Artículos Boletín TenStep

En muchas ocasiones se te pide dirigir un proyecto largo que inicia con mucha incertidumbre. Puedes no tener completa seguridad sobre los requerimientos de recursos, los entregables finales, el costo, el cronograma, etc. Los miembros del equipo pueden no estar asignados a tiempo completo en tu proyecto. Pueden incluso estar asignados a otros proyectos o ser un recurso asignado como soporte a las aplicaciones de producción. Puede haber muchos riesgos. Una parte del proceso de planeación implica decidir cómo manejar lo desconocido. La buena noticia es que todo el tiempo los directores de proyectos manejan la incertidumbre relacionada con los proyectos grandes y es muy posible que tu puedas tener éxito también. Puedes imaginar proyectos con docenas (o centenares) de trabajadores y plazos muy largos. Si esos directores de proyectos pueden ser exitosos; tú también puedes.

¿De acuerdo, entonces, qué hacer? A continuación encontrarás sugerencias a considerar, dependiendo de lo que creas que será mejor para tu situación.

Divide el trabajo en partes más pequeñas

Lo primero que debes hacer con un proyecto grande es dividirlo en piezas más pequeñas, si es posible. Por ejemplo, digamos que tienes un proyecto con el ciclo de vida tradicional en cascada. Aunque no tengas claro el trabajo que harás el año siguiente, deberías por lo menos conocer qué necesitas hacer dentro de los siguientes meses. Posiblemente empezarás un proceso de recolección de requerimientos. En lugar de definir un proyecto de un año, empieza por definir un proyecto que cubra solamente la fase de análisis. Luego de este proyecto, puedes redefinir y estimar lo que queda del trabajo. Si aún te sientes incómodo haciéndolo, entonces tal vez puedes crear un proyecto que cubra solamente la fase de diseño. Por último, puedes completar el trabajo en tres o cuatro proyectos pequeños en lugar de uno solo muy grande, pero lo harás de todos modos. También podrás planificar y manejar más fácilmente cada uno de los proyectos pequeños.

Entrega menos detalle según el horizonte se aleja

Muchas organizaciones no están estructuradas de tal manera que te permitan partir el proyecto en un set de proyectos más pequeños. Muchas compañías solo quieren pagar y monitorear un proyecto. Si lo partes en pedazos, la gente se confunde acerca de qué estás haciendo.  La siguiente idea es estimar y planificar el trabajo para el plazo total, pero comprender que habrá menos detalle mientras más lejos estés del futuro. Nuevamente, debes tener un plan de trabajo firme y detallado para los siguientes tres meses, pero entonces, la planificación estará a un nivel más y más alto. Tienes un plazo para completar el trabajo, pero solo las actividades de corto plazo se pueden planificar con detalle. Posiblemente este es el acercamiento por el que más directores de proyecto optan, en proyectos largos.

Por supuesto, no puedes dejar toda la información a un nivel alto. Debes re-planear el proyecto cada mes, validar el trabajo detallado para los próximos dos meses y luego construir los detalles para el tercer mes. Esto asegura que siempre tengas una ventana de programación de tres meses, y que puedas incluir más y más detalle para los meses por venir. Si la planificación detallada te hace ver que no alcanzarás tus fechas tope dentro del presupuesto, intenta resolver la situación del plan de trabajo inmediatamente o eleva esta posibilidad a riesgo potencial.

Si estás preocupado acerca de la disponibilidad de recursos, este acercamiento debe funcionar. Cuando creas el plan de trabajo inicial, puedes empezar por comunicar acerca del personal específico que requerirás dentro de los próximos tres meses, y los tipos generales de personas que necesitarán en los meses por venir.  Si mantienes una ventana de planificación detallada de tres meses, serás capaz de dar al gerente de RRHH una ventaja de hasta tres meses luego de que sepas exactamente a quién necesitas. Si los recursos no están disponibles, también cuentas con hasta tres meses para reportar el problema y para buscar alternativas. Una notificación de dos o tres meses debería ser suficiente tiempo para manejarte dentro de cualquiera de estos escenarios.

