Una cosa es construir buenas prácticas de Dirección de Proyectos y otra cosa es lograr implementar los procesos efectivamente. Si pudieras emitir el Plan y todos siguieran los procesos, nuestras vidas serían mucho más sencillas. Sin embargo, el proceso de gestionar el equipo del proyecto es más complicado debido al contingente humano involucrado. Las personas son impredecibles.

Para entender como el proyecto está avanzando y asegurarse que se mantiene dentro del Plan, los controles son necesarios. Debemos preguntar a las personas cómo avanza su trabajo. Debemos controlar el Alcance. Debemos gestionar los Riesgos. Debemos mantener estadísticas actualizadas del trabajo terminado, en proceso y no iniciado.

Desafortunadamente, los miembros del equipo no siempre responded bien a estos procesos de gestión y control por algunas razones.

Pueden pensar que los procesos son burocráticos

Siempre debe asegurarse que sus procesos de proyectos están correctamente dimensionados y entregan valor al proyecto. El Director de Proyecto debe validar si los procesos de DP son ligeros y razonables o si son muy pesados y burocráticos. Si estás convencido que los procesos están acorde a la complejidad y tamaño del proyecto va a ser más fácil justificarlos con el equipo.

Pueden sentir que los procesos de DP no son efectivos

Esta es otra área que hay que revisar. Asegúrate que los procesos y plantillas están funcionando como planeado. Si un miembro del equipo puede convencerte que los procesos no están funcionando, cámbialos. Si estás seguro que están funcionando como estaba previsto, vas a tener la convicción para convencer a tu equipo.

Pueden tener una reacción contra los procesos que se sienten que los controlan

Esta reacción es más difícil debido a que no siempre hay una lógica detrás del rechazo del equipo a seguir los procesos. Puede ser una reacción emocional al cambio. En este caso, puedes apelar al pensamiento lógico del equipo. En el peor de los casos, simplemente solicítale que siga el proceso porque tu le pides, a pesar de que no estén de acuerdo.

Otros miembros del equipo tampoco están siguiendo los procesos.

Si un miembro del equipo tiene resistencia al cambio y puede ver que otros también se resisten sin consecuencias, ellos pueden con toda razón argumentar que están siendo escogidos. Los procesos deben ser seguidos por todos. Caso contrario todo se viene abajo.

El Director de Proyecto no está siguiendo los procesos, por qué ellos si?

Esta situación también está bajo tu control. Es un caso típico de ¨hagan lo que digo, no lo que hago” El Director de Proyecto debe dar el ejemplo. Si la gente ve que el DP no está siguiendo los procesos por qué ellos si deben hacerlo. Debes poner primero tu casa en orden antes de pedirles a otros que hagan lo mismo.

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Conociendo y reconociendo estas tendencias humanas normales va a ayudarnos a eliminar la resistencia que encuentres en tus proyectos. El Director de Proyecto debe comunicar efectivamente los procesos incluyendo el valor que entregan al proyecto. Una vez hayas socializado los procesos de Dirección de Proyecto con tu equipo, es muy importante que se apliquen consistentemente de manera que se implemente exitosamente en el proyecto.

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