es un principio básico de la Dirección de Proyectos. Si quieres más trabajo, debes pagar más dinero (o reducir el alcance en algún otro frente). Como mencioné antes, no todo el mundo ve las cosas de esta manera.

Así que, por ahora, nuestra definición de cronograma y presupuesto exitosos es que el proyecto pueda terminar dentro de su fecha de terminación y presupuesto originales, ajustados de acuerdo a cualquier solicitud de cambio aprobada.

Existe un tema más a tomar en cuenta: tolerancias. No conoces la fecha exacta de terminación del proyecto y el costo hasta que el proyecto se termina. Todo dato hasta antes de ese punto, es un estimado. Las estimaciones son, por naturaleza imprecisas. No se debería esperar que el Director de Proyecto alcance exactamente los mismos valores de las estimaciones. Cuando inicia un proyecto, debes definir una tolerancia de entre el 10% y el 15%. Con lo cual, si el proyecto termina con un 15% adicional a su estimado original, esto es motivo de celebración, no de menosprecio. Estoy seguro de que la mayoría de ustedes ha tenido proyectos que han terminado bastante más allá de este umbral. A estos proyectos los llamaremos “desafiantes”. Pero si terminan con un 15% adicional, los llamaremos exitosos. Tú decides la tolerancia adecuada para tu organización, ésta puede ser el 10%, aunque el 15% es razonable para mi.

Dicho esto, sé que algunos proyectos no tienen tolerancia. Algunos proyectos tienen un presupuesto y/o una fecha de terminación fijos que no se pueden sobrepasar. Si ese es el caso, se debe definir desde el inicio que la tolerancia es 0%. De esta manera, el Director de Proyecto puede manejar apropiadamente las restricciones de este cronograma y/o presupuesto. Sin embargo, para la mayoría de proyectos, es normal tener una tolerancia razonable.

En resumen

La definición de éxito del proyecto hasta ahora se ha enfocado en el cronograma y presupuesto. Sobre la base de la lógica anterior, mi definición de éxito es que el proyecto ser complete con una holgura de hasta el 15% del cronograma y del presupuesto, ajustado con cualquier solicitud de cambio aprobada.

En la siguiente publicación, completaré la historia acerca del éxito de los proyectos, tomando en cuanta calidad, alcance del trabajo, satisfacción del cliente, etc.

¿Claro como el agua? Podemos ayudarte a definir e implementar el éxito del proyecto utilizando un tablero de resultados táctico. Si te interesa discutir el tema con mayor profundidad, contáctame ahora a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador