Siete consejos para meter a tu proyecto de nuevo en el presupuesto
Si tienes un presupuesto establecido para tu proyecto y actualmente lo estás rebasando, entonces es poco probable que vuelvas a estar dentro de él a menos que hagas algo al respecto. Entonces, a continuación te damos siete consejos para que puedas hacerlo.
1. Utiliza la visión de helicóptero
Primero resume todos los gastos de tu proyecto hasta la fecha y compáralos con los gastos que tenías planeados desde el comienzo. Cuantifica la cantidad por la que te has excedido. Si has superado el presupuesto por un 10% del total, entonces debes actuar.
2. Revisa los gastos
A continuación, revisa los gastos reales y compáralos contra los gastos planeados por semana. ¿Siempre has gastado más dinero del que tenías presupuestado o ha sido solo en las últimas semanas? Ahora reduce las posibles causas del problema. ¿Fue porque tu presupuesto tenía errores o has experimentado problemas inesperados?
3. Reduce los recursos
Ahora, toma la primera acción para ahorrar en costos determinando si puedes utilizar proveedores, equipo o materiales más baratos. Este tipo de costos usualmente consumen gran parte de tu presupuesto, así que es importante revisarlos a detalle. También puedes ahorrar dinero reduciendo el número de contratos o personal administrativo asignados al proyecto.
4. Reduce el alcance
La mejor manera de ahorrar dinero es reducir el alcance del proyecto. Identifica los entregables que creas que no son críticos para el proyecto y negocia con tu cliente para sacarlos del alcance.
5. Monitorea los cambios
Un sitio en el que siempre se calcula mal el gasto es el área de control de cambios. Revisa los cambios actualmente solicitados del proyecto completo y solo aprueba los que son completamente necesarios de este punto en adelante.
6. Minimiza las tareas
También puedes ser capaz de ahorrar eliminando tareas que no son críticas del plan del proyecto. Típicamente, los directores de proyecto pueden ahorrar de 10 a 15% del presupuesto eliminando las tareas que no son fundamentales.
7. Potencializa la eficiencia
Motiva a tu equipo y completarán mas tareas dentro del mismo periodo de tiempo Esto te ahorrará un porcentaje de costos de personal, la cual usualmente es una de las áreas con más gastos del presupuesto.
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Al tomar estos consejos en serio, serás capaz de reducir costos y asegurar que entregarás exitosamente y dentro del presupuesto.
