Un “proyecto” por definición siempre tendrá un marco de tiempo limitado y un presupuesto fijo. El “presupuesto” es la cantidad de dinero que el Patrocinador está dispuesto a invertir para alcanzar los objetivos del proyecto. Por eso, te damos algunos consejos y pistas para establecer tu presupuesto y medir tu progreso contra el mismo.

1. No lo fijes en piedra

Tu primer trabajo como Director de proyecto es preguntarle al Patrocinador “Y entonces, ¿cuánto tiempo tengo y cual es el presupuesto?”. Tu siguiente trabajo es a menudo, pedir más tiempo y más dinero para potencializar tus posibilidades de tener éxito.

Puedes hacerlo escribiendo un Caso de negocio, un Estudio de factibilidad y un Acta de proyecto para mostrarle a tu Patrocinador que necesitarás más dinero que el que se ha identificado, para lograr los objetivos del proyecto. Cuando hayan acordado una cantidad que creas adecuada, pídele que “fije esta cantidad como el presupuesto, pero mantenga otro 10-20% disponible como contingencia”.  De esa manera, tu presupuesto no estará fijado en piedra.

2. Planifica a futuro

Desde el principio, crea un Plan Financiero para que tengas una visión detallada de todos las inversiones que surgirán y cuando ocurrirán. Si no lo has hecho, haz un Plan de proyecto para que puedas saber el costo de cada actividad a completar.

De esta manera, sabrás para cada semana del proyecto, la cantidad de dinero que se consumirá. Asegúrate de que los montos en tu Plan Financiero y tu Plan de Proyecto estén alineadas con el presupuesto establecido. Así, sabrás que tienes una buena probabilidad de entregar el proyecto sin salirte del presupuesto, desde el principio.

3. Establece la línea base

Desde el momento en el que has establecido el presupuesto, necesitas comenzar a registrar los costos reales del proyecto. Eso incluye, el costo real de tu tiempo, tu personal, contratistas, equipos y materiales. Si estás usando personal interno, entonces asigna una tasa estándar al costo por hora de estos recursos y pide que llenen un formato de tiempo para que sepas cuantas horas han invirtiendo en el proyecto.

Si no tienes una contabilidad de costos, utiliza una hoja de cálculo para registrar el costo diario del proyecto. Si quieres entrar en detalles, entonces también registra los costos de las actividades en tu Plan de proyecto. Al registrar con precisión los costos a través de todo el proyecto, podrás asegurarte de que te mantienes en el camino correcto.

4. Mantén el camino

Para revisar si te encuentras en el camino correcto, compara tus costos reales contra los costos planeados, e identifica cualquier desviación. Si siempre estás por debajo del costo semanal planeado, entonces es muy probable que entregues tu proyecto sin rebasar el presupuesto. ¡Es simple!