Hay mucho por aprender antes de convertirse en un excelente director de proyectos, desde gestión del tiempo, costo, personal, equipo y materiales. Para hacerlo todo al mismo tiempo y de la manera correcta, algunos piensan que deben convertirse en un trabajador milagroso, sin embargo esto se puede lograr si se toman en cuenta estos pasos esenciales:

Inicia cuidadosamente

Cuando inicies un proyecto hazlo lentamente. Define el proceso que vas a seguir para llevar el proyecto desde el inicio hasta el final. Adopta un ciclo de vida del proyecto, de esta forma puedes prever lo que tienes que hacer y en qué momento, para esta fase considera los siguientes pasos:

• Definir las metas del proyecto, línea de tiempo y horario
• Determinar la cantidad de recursos necesarios
• Especificar el alcance del proyecto y los entregables
• Decidir si necesitas externalizar alguna actividad a un proveedor
• Reclutar a tu equipo de proyecto y establecer una oficina de proyecto

Planea profundamente

Identifica todas las actividades necesarias para completar tu proyecto. Prioriza y calcula la duración de las actividades. Crea el calendario detallado del proyecto, de esta forma puedes conocer cuándo y cómo llevar a cabo cada actividad. Para realizarlo efectivamente considera los siguientes puntos clave:

• Identificar el número de recursos que necesitas.
• Establece un presupuesto y un plan de gastos.
• Haz una lista de entregables y establece el grado y calidad de los mismos.
• Planifica la comunicación e informa a todos los interesados.
• Decide cómo se enfrentarán los riesgos, los cambios y el resto de resultados.

Ejecuta rápidamente

El siguiente paso es ejecutar el plan de manera rápida y eficiente. Esta es la fase más larga del proyecto, por esta razón necesitas trabajar de forma eficiente e inteligente para completar esta fase a tiempo, toma en consideración los siguientes pasos.

• Registra el tiempo utilizado por tu equipo de trabajo para completar las tareas.
• Verifica frecuentemente el estado actual y compáralo con el progreso planificado.
• Si empiezas a tener retrasos, toma acción o pide ayuda.
• Resuelve rápido los riesgos, los problemas y los cambios.
• Mantén a tu equipo motivado, reconociendo a cada integrante cuando tenga un buen desempeño.

Cierra y aprende

Cuando hayas terminado todos tus entregables y el trámite de aceptación por parte del patrocinador del proyecto o cliente, entonces es momento de cerrar el proyecto. Libera a tu equipo de proyecto, contratistas, proveedores y el resto del equipo de proyecto. Finalmente cierra la oficina de proyectos y archiva todos los documentos del proyecto.
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No olvides tomarte el tiempo necesario para identificar las lecciones aprendidas, ya que éstas buenas prácticas serán de mucho valor en el siguiente proyecto.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC
Presidente de TenStep, Inc.
Ganador del Premio: “Distinguished Contribution Award” del PMI

Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC

Adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC,