¿Cuándo fue la última ves que viste un proyecto planificado y ejecutado perfectamente y cuyo producto final alcanzó las expectativas en términos de presupuesto, tiempo y calidad? Si tienes suerte, puede ser que seas capaz de pensar en un proyecto que cumpla estas expectativas, tal vez dos. Es muy fácil olvidar que los proyectos exitosos se completan satisfactoriamente.

A muchos proyectos que llegaron a término no se los puede catalogar como completamente exitosos. Son complicados, pero no son tan malos como para que hayan requerido una intervención de rescate. Pueden haber terminado un poco tarde, un poco sobre el presupuesto, o pueden haber presentado otros retos. Sin embargo, se concluyeron, y entregan valor a la organización.

Por lo tanto, ¿qué tan malo debe ser un proyecto para que se lo considere candidato para un rescate formal? Tal vez deba estar en un 100% por encima del presupuesto, estar 100% retrasado, tener una baja moral y entregar productos de mala calidad. Tal vez es una combinación de todos estos factores.

Creo que el criterio general se basaría en que el proyecto está tropezando, el Director de Proyecto no es capaz de superar los problemas y existe una idea general de que el equipo del proyecto no sabe qué se requiere para completar el proyecto. Si se lo deja seguir por el mismo camino, el proyecto continuará a tropiezos; se requiere una intervención. Ese es el punto en que se justifica un rescate formal para el proyecto.

Nunca es fácil encargarse de un proyecto problemático, pero existen acercamientos que se pueden utilizar que te darán una buena oportunidad de éxito. (Recuerda que alcanzar a terminar con éxito no significa lograr las expectativas y acuerdos originales. Ya es muy tarde para eso ahora). Se puede usar el siguiente modelo de cambio de rumbo para el proyecto:

• Define y Planifica la Recuperación del Proyecto: La clave del modelo de recuperación TenStep es que no proponemos intervenir inmediatamente como bomberos. Proponemos la creación de un Proyecto de Rescate para salvar al proyecto en problemas. El proyecto de rescate se maneja como cualquier otro proyecto, con acta de constitución, cronograma, planificación, dirección, etc. Creemos que no debes agravar un proyecto en problemas con un rescate caótico. Dado que el proyecto de rescate será un proyecto pequeño o mediano, no requerirás el rigor completo de la dirección de proyectos característica de un proyecto grande.

• Evalúa el Proyecto en Problemas: Se evalúa el proyecto en problemas para determinar la causa de las fallas. Se crea opciones y recomendaciones para rescatar el proyecto.

• Desarrolla un Plan de Recuperación: Terminada la valoración y aceptadas la recomendaciones, se crea un plan de recuperación para mostrar el camino a seguir. Este plan de recuperación deber ser aprobado por todos los principales interesados.

• Activa el Plan de Recuperación: Se ejecuta el plan de recuperación, que generalmente incluye corregir los problemas originales y facilitar el camino para completar el trabajo. Se reemplaza las estimaciones sobre el cronograma y el presupuesto originales por nuevos estimados, y el equipo ahora es responsable de los nuevos números.

• Mide y Monitorea el Plan de Recuperación: El plan de recuperación se monitorea de cerca para asegurar que el rescate del proyecto se complete dentro de la expectativa.

Por su puesto, existen muchos más detalles dentro de estos cinco elementos de alto nivel. Estoy tratando de resumir al máximo el tema para poder revisarlo en dos minutos.

Resumen

Muchos de los proyectos llegan a su término a pesar de no ser considerados 100% exitosos. Ellos no requieren una intervención formal. Se requiere un verdadero desastre en el proyecto para que tenga sentido ejecutar un proyecto de rescate formal. Sin embargo, algunas veces los proyectos son un desastre, por lo que se justifica su rescate. Cuando esto ocurre, es importante tener definido un proceso para conducir el salvataje. Si no haces un buen trabajo de rescate, el proyecto original puede seguir avanzando con más dificultad, o peor que ello, el rescate en sí puede fallar.

Podemos ayudarte en la evaluación de proyectos con problemas y rescatarlos. Tenemos excelentes clases para desarrollar las capacidades necesarias y enseñar técnicas a tu personal, y tenemos servicios de consultoría para ejecutar el rescate por ti. También contamos con el modelo de rescate para dirigir nuestro trabajo. Si tienes interés en discutir el tema a mayor profundidad, contáctame ahora This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, PMI-ACP, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SCT, SPOC, SMC, SDC