¿Alguna vez has iniciado el día con grandes ambiciones para al final darte cuenta que no lograste terminar nada? Les pasa a todos, sin embargo, a algunas personas les pasa más a menudo.

Las habilidades organizativas son más fáciles para algunas personas que para otras. Por ejemplo, todos los consejos acerca de la gestión del tiempo incluirán algo con respecto a escribir aquello que quieres lograr. Para mucha gente esto es fácil y natural, mientras que otras personas tienen dificultades para crear listas y seguirlas. Es un tema que se relaciona con los hemisferios izquierdo y derecho del cerebro, y tiene que ver con que tu cerebro prefiera la lógica y la estructura o más bien el enfoque creativo y no estructurado. La gestión del tiempo requiere disciplina. Si no estás preparado para ser disciplinado, entonces no serás muy buen director de tu propio tiempo.

Esta es mi lista de las cinco mejores técnicas de gestión del tiempo:

Crea una lista diaria de cosas por hacer.- Debes empezar por esta actividad básica. Si al inicio del día (o al final del día anterior) no haces un seguimiento de lo que quieres alcanzar, no tendrás la posibilidad de hacer una gestión efectiva del tiempo. La lista puede incluir ítems personales o profesionales. Esta puede ser una lista en papel, puede estar en tu calendario, puede estar en tu celular, etc. Sigue consultando la lista a lo largo del día para recordar lo que consta en ella. Por ejemplo, si tienes diez minutos antes de una reunión, revisa la lista. Puede haber un e-mail que querías enviar y que se lo puede hacer en menos de diez minutos. Cuando completes cada ítem, márcalo como “cumplido”. Mucha gente encuentra gratificación en poder tachar un ítem cuando se lo ha completado, pero esto también se relaciona con el tema del cerebro izquierdo - cerebro derecho.

Anota todos los ítems de seguimiento.- Inicias tu día con una lista de cosas que quieres completar, sin embargo, durante el día aparecerán nuevas cosas. ¿Cómo les haces seguimiento? Ya lo tienes; ubícalos en tu lista diaria. ¿Te has preguntado alguna vez por qué la gente te dice que hará algo, pero más tarde no lo cumple? Es porque no lo anotan.

Guardar para más adelante el trabajo incompleto.- De acuerdo, ahora tienes una lista de trabajo diario y has añadido nuevos ítems para hacerles seguimiento a lo largo del día. ¿Qué haces con las cosas que no has completado al final del día? ¿Solo las desapareces? No, las llevas a la lista de mañana.

Mantén un registro de las fechas de vencimiento.- Utiliza tu lista para llevar un registro de las fechas límite. Algunas personas se pasan de las fechas tope más regularmente de lo que las cumplen. Parte del problema es que no las anotan y por lo tanto no las recuerdan. Si no tienes claro cuándo es la fecha tope, pregunta para cuándo se requiere que la actividad se complete, anota la fecha, y luego usa tus habilidades de gestión del tiempo para asegurarte de que el trabajo se concluya a tiempo. Si no puedes cumplir el compromiso, comunícalo proactivamente con anticipación.

Mantén un espacio de trabajo limpio.- Generalmente (pero no siempre) es verdad que la gente que mantiene espacios de trabajo abarrotados no son buenos organizadores. Tira los papeles que ya no necesitas. Es más difícil ser una buen administrador del tiempo cuando te demoras mucho buscando cosas en un ambiente de trabajo desordenado.

No puedes ser un buen administrador de tiempo si no tienes una buena estructura personal y disciplina. Por su puesto, debes ser flexible. No puedes ser un esclavo de tu lista.

En resumen,

La gestión del tiempo personal se reduce básicamente a dos cosas: Primero, mantén un registro de lo que necesitas hacer y luego hazlo. Segundo, reduce el desorden. Existen muchas otras técnicas para asegurarte de que estás ocupando tu tiempo más efectivamente, sin embargo, los cinco ítems descritos arriba te proveerán los fundamentos para que controles tu día y te asegures de que te enfocas en las actividades que requieres lograr.

¿Claro como el agua?  Contáctanos para discutir el tema a mayor profundidad: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Por: Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC
Presidente de TenStep, Inc.
Ganador del premio: “Distinguished Contribution Award” del PMI

Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC

Adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador