Cinco consejos – Dirección de proyectos para todos

Puedes dirigir cualquier tipo de proyecto siguiendo los siguientes cinco pasos:

Paso 1: Establece las metas

El primer paso es sentarte junto con tu equipo y establecer las metas. Esto significa establecer claramente lo que se quiere lograr, como y para cuando. En esta reunión, es necesario que estén a bordo todos los involucrados, ofreciéndote todo su apoyo. ¡Motívalos y prepáralos para la acción!

Invita al cliente a la reunión y explícale por qué la solución que tu proyecto va a brindarle es fundamental para su negocio. Y haz que tu cliente explique la importancia de los plazos de tiempo y el nivel de calidad requerido. Sólo si el equipo comprende completamente la solución, los plazos de tiempo y los objetivos de calidad, sabrán que es lo que deben lograr y se motivaran para lograrlo.

Consejo 2: Planea, planea, planea

El siguiente paso es planificar un curso de acción para alcanzar las metas. Trabaja con todo tu equipo para identificar las tareas importantes que necesitan ser completadas. Calcula la duración de cada tarea y crea el programa del proyecto. A continuación, asigna los recursos a cada tarea para que todos en el equipo sepan lo que tienen que hacer y cuando.

Comenta el plan con tu cliente para que te den su retroalimentación. Sólo teniendo un plan sólido el equipo tendrá una dirección clara hacia la cual avanzar.

Consejo 3: Mide, monitorea y controla

A continuación, debes empezar a medir el progreso contra el plan y controlarlo cada semana para asegurarte de estar siempre dentro del plan.

También es necesario controlar las solicitudes de cambio. Esto es cuando alguien pide cambios en sus objetivos o entregas. Pueden ser una buena idea en el momento, pero a menos que signifique un ahorro en tiempo y dinero, hay que tratar de mantener todo fijo y seguir adelante. Los cambios en el alcance del proyecto a menudo matan a los mejores planes.

Consejo 4: Comunícate claramente

Tu sabes muy bien si te estas adelantando, vas bien o te estas atrasando pero, ¿lo sabe tu equipo? Debes mantener a tu equipo y tu cliente bien informados, si quieres que se motiven y comprometan completamente.

Además, realiza un informe semanal del estado del proyecto para tu cliente. Haz reuniones periódicas para verificar el estado del proyecto con tu equipo y para mantenerlos informados de los progresos en comparación con las metas y lo que aún resta por hacer.

Consejo 5: Trabaja inteligentemente

Tienes tiempo y recursos limitados para entregar tu proyecto. Administra tu tiempo con cuidado. Haz listas de "cosas por hacer" para dar prioridad a tu trabajo. Limita el número de reuniones que tienes y mantén las llamadas telefónicas cortas. Trabaja solo en tareas de alta prioridad. Si surge algo que no es crítico entonces regístralo y sigue adelante.
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Trabaja de forma inteligente mediante el uso de herramientas inteligentes. Utiliza las plantillas de dirección de proyectos para ayudarte a avanzar en tu proyecto.