Usa Múltiples Técnicas de Estimación

La técnica de estimación clásica es construir una Estructura de Desgloce del Trabajo (WBS), estimar el trabajo asociado con el nivel más bajo de actividades y luego sumar todo de regreso para obtener el estimado general final. Este acercamiento no funciona bien cuando no estás seguro acerca de qué exactamente se tratará el trabajo a futuro. Afortunadamente, existen otras técnicas de estimación que pueden ayudarte a revisar de manera cruzada tus estimaciones de esfuerzo, costo y duración.

Primero, puedes confiar en expertos externos que revisen tu Acta de Constitución del Proyecto y el Plan del Trabajo, para definir si tus estimados son razonables. Segundo, puedes ver si han existido proyectos similares en tu compañía, de los que puedes revisar el plan de trabajo anterior y analizar qué tanto se alinea con tu proyecto. Tercero, puedes utilizar guías de la industria para crear estimados generales sobre la base de cuánto tiempo piensas que tomará la fase de análisis. Si, por ejemplo, encuentras guías de estimación que dicen que la fase de análisis de un proyecto con las características del tuyo toma 28% del total del proyecto, entonces, puedes proveer un estimado de alto nivel de todo el proyecto, partiendo del estimado detallado de la fase del análisis de tu proyecto.

Gestión del Riesgo

Generalmente, el problema con proyectos largos es que existen muchas cosas que pueden ocurrir en el futuro sobre la que tú desconoces en este momento. En otras palabras, existen riesgos potenciales en el futuro. Ya hemos discutido algunas maneras de lidiar con la incertidumbre del riesgo que resulta de estimar el cronograma y el esfuerzo. Existen otros riesgos también. En tu caso, por ejemplo, existe el riesgo de que los recursos que necesites en el futuro, no estén disponibles cuando los requieras.

Todos estos riesgos pueden ser identificados, y luego se puede llevar a cabo un plan específico para mitigar el riesgo y asegurar que éste no ocurra. Cada mes, podrás actualizar el plan de riesgo para asegurarte de que los riesgos conocidos se manejan, y que se identifican los nuevos. Si piensas que existe un riesgo asociado con cualquier aspecto del proyecto en el futuro, identifícalo y mitígalo.

En resumen

Es correcto que te preocupes por los temas desconocidos asociados a proyectos grandes. Sin embargo, existe un número de técnicas que se pueden usar para hacerte sentir más tranquilo. Sentirse tranquilo no implica que conozcas todo. Sentirte tranquilo significa que has hecho tu mejor intento en definir el proyecto lo mejor que has podido, y luego, confiar en un buen grupo de procesos de comunicación, gestión de riesgo y de cronograma para descubrir la naturaleza detallada del proyecto según avanzas.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC

Tal vez, una de las áreas de poco reporte de fracaso del proyecto es la gestión de riesgos. En muchos casos, los riesgos de los proyectos no se identifican, analizan y gestionan de manera proactiva. Incluso en los casos en que el riesgo es una parte activa del proceso de ejecución, el rigor dedicado a esta área es insignificante. Muy a menudo, los problemas se abordan de forma reactiva, causando cronogramas y presupuestos excedidos. Esto se traduce en cronogramas extendidos, excesos en el presupuesto, y demasiadas horas extra del personal con el consecuente agotamiento de los mismos.

La práctica más recomendada es utilizar un enfoque integrado y proactivo de gestión de riesgos para todos los esfuerzos del proyecto. Esto incluye el desarrollo y la publicación del Plan de Gestión de Riesgos y la educación de todo el equipo del proyecto sobre los beneficios de realizar la gestión de riesgos. A un nivel más específico,  es necesaria la integración de los riesgos identificados en el alcance, el cronograma y el costo. Además,  mantener un registro de riesgos y hacer que los datos estén a disposición de todos, a través de informes y portales de servicio para cada uno, ayuda enormemente.

En TenStep hemos creado el curso “Pensar positivamente acerca de los Riesgos”, el cual se centra en los elementos clave de la gestión de riesgos.  En entender por qué cuando esta gestión es proactiva, se convierte en un factor crítico para el éxito del proyecto, y en cómo implementar un enfoque positivo para identificar y gestionar los riesgos.  El curso incluye el debate y diálogo entre los participantes y presenta técnicas para la gestión de riesgos, a través de ejercicios prácticos, actividades de grupo, y el singular y muy interactivo simulador Project Risk.   Este curso incluye una revisión de la terminología de gestión de riesgos, como se describe en la Guía del PMBOK® y proporciona técnicas para una efectiva gestión de los riesgos en los proyectos.  Se estará dictando en la ciudad de Quito del 02 al 05 mayo de este año. Si deseas mayor información sobre este curso, haga click aquí.

El simulador que se utilizará en el curso permite no sólo aprender y practicar la gestión de riesgos, también se desarrolla el trabajo en equipo, se conocen los procesos de gestión de proyectos y la técnica de valor ganado. El objetivo es conseguir llegar a la meta con el mayor número posible de fichas (de dinero) y de miembros del equipo en un plazo no superior a 12 períodos. En el camino deberás gestionar riesgos positivos (oportunidades) y riesgos negativos (amenazas) e incluso negociar con otros equipos para evitar la bancarrota.

Los riesgos del proyecto tienen su origen en la incertidumbre que está presente en todos los proyectos. Los riesgos conocidos son aquéllos que han sido identificados y analizados, lo que hace posible planificar respuestas para tales riesgos. Los riesgos desconocidos específicos no pueden gestionarse de manera proactiva, lo que sugiere que el equipo del proyecto debe crear un plan de contingencia. Un riesgo del proyecto, que ha ocurrido, también puede considerarse un problema.

El director del proyecto deberá llevar a cabo una evaluación del riesgo con el equipo involucrado en el proyecto y el cliente para identificar riesgos de nivel alto, medio y bajo. Si se tiene suerte, se encontrará que existen muy pocos riesgos. Sin embargo, esta evaluación alertará al cliente y al equipo sobre cualquier riesgo de nivel medio o alto que pudieran causar problemas en el futuro.

Todos los proyectos tienen algún nivel de incertidumbre debido a las implicaciones que conlleva  su relación con el entorno en el cual tiene lugar. Los proyectos con un nivel más alto de riesgo requieren una gestión del riesgo más rigurosa y mayor gestión del enfoque. Aunque no es posible eliminar completamente todo el riesgo, la mayoría puede anticiparse hasta cierto nivel y controlarse con antelación.

Los siguientes diez consejos van a ayudarte a realizar una Gestión del Riesgo rápida y efectiva:

1. Crea un Plan de Riesgos. Para asegurarte de que identificas y priorizas todos tus riesgos desde el principio.

2. Realiza Revisiones de Riesgos. Estas revisiones se realizan para monitorear y controlar los riesgos del proyecto con los miembros principales del equipo. En cada reunión se evalúa los riesgos vigentes y se considera cualquier nuevo riesgo.

3. Usa formularios para Riesgos. Cada vez que identificas un nuevo riesgo para tu proyecto debes completar el Formulario de Riesgos y documentarlo. Este formulario ayuda a describir el riesgo en detalle, y estimar la probabilidad de ocurrencia y el impacto en tu proyecto.

4. Calcula la prioridad. Para cada riesgo identificado, hay que multiplicar la probabilidad por el impacto. Con estos valores estás listo para priorizar los riesgos en orden descendente.

5. Crea un Registro de Riesgos. Documentando en un Registro de Riesgos los detalles de todos los formularios de Riesgos, vas a poder monitorear y controlar los riegos prioritarios con rapidez y facilidad cada semana.

6. Informa sobre los riesgos de alto nivel. Para asegurarte de que el Comité de Proyecto está completamente informado del estado general del proyecto, debes reportar también los riesgos de alto nivel para tomar acción. También ayuda a involucrarlos y a compartir la responsabilidad sobre los riesgos más importantes que podrían impactar seriamente al proyecto.

7. Establece un Plan de Respuesta. Una vez que cada riesgo fue evaluado y priorizado, debes establecer un plan de respuesta para evitarlo, transferirlo o mitigarlo. Cada acción identificada debe ser asignada a un miembro del equipo.

8. Revisa el cambio. La naturaleza de los riesgos cambia con el tiempo. Revisa el estado de cada riesgo semanalmente para asegurarte de que no haya un aumento repentino de prioridad que necesite atención urgente.

9. Comparte la Propiedad. El Proceso de Gestión del Riesgo no es propiedad de una sola persona dentro de un proyecto. Para identificar, revisar y controlar los riesgos exitosamente durante el ciclo de vida del proyecto, asegúrate que logras el compromiso total de todos los miembros del equipo.

10. Asigna los roles y responsabilidades. Tanto los miembros del equipo, como los directores de proyecto y el Comité de Proyecto deben tener sus roles y responsabilidades asiganados para poder gestionar los riesgos en el proyecto.

¡Ahí lo tienes! Si usas estos diez consejos, vas a mejorar la gestión de riesgos en tu proyecto e incrementar tus probabilidades de éxito.

Diez consejos efectivos para gestionar los riesgos de tu proyecto

Los siguientes consejos te ayudan a realizar la Gestión del riesgo para tu proyecto rápida y efectivamente:

1. Crea un Plan de Riesgos para asegurar que todos los riesgos del proyecto has sido identificados y prioridades claramente desde muy temprano en la fase de planificación.

2. Realiza revisiones periódicas. Estas revisiones son reuniones entre los interesados clave del proyecto para evaluar y controlar los riesgos del proyecto. En cada reunión de revision se evalúan los riesgos identificados y se pone en consideración cualquier riesgo nuevo.

3. Utiliza plantillas de Riesgos. Cada vez que identificas un nuevo riesgo del proyecto debes documentarlo llenando un formulario de Riesgos. Este formulario facilita que realices una descripción clara del riesgo y puedas determinar la probabilidad de ocurrencia y el impacto en el proyecto en caso de que ocurra.

4. Identifica las Prioridades. Para cada riesgo identificado. debes calcular su prioridad sumando la probabilidad e impacto calculados previamente.

5. Prepara el Registro de Riegos. Documentando los detalles de los Formularios de Riesgos en el Registro de Riesgos vas a poder evaluar y controlarlos riesgos y sus prioridades cada semana de una manera rápida y sencilla.

6. Informa sobre los Riesgos principales. Para asegura que el Comité Ejecutivo se mantiene informado del estado general del proyecto, debes informar sobre todo los riesgos prioritarios para tomar acciones oportunas.

7. Asigna tareas de Riesgos. Una vez hayas revisado cada riesgo y determinado su prioridad, debes asignar las acciones necesarias para evadirlo, transferirlo o mitigarlo. Cada acción identificada debe ser asignada a un miembro del equipo.

8. Monitorea los cambios. La naturaleza de muchos riesgos cambia en el tiempo. Asegúrate de revisar el estado de cada riesgo semanalmente para evitar sorpresas, como que se ha incrementado su prioridad rápidamente y necesita acción urgente.

9. Comparte la Propiedad. El proceso de Gestión de Riesgos no es propiedad de una sola persona. Para identificar, evaluar y controlar exitosamente los Riesgos durante el ciclo de vida del proyecto, asegúrate que todos los miembros del equipo están comprometidos.

10. Asigna Roles para gestionar los Riesgos dentro del proyecto detallando las responsabilidad de los miembros del equipo, Director de Proyecto y Comité Ejecutivo.

Ahí lo tienes! Si usas estas recomendaciones, la gestión del Riesgo dentro del proyecto va a mejorar lo que incrementará tus posibilidades de éxito.