En muchas ocasiones se te pide dirigir un proyecto largo que inicia con mucha incertidumbre. Puedes no tener completa seguridad sobre los requerimientos de recursos, los entregables finales, el costo, el cronograma, etc. Los miembros del equipo pueden no estar asignados a tiempo completo en tu proyecto. Pueden incluso estar asignados a otros proyectos o ser un recurso asignado como soporte a las aplicaciones de producción. Puede haber muchos riesgos. Una parte del proceso de planeación implica decidir cómo manejar lo desconocido. La buena noticia es que todo el tiempo los directores de proyectos manejan la incertidumbre relacionada con los proyectos grandes y es muy posible que tu puedas tener éxito también. Puedes imaginar proyectos con docenas (o centenares) de trabajadores y plazos muy largos. Si esos directores de proyectos pueden ser exitosos; tú también puedes.

¿De acuerdo, entonces, qué hacer? A continuación encontrarás sugerencias a considerar, dependiendo de lo que creas que será mejor para tu situación.

Divide el trabajo en partes más pequeñas

Lo primero que debes hacer con un proyecto grande es dividirlo en piezas más pequeñas, si es posible. Por ejemplo, digamos que tienes un proyecto con el ciclo de vida tradicional en cascada. Aunque no tengas claro el trabajo que harás el año siguiente, deberías por lo menos conocer qué necesitas hacer dentro de los siguientes meses. Posiblemente empezarás un proceso de recolección de requerimientos. En lugar de definir un proyecto de un año, empieza por definir un proyecto que cubra solamente la fase de análisis. Luego de este proyecto, puedes redefinir y estimar lo que queda del trabajo. Si aún te sientes incómodo haciéndolo, entonces tal vez puedes crear un proyecto que cubra solamente la fase de diseño. Por último, puedes completar el trabajo en tres o cuatro proyectos pequeños en lugar de uno solo muy grande, pero lo harás de todos modos. También podrás planificar y manejar más fácilmente cada uno de los proyectos pequeños.

Entrega menos detalle según el horizonte se aleja

Muchas organizaciones no están estructuradas de tal manera que te permitan partir el proyecto en un set de proyectos más pequeños. Muchas compañías solo quieren pagar y monitorear un proyecto. Si lo partes en pedazos, la gente se confunde acerca de qué estás haciendo.  La siguiente idea es estimar y planificar el trabajo para el plazo total, pero comprender que habrá menos detalle mientras más lejos estés del futuro. Nuevamente, debes tener un plan de trabajo firme y detallado para los siguientes tres meses, pero entonces, la planificación estará a un nivel más y más alto. Tienes un plazo para completar el trabajo, pero solo las actividades de corto plazo se pueden planificar con detalle. Posiblemente este es el acercamiento por el que más directores de proyecto optan, en proyectos largos.

Por supuesto, no puedes dejar toda la información a un nivel alto. Debes re-planear el proyecto cada mes, validar el trabajo detallado para los próximos dos meses y luego construir los detalles para el tercer mes. Esto asegura que siempre tengas una ventana de programación de tres meses, y que puedas incluir más y más detalle para los meses por venir. Si la planificación detallada te hace ver que no alcanzarás tus fechas tope dentro del presupuesto, intenta resolver la situación del plan de trabajo inmediatamente o eleva esta posibilidad a riesgo potencial.

Si estás preocupado acerca de la disponibilidad de recursos, este acercamiento debe funcionar. Cuando creas el plan de trabajo inicial, puedes empezar por comunicar acerca del personal específico que requerirás dentro de los próximos tres meses, y los tipos generales de personas que necesitarán en los meses por venir.  Si mantienes una ventana de planificación detallada de tres meses, serás capaz de dar al gerente de RRHH una ventaja de hasta tres meses luego de que sepas exactamente a quién necesitas. Si los recursos no están disponibles, también cuentas con hasta tres meses para reportar el problema y para buscar alternativas. Una notificación de dos o tres meses debería ser suficiente tiempo para manejarte dentro de cualquiera de estos escenarios.

Usa Múltiples Técnicas de Estimación

La técnica de estimación clásica es construir una Estructura de Desgloce del Trabajo (WBS), estimar el trabajo asociado con el nivel más bajo de actividades y luego sumar todo de regreso para obtener el estimado general final. Este acercamiento no funciona bien cuando no estás seguro acerca de qué exactamente se tratará el trabajo a futuro. Afortunadamente, existen otras técnicas de estimación que pueden ayudarte a revisar de manera cruzada tus estimaciones de esfuerzo, costo y duración.

Primero, puedes confiar en expertos externos que revisen tu Acta de Constitución del Proyecto y el Plan del Trabajo, para definir si tus estimados son razonables. Segundo, puedes ver si han existido proyectos similares en tu compañía, de los que puedes revisar el plan de trabajo anterior y analizar qué tanto se alinea con tu proyecto. Tercero, puedes utilizar guías de la industria para crear estimados generales sobre la base de cuánto tiempo piensas que tomará la fase de análisis. Si, por ejemplo, encuentras guías de estimación que dicen que la fase de análisis de un proyecto con las características del tuyo toma 28% del total del proyecto, entonces, puedes proveer un estimado de alto nivel de todo el proyecto, partiendo del estimado detallado de la fase del análisis de tu proyecto.

Gestión del Riesgo

Generalmente, el problema con proyectos largos es que existen muchas cosas que pueden ocurrir en el futuro sobre la que tú desconoces en este momento. En otras palabras, existen riesgos potenciales en el futuro. Ya hemos discutido algunas maneras de lidiar con la incertidumbre del riesgo que resulta de estimar el cronograma y el esfuerzo. Existen otros riesgos también. En tu caso, por ejemplo, existe el riesgo de que los recursos que necesites en el futuro, no estén disponibles cuando los requieras.

Todos estos riesgos pueden ser identificados, y luego se puede llevar a cabo un plan específico para mitigar el riesgo y asegurar que éste no ocurra. Cada mes, podrás actualizar el plan de riesgo para asegurarte de que los riesgos conocidos se manejan, y que se identifican los nuevos. Si piensas que existe un riesgo asociado con cualquier aspecto del proyecto en el futuro, identifícalo y mitígalo.

En resumen

Es correcto que te preocupes por los temas desconocidos asociados a proyectos grandes. Sin embargo, existe un número de técnicas que se pueden usar para hacerte sentir más tranquilo. Sentirse tranquilo no implica que conozcas todo. Sentirte tranquilo significa que has hecho tu mejor intento en definir el proyecto lo mejor que has podido, y luego, confiar en un buen grupo de procesos de comunicación, gestión de riesgo y de cronograma para descubrir la naturaleza detallada del proyecto según avanzas.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC