En la publicación anterior, hablamos sobre el éxito de los proyectos desde la perspectiva del costo y el cronograma. Este es generalmente el punto de partida cuando estás determinando si el proyecto fue exitoso o no. Pero, ¿es este el único criterio? Probablemente no. Existen otros factores que pueden considerarse y pueden variar de organización en organización. A continuación algunas áreas a considerar.

• Alcance del Trabajo.- ¿Completaste todo el trabajo? Si ya llegaste al valor del presupuesto y a la fecha de término, pero solo entregaste el 75% de los entregables originales, probablemente no se te puede considerar exitoso. Por lo tanto, este es probablemente uno de los elementos básicos que querrás capturar como parte de un proyecto exitoso.

• Calidad.- ¿Entregaste un nivel aceptable de calidad? La solución no tiene que ser perfecta, pero debe alcanzar niveles aceptables de calidad. Esto puede medirse en términos de errores, defectos o puede medirse con respecto a un grupo específico de requisitos de calidad identificados con anterioridad.

• Satisfacción del cliente.- ¿Tu cliente está satisfecho con el trabajo del equipo del proyecto en los entregables finales? Probablemente la respuesta se encuentre con algún tipo de encuesta enviada al cliente.

• Excelencia en el Desempeño.- Nos indica qué tan bien trabajaron juntos el equipo del proyecto y el cliente, sobre la solución. Muestra cuán receptivo fue el equipo del proyecto, qué tan bien se comunicaron, su profesionalismo, conocimiento, etc. Si el equipo del proyecto entregó lo asignado a tiempo y dentro del presupuesto, pero los clientes odiaron trabajar con ellos, no veo cómo podrían ser totalmente exitosos.

• Factores de Cambio de la Organización.- Tu organización puede utilizar criterios de éxito como una manera de dirigir el cambio de la organización. Por ejemplo, tal vez estás tratando de implementar procesos formales de dirección de proyectos. Puedes considerar esto como parte del éxito del proyecto. Si el equipo no utiliza los procesos comunes de dirección de proyectos, no serán del todo exitosos.

Dependiendo del proyecto, puede haber otros criterios para el éxito, incluyendo seguridad, mínimas interrupciones en las operaciones actuales, que el cliente siga contratándoles (para firmas consultoras), etc.

Valor para el Negocio

Nótese que no incluí el valor del negocio en la lista de criterios de éxito. En mi opinión, el Patrocinador es responsable del valor del negocio, no el equipo del proyecto. Si el Patrocinador ha manifestado que el proyecto puede entregar ciertos valores, el Patrocinador debe estar pendiente de medir y validar si se ha alcanzado o no el valor del negocio. Si el equipo del proyecto alcanzó la meta para cronograma, presupuesto, alcance, calidad y satisfacción del cliente, diría que el proyecto es un éxito. Si aún de esta manera, el proyecto no alcanza el valor prometido para el negocio, el Caso del Negocio no era exitoso, y el Patrocinador debe reflexionar acerca de ello. Diferentes personas pueden no estar de acuerdo con esto pero, si el equipo del proyecto no propone el caso del negocio, no pueden ser responsables de alcanzarlo.

Tablero de Control del Proyecto

Cada proyecto puede crear un tablero de control de resultados que defina: el criterio de éxito, cómo se medirá el éxito y, los objetivos. Tu organización puede entonces definir reglas para lo que le tome a todo el proyecto lograr ser exitoso. Tal vez es tan simple como indicar que el equipo del proyecto necesita alcanzar o exceder todos los criterios de éxito del tablero de control. O, tal vez si existe un número de criterios de éxito, el equipo puede no alcanzar uno o dos, pero igual seguir considerándose exitoso.

En Resumen

Cada organización debe tener algunas reglas generales acerca de cómo declarar a todo el proyecto ya sea un éxito, o un fracaso. Tu proyecto no es un fracaso si no logras el presupuesto por un dólar, o si entregas un día tarde. Normalmente, un proyecto seguirá considerándose exitoso si éste se entrega dentro de la tolerancias en costo y tiempo, y si entrega la mayor cantidad de entregables dentro de los rangos de calidad aceptable. Pero tu organización puede tener otros factores que se debe alcanzar antes de declarar exitoso a un proyecto. La clave está en asegurarse de que el criterio de éxito del proyecto se conozca antes, para que sea éste el que dirija el comportamiento del equipo.

¿Claro como el agua? Podemos ayudarte a definir e implementar el éxito del proyecto utilizando una tarjeta de resultados táctica. Si te interesa discutir el tema con mayor profundidad, contáctame ahora a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador