Para el Director de Proyectos, Microsoft® Project® ofrece formas fáciles y novedosas de mantener los proyectos organizados y bajo control. Haciendo uso de las flexibles funciones que posee, le permitirán poner en marcha y trabajar de forma más eficiente y productiva. Facilita la creación de informes modernos para medir el progreso y comunicar de forma eficiente los detalles del proyecto al equipo y a todas las partes interesadas.

Más allá de solo presentar Diagramas de Gantt, Microsoft Project® es una poderosa herramienta que apoya todos los procesos de planificación, ejecución, monitoreo y control del triángulo de hierro del proyecto, es decir: alcance, tiempo y costos del proyecto.

Del 09 al 12 de mayo, estaremos dictando en la ciudad de Quito el curso “Dirección de Proyectos con MS Project”, donde tendrás la oportunidad de aprender el uso de esta herramienta bajo el enfoque del PMI® para dirigir tus proyectos de forma exitosa. Para mayor información haz click aquí.

Los costos son un aspecto importante de la programación y control del proyecto. En este artículo veremos como Microsoft® Project permite una adecuada gestión de los costos del proyecto.

Tipos de Costos

En relación a los diferentes tipos de costos que se utilizan en los proyectos, Microsoft Project® permite especificar y controlar los siguientes tipos de costos:

• Costo basado en tasas: costo que se calcula en función de la tasa de pago especificado para un recurso y la cantidad de trabajo realizado por ese recurso.
• Costo por uso: costo que se contrae cada vez que se utiliza un recurso o una vez por cada tarea finalizada asignada al recurso.
• Costo fijo: costo que se define para una tarea y no para un recurso. Los costos fijos no cambian, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado en la tarea por un recurso.
• Recursos de costo: recurso que permite acumular costos puntuales o periódicos que pertenecen a una tarea. Entre los recursos de costo se incluyen los pasajes de avión y el alojamiento. Suelen ser costos puntuales de cada tarea, aunque puede haber varios apuntes distintos para ese costo mientras dure la tarea.
• Recurso de presupuesto: recurso que se aplica al proyecto en su totalidad. Los recursos de presupuesto representan la capacidad máxima de un proyecto de consumir unidades monetarias, de trabajo o de material. Sin embargo, esto no implica que un proyecto no pueda superar su presupuesto. Los recursos de presupuesto proporcionan un modo de comparar las cifras previstas con los costos continuos para poder realizar un seguimiento del estado fiscal del proyecto.

En Microsoft® Project® se pueden especificar varios tipos de costos para el mismo recurso