Cinco pasos para administrar tu trabajo cotidiano
Uno de los grandes desafíos del mundo moderno es poder trabajar en ambientes de gran dinamismo, incertidumbre, riesgo y gran exigencia. Siguiendo estos 5 pasos puedes mejorar tu organización personal, lo que representa una clave para destacar y ser más productivo.
Paso 1: Consolidar
Probablemente tienes algunas decenas de tareas escritas en tu escritorio, en tu calendario, en documentos, en minutas en correos, en listas de acción, incluso en tu celular. El primer punto clave, es centralizar todas estas listas en una sola lista consolidada.
Asegúrate de que tu lista de tareas sea fácilmente accesible, pues de lo contrario, acabarás salpicado de varias tareas incumplidas.
Paso 2: Priorizar
Con todas tus tareas en un solo lugar, priorízalas poniendo las más importantes hasta arriba. De esta forma, puedes trabajar de manera descendente sabiendo que siempre estarás trabajando en lo más importante con la oportunidad del caso.
Asegúrate de priorizar tus tareas con base en los criterios adecuados. NO siempre coloques las tareas más fáciles hasta arriba. Las tareas de mayor prioridad deberían ser aquellas que entregan más valor, que son críticas para el (o los) proyecto(s) o sean predecesoras de alguien que deba esperar que se concluyan para realizar su trabajo.
Paso 3: Calendarizar
Con una vista clara de todas tus tareas y sus prioridades, ahora lo que necesitas es estimar cuanto tiempo, típicamente, te tomará concluir cada tarea en tu lista. Así que escribe el esfuerzo necesario para cada una y trata de ser lo más realista posible.
Ahora crea un calendario de manera que "mantengas en el radar" las tareas en las que vas a trabajar y cuando debes hacerlo. Tener un calendario es muy útil porque contribuye a que tu y tu equipo hagan un pronóstico del trabajo que falta por concluir.
Paso 4: Actualizar
Al inicio de cada día, actualiza tu calendario marcando las tareas que ya concluiste y re-calendarizando aquellas que aun faltan por desarrollar. Solo entonces sabrás que vas al día.
Si tu calendario queda desactualizado, muy pronto se volverá inútil. No obstante, al mantenerlo al día, será una herramienta poderosa, pues dará a tu equipo y a ti, un mapa de ruta del trabajo que aun falta por desempeñarse.
Paso 5 comunicar:
Tu equipo querrá saber en lo que se ha estado trabajado y cuando es probable que terminen. Así que comparte tu calendario con ellos. Ayudándolos a mantenerse informados a lo largo del camino.
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Sigue estos pasos, hazlo con disciplina y notarás una gran diferencia en tus actividades cotidianas.
