Existen cinco claves clásicas que permiten distinguir a los proyectos “desafiantes”. En seguida las describiremos y te ofreceremos nuestros consejos para manejarlos:


1. Fechas límite ajustadas

Si la fecha de entrega de tu proyecto es prácticamente inalcanzable, entonces esto es lo que debes hacer: Primero, intenta retrasarla, y si no puedes, replanifica de inmediato tu proyecto para que puedas saber por cuánto tiempo estas atrasado. Si el retraso es mayor al 10%, intenta encontrar recursos adicionales que te ayuden a entregarlo más rápidamente. Y si no puedes conseguir los recursos, entonces reduce tu alcance.

Segundo, identifica los entregables que no son críticos y consigue la aprobación de tu Patrocinador para que puedas entregarlos después de la fecha límite. Finalmente, debes revisar las actividades de tu plan para definir si puedes producir los mismos entregables con menos actividades y menos esfuerzo. Usa estas herramientas de Dirección de Proyectos para ahorrarte tiempo y esfuerzo al completar las actividades de tu proyecto.

2. Presupuesto limitado

Si tu presupuesto es reducido, intenta encontrar otro Patrocinador en tu negocio para que te brinde los fondos adicionales necesarios. Si el flujo de efectivo es el problema, entonces negocia con los proveedores para que te permitan usar los productos, pero reciban el pago cuando ya puedas disponer de los fondos. Usa los recursos internos antes que a contratistas externos pues usualmente son mas baratos. Renta el equipo en lugar de comprarlo. Renegocia con tus proveedores para que reduzcan sus entregables y por lo tanto sus costos. Y por ultimo, reduce las horas extra del personal y ofréceles vacaciones forzosas sin pago cuando tenga tiempo de inactividad.

3. Escasez de recursos

Si no tienes suficientes recursos para completar el proyecto, entonces sigue estos pasos: Revisa tus entregables y asegúrate de  enfocarte primero en los que son más críticos. Intenta encontrar gente en tu organización que pueda ser asignada a tu proyecto, sin que tú estés a cargo. Si no puedes, entonces necesitas trabajar muy astutamente, así que tómate un tiempo cada día para priorizar tus tareas y asegurarte de que todos estén utilizando su tiempo sabiamente. Si es necesario, trabaja horas extra pero no te sobrepases. Solo puedes trabajar astutamente si estás “tan fresco como una lechuga”.

4. Cambios de alcance

Si tu alcance cambia constantemente, entonces necesitas definirlo. Comienza identificando la tareas en la “ruta crítica” y apégate a ellas, a pesar de que se generen solicitudes de cambio. Identifica las prioridades de tu proyecto y haz que tu Patrocinador las acepte. Asegúrate de que cada prioridad esté vinculada a algún objetivo del negocio, así será mas difícil que cambien.

5. Siendo un super héroe

¿Acaso todos esperan que seas como un super héroe y entregues el proyecto en menos tiempo, con menos presupuesto y menos recursos de los que necesitas? Si es así, no te preocupes, es normal. El truco es manejar las expectativas de la gente, haciendo promesas pequeñas y entregas grandes. Mantén a la gente bien informada para que sepan qué vas a entregar, cómo y para cuándo.

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Al seguir estos consejos, puedes entregar proyectos desafiantes con una gran sonrisa, y ganar reputación por tener cualidades de super héroe.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador