Cada director de proyectos tiene un presupuesto establecido. Es una de esas cosas que hacen a un “proyecto” un proyecto. Si tienes un presupuesto anual en curso, entonces estarás administrando un actividad operativa, no un proyecto.

Para un Director de Proyecto, el reto de presupuestar es que a menudo, para el momento en el que son asignados a un proyecto, el presupuesto ya ha sido establecido por un Patrocinador. El Director de Proyecto no tiene realmente mucha influencia en el asunto, entonces ¿cómo puedes dirigir tus proyectos dentro del presupuesto, cuando no fuiste tu quien creó el presupuesto?

A continuación encontrarás los 10 principales consejos para saber como lograrlo.

Consejo 1: Revisa el presupuesto

Tan pronto como te asignen a un proyecto, haz que una de tus primeras tareas sea revisar el presupuesto establecido. Incluso si el presupuesto no ha sido formalmente establecido, el Patrocinador del Proyecto tendrá algunas ideas sobre el presupuesto general que está disponible para usarse. Si crees que el presupuesto es insuficiente, dile a tu Patrocinador tan pronto como te sea posible.

Consejo 2: Crea un plan financiero

Aunque ya exista un presupuesto o no, el próximo paso es crear un plan financiero detallado para tu proyecto. El plan presentará todos los ingresos y gastos planeados y cuando probablemente sucederán. Asegúrate de que tu Patrocinador acepte tu plan y de que estás cómodo y sabes que puedes entregar el proyecto con base en el plan.

Consejo 3: La línea base

Bien, entonces ahora estás dirigiendo el proyecto basado en un plan financiero detallado, no un presupuesto impreciso o una guía general de lo que deberá gastarse. Tienes una visión detallada del pronóstico de los ingresos y costos planeados, contra la cual medir el progreso del proyecto. Ahora debes hacer de el plan la línea base, consiguiendo la aprobación y firma de tu Patrocinador y comunicándolo a tu equipo.

Consejo 4: El plan es el plan

Mucha gente dirige sus proyectos comparando contra el monto total disponible. No caigas en esta trampa, si no, pensarás que siempre tienes suficiente fondos para completar el proyecto. Mejor guía tu proyecto con el plan  financiero que desarrollaste. Si algunos ítems se estan pasando del presupuesto, investiga porqué y arregla los problemas. Solo gestionando a este nivel de detalle puedes construir una visión acertada del desempeño del proyecto en comparación con el presupuesto.

Consejo 5: Ponte serio

Si eres serio sobre entregar tu proyecto dentro del presupuesto, entonces debe implementar alguna clase de proceso de gestión de costos. Este proceso te dará procedimientos formales para la identificación, registro y monitoreo de los costos del proyecto contra el presupuesto.

Consejo 6: Usa formatos de costo

Asegúrate de que tu personal registre todos los costos utilizando formatos de costos. Solo registrando los costos formalmente puedes crear una visión exacta del costo general del proyecto a la fecha.

Consejo 7: Contabiliza tus costos

Al utilizar una contabilidad de costos, puedes crear una visión resumida del costo del proyecto a la fecha, en cualquier momento.

Consejo 8: Reporta el progreso

Hemos visto a algunos Directores de Proyecto decirle a sus Patrocinadores que es probable que se pasen del presupuesto ¡una semana antes de la fecha que tenían establecida para terminar! Si has tenido algún indicio de que probablemente te salgas del presupuesto, dile a tu patrocinador tan pronto como puedas. Te ayudará a conseguir su compromiso y quizá te pueda auxiliar.

Consejo 9: No te asustes

Si necesitas más dinero y has quemado todas las demás opciones, entonces pídelo. No tengas miedo de decirle a tu Patrocinador que has llegado a este punto. Recuerda que muy a menudo hay muchas razones válidas para requerir más dinero durante el proyecto.

Consejo 10: Balancea el tiempo, costo y calidad

Recuerda, tu meta es entregar el proyecto a tiempo, al costo y con calidad. Nunca comprometas el tiempo y la calidad para entregar un proyecto dentro del presupuesto. Es un trabajo retador, pero siempre trata de balancear el tiempo, costo y calidad de manera justa. ¡Tu puedes!