Artículos Boletín TenStep

Mientras escribimos ésta edición, nos dirigimos donde un cliente para impartir un curso de dos días acerca del mapeo de procesos. (Para el propósito de este artículo acerca del “mapeo de procesos”, piensen que es lo mismo que “modelado de procesos”). Hemos dictado este curso durante los últimos seis años, pero generalmente lo hacíamos una vez al año, o algo así. Sin embargo, ahora que estamos pensando en este curso, nos damos cuenta de que los hemos dictado por siete ocasiones en los últimos seis meses. Estas no son clases abiertas al público, son cursos corporativos solicitados por compañías específicas. Tal vez es solo una coincidencia, pero puede ser que las compañías están interesándose un poco más en mapear sus procesos.

Como saben, algunas veces una imagen vale más que mil palabras. Visualizar un proceso va mucho más allá de simplemente leer un texto descriptivo. Existen muchos beneficios derivados de mapear tus procesos clave.

Simplificar y racionalizar (dar sentido) los procesos.

Este es uno de los primeros ejes impulsores para el mapeo de los procesos. Es difícil mejorar y optimizar un proceso si para empezar, no lo comprendes. Puedes mapear un proceso que es muy lento, muy costoso o que no genera satisfacción al cliente. Mirar el proceso en una gráfica señalará las actividades extra, redundancias y pasos que no añaden valor.

Facilitar la comunicación interfuncional.

Los mapas de procesos facilitan mirar los diferentes roles y las organizaciones involucradas. Los “swim lane maps” o andariveles, por ejemplo, muestran los roles y la organización en líneas separadas. Esto facilita ver las entregas a la organización, el trabajo de la organización y la entrega a la siguiente organización.

Comunicar procesos a nuevas personas.

Mapear hace más fácil contratar a nuevo personal. Es más difícil orientar a nuevos miembros del personal teniendo que hacerles leer las descripciones de los procesos. Es mejor si ellos pueden leer los pasos de los procesos y visualizar el trabajo a través de revisar un mapa de procesos.

Mapear nuevos procesos

Muchos proyectos se diseñan para poner en marcha o automatizar nuevos procesos. Los mapas de procesos del estado futuro son parte de la fase Recoger Requisitos. Aseguran que el proceso de diseño se comprendió y se implementó correctamente. Muchas veces, los mapas de procesos se utilizan como entrada para un equipo TI que está automatizando el proceso.

Los mapas de procesos consisten de tres elementos, el diagrama, la descripción del proceso y un glosario de términos. El diagrama visual es normalmente conocido como el “mapa”. El diagrama no puede describir los detalles del proceso, la descripción del proceso cumple esa función. El glosario se utiliza para describir cualquier término que pueda no comprenderse. Muchas organizaciones utilizan el mismo término en diferentes grupos y diferentes términos pueden tener el mismo significado. El glosario de procesos define los términos para el proceso y puede ser el inicio de un glosario del negocio para generar consistencia en el vocabulario de la organización.

En resumen

Estamos por llegar donde nuestro cliente. Esperamos que estos dos minutos sean de utilidad para ustedes. La mayoría, o tal vez todos, tenemos procesos inconsistentes o disfuncionales. En ocasiones, parece que la solución está fuera de tu capacidad, pero tú puedes hacer la diferencia. El primer paso es mapear el proceso actual. Es más fácil optimizar si puedes visualizar lo que está ocurriendo ahora. Entonces, continúa con el trabajo de mejoramiento de procesos para definir un mejor estado del proceso en el futuro.

¿Claro como el agua?

Podemos ayudarte en este esfuerzo con capacitación. Tenemos también servicios de consultoría para facilitar talleres de mapeo de procesos. Escríbenos hoy para que TenStep pueda ayudar a tu organización.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC
Presidente de TenStep, Inc.
Ganador del Premio: “Distinguished Contribution Award” del PMI

Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC

Adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC , 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador

El mejoramiento de los procesos de negocio suele estar entre las prioridades de la agenda de los altos ejecutivos. Esto requiere una sólida comprensión de los procesos de negocio actuales y futuros, y su alineación con los objetivos del negocio. La Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management, BPM) es un conjunto integrado de conceptos, métodos y herramientas que rodean a la definición, implementación, ejecución y mejora de las operaciones de negocio. 

La demanda BPM es impulsada por exigencias de mayor excelencia operativa y prácticas de cumplimiento rentables. BPM constituye un fundamento ampliamente reconocido de alineación de procesos y TI, y es un tema clave en las discusiones relacionadas de muchos aspectos del negocio. No es sorprendente que las principales empresas a nivel mundial hayan identificado a BPM como la prioridad número uno para los próximos años (Gartner, 2012). 

La promesa de BPM es ofrecer a las organizaciones la oportunidad única de cambiar la forma de trabajo mediante el uso de una solución para toda la empresa, manejando todos un “sistema de creación de valor”.

Los beneficios más obvios de la inversión dentro y fuera de las unidades de negocio funcionales incluyen: 

• Aumento de la eficiencia.
• Reducción de costos.
• Mejor servicio al cliente.
• Tiempo más rápido de salida de productos y servicios 
al mercado.
• Mayor ventaja competitiva.


Son muchos los conceptos, prácticas y áreas de conocimiento que BPM comprende: 

• Conceptos y Fundamentos de Procesos de Negocio.
• Conceptos y Fundamentos de Gestión de Procesos de Negocio.
• Conceptos de modelado de Procesos de Negocio 

• Principios de modelado de procesos de negocio 
• ¿Cómo analizar y modelar estrategias, metas y objetivos de negocio? 
• ¿Cómo alinear BPM con los objetivos y recursos de la empresa? 
• ¿Cómo crear y trabajar con Reglas de Procesos de Reglas? 
• Modelo de Madurez de Procesos de Negocio

• Especificación del Modelo de Motivación del Negocio 
• Ciclo de vida y fases de BPM
 
• BPMN (Business Process Modeling & Notation)
 
• Fundamentos BPMN y elementos del diagrama BPMN 
• Flujo de control BPMN y flujos de mensajes BPMN
 
• Actividades y descomposiciones BPMN
 
• Tipos de modelos de procesos
 
• Arquitectura BPM: SOA y MDA
 
• Conceptos clave detrás de Calidad de Procesos y Gobernabilidad
 
• Frameworks de métricas y sistemas de medición de procesos
 
• Gestión del desempeño de procesos de negocio
 
• Infraestructura de TI y Procesos de Negocio
 
• Servicios y acuerdos de nivel de servicio
 
• Proceso de Gestión de la Configuración
 
• Arquitectura de Procesos de Negocio
 
• Orquestación de procesos y servicios
 
• Gestión del programa y proyectos BPM
 
• Gestión del Cambio Avanzada
 
• Cumplimiento y Aseguramiento
 
• Gobierno, Riesgo y Cumplimiento
 
• Transformación de procesos de negocio
 
• Metodologías detrás de Mejora de Procesos (Six Sigma, LEAN, TQM)
• 
Técnicas de análisis y diseño de procesos

• Simulación de procesos de negocio

• Modelos y marcos de referencia que incluyen BPM relacionados con la industria: APQC, SCOR, Cadena de Valor, Modelo de Madurez de Procesos de Negocio (BPMM), BSC, COBIT, Basilea 2, etc. 
• Tecnología BPA, BPMS y BAM
• 
Tecnología de integración de sistemas
• Automatización Robótica de Procesos (RPA)
• Etc.

Son muchos, extensos y variados los temas de cada una de las áreas de conocimiento de BPM, las cuales no pueden ser comunicadas y entendidas con únicamente un curso básico de BPM o un seminario de BPM.

BPM ES UN “DEPORTE” EN EQUIPO

La Gestión de/por Procesos de Negocio es una disciplina, entendiéndose disciplina como un cuerpo teórico y técnico que se debe estudiar y dominar para llevarlo a la práctica. Una disciplina es una senda de desarrollo para adquirir ciertas aptitudes o competencias.  Al igual que en cualquier disciplina, cualquier persona puede desarrollar un conjunto de habilidades.

En el mundo de BPM, dichas habilidades o skills pueden y deben ser complementadas por diferentes personas que cumplen diferentes funciones dentro un equipo. La clave está en encontrar a las personas, conocimientos y habilidades adecuadas para alcanzar el éxito en un programa BPM.

Marco García Ing., MBA., PMP., CBPP., OCEB2, UIPATH RPA DEV.

LA GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO ES MUCHO MÁS QUE IDENTIFICAR Y MODELAR PROCESOS

La definición, documentación y rediseño de procesos son simplemente un punto de partida. Los procesos bien diseñados pueden ejecutarse sin problemas durante meses o años, pero en última instancia, la entropía, los cambios, la evolución del negocio y las fuerzas competitivas lo empujarán a Usted de vuelta a recomenzar.

Para crear y mantener una estrategia, la gestión de procesos debe estar cubierta en parte por las habilidades de las personas que trabaja en el área de procesos u otras áreas afines de la empresa.

Entre otras cosas, el equipo de procesos debe:

• Entender la relación entre la efectividad operacional, la estrategia corporativa y la satisfacción del cliente.

• Medir y gestionar el desempeño inter-funcional. 

• Gestionar el ciclo de vida del proceso y de las iniciativas de mejora de procesos.

• Equilibrar la capacidad técnica de su sistema con los 
costos operativos, la demanda del mercado y la gestión del riesgo. 

• Reconocer las oportunidades para la innovación de 
procesos. 

• Eliminar los obstáculos técnicos y culturales para la 
gestión orientada-enfocada-centrada en procesos. 

• Motivar a los gerentes funcionales para centrarse en los resultados del negocio y en los objetivos de los 
clientes del proceso. 

• Diseñar los procesos en base a una arquitectura de 
procesos perfectamente alineada con la estrategia y 
las metas organizacionales. 

• Diseñar los procesos con una visión que va más allá 
de los límites organizacionales, buscando estandari
zar e integrar procesos, sistemas, personas y datos. 

• Modelar los procesos sobre la base de una orienta
ción a servicios.

• Realizar un modelamiento experto sobre la base de 
los mejores estándares y tendencias de la industria.

• Reconocer como aplicar la metodología de mejoramiento de procesos más adecuada al contexto y rea
lidad del negocio y sus procesos. 

• Diseñar e implementar un sistema de medición del 
desempeño orientado a recompensar el esfuerzo de 
equipos de trabajo y no a esfuerzos individuales.

• Monitorear y medir los procesos de principio a fin, así 
como también el uso de los recursos.

• Conocer y seleccionar las herramientas tecnológicas 
más adecuadas al contexto de negocio, tipos de procesos, familias de procesos y características de procesos de la organización. 

• Etc.

EXPERTOS EN VARIAS O TODAS LAS ÁREAS Y PRACTICAS DE BPM

No hay nada nuevo para aquellos que han tratado de encontrar profesionales de BPM con conocimientos sólidos y amplia experiencia; sencillamente estas personas no son fáciles de encontrar o construir.

Estas personas deben estar bien informadas respecto a la transformación y mejora, y tienen que ser creativas, flexibles, con orientación hacia la obtención del éxito y comprometidos con el aprendizaje continuo y la evolución personal en su especialidad o profesión. Esta es una tarea difícil, pero en cualquier tipo de Organización orientada, enfocada o basada en procesos, los miembros del personal deben ser en lo posible, los mejores.

Los gerentes y el personal de las áreas de procesos son, por definición, los expertos de la empresa en todas los aspectos BPM. Eso significa que ellos son expertos en lo que la empresa puede estar haciendo hoy con BPM y con lo que está pasando con la disciplina de BPM en la industria y en la empresa, y en un caso más amplio, con la tecnología BPM. En la realidad, esto no siempre es verdad, puesto que este es un requisito difícil de satisfacer, ya que muchas personas sólo conocen lo elemental, las nociones y lo que su empresa o institución tiene como visión de BPM.

En la construcción de las capacidades BPM de una Organización, es recomendable que se mire primero los roles necesarios y como éstos pueden ser suplidos por profesionales expertos que han cursado un Programa de entrenamiento profesional formal y que han obtenido una certificación como la otorgada por la Asociación de Profesionales en Gestión de Procesos de Negocio (ABPMP) - la mayor asociación profesional de BPM en el mundo.

Además de la experiencia en Dirección de Procesos de Negocio, la Organización, tendrá que crear conocimiento y generar capacidades mediante un Programa de Capacitación Profesional como el de TenStep - BPM School TM y/o contratar a personas con una comprensión BPM a nivel de expertos.

En conclusión, estos profesionales con diferentes habilidades, van a desempeñar diferentes roles dentro de la Empresa, formando parte de un Organización Interna responsable del programa, proyectos o iniciativas de BPM.

 Marco García Ing., MBA., PMP., CBPP., OCEB2, UIPATH RPA DEV.