Mientras escribimos ésta edición, nos dirigimos donde un cliente para impartir un curso de dos días acerca del mapeo de procesos. (Para el propósito de este artículo acerca del “mapeo de procesos”, piensen que es lo mismo que “modelado de procesos”). Hemos dictado este curso durante los últimos seis años, pero generalmente lo hacíamos una vez al año, o algo así. Sin embargo, ahora que estamos pensando en este curso, nos damos cuenta de que los hemos dictado por siete ocasiones en los últimos seis meses. Estas no son clases abiertas al público, son cursos corporativos solicitados por compañías específicas. Tal vez es solo una coincidencia, pero puede ser que las compañías están interesándose un poco más en mapear sus procesos.

Como saben, algunas veces una imagen vale más que mil palabras. Visualizar un proceso va mucho más allá de simplemente leer un texto descriptivo. Existen muchos beneficios derivados de mapear tus procesos clave.

Simplificar y racionalizar (dar sentido) los procesos.

Este es uno de los primeros ejes impulsores para el mapeo de los procesos. Es difícil mejorar y optimizar un proceso si para empezar, no lo comprendes. Puedes mapear un proceso que es muy lento, muy costoso o que no genera satisfacción al cliente. Mirar el proceso en una gráfica señalará las actividades extra, redundancias y pasos que no añaden valor.

Facilitar la comunicación interfuncional.

Los mapas de procesos facilitan mirar los diferentes roles y las organizaciones involucradas. Los “swim lane maps” o andariveles, por ejemplo, muestran los roles y la organización en líneas separadas. Esto facilita ver las entregas a la organización, el trabajo de la organización y la entrega a la siguiente organización.

Comunicar procesos a nuevas personas.

Mapear hace más fácil contratar a nuevo personal. Es más difícil orientar a nuevos miembros del personal teniendo que hacerles leer las descripciones de los procesos. Es mejor si ellos pueden leer los pasos de los procesos y visualizar el trabajo a través de revisar un mapa de procesos.

Mapear nuevos procesos

Muchos proyectos se diseñan para poner en marcha o automatizar nuevos procesos. Los mapas de procesos del estado futuro son parte de la fase Recoger Requisitos. Aseguran que el proceso de diseño se comprendió y se implementó correctamente. Muchas veces, los mapas de procesos se utilizan como entrada para un equipo TI que está automatizando el proceso.

Los mapas de procesos consisten de tres elementos, el diagrama, la descripción del proceso y un glosario de términos. El diagrama visual es normalmente conocido como el “mapa”. El diagrama no puede describir los detalles del proceso, la descripción del proceso cumple esa función. El glosario se utiliza para describir cualquier término que pueda no comprenderse. Muchas organizaciones utilizan el mismo término en diferentes grupos y diferentes términos pueden tener el mismo significado. El glosario de procesos define los términos para el proceso y puede ser el inicio de un glosario del negocio para generar consistencia en el vocabulario de la organización.

En resumen

Estamos por llegar donde nuestro cliente. Esperamos que estos dos minutos sean de utilidad para ustedes. La mayoría, o tal vez todos, tenemos procesos inconsistentes o disfuncionales. En ocasiones, parece que la solución está fuera de tu capacidad, pero tú puedes hacer la diferencia. El primer paso es mapear el proceso actual. Es más fácil optimizar si puedes visualizar lo que está ocurriendo ahora. Entonces, continúa con el trabajo de mejoramiento de procesos para definir un mejor estado del proceso en el futuro.

¿Claro como el agua?

Podemos ayudarte en este esfuerzo con capacitación. Tenemos también servicios de consultoría para facilitar talleres de mapeo de procesos. Escríbenos hoy para que TenStep pueda ayudar a tu organización.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC
Presidente de TenStep, Inc.
Ganador del Premio: “Distinguished Contribution Award” del PMI

Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC

Adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC , 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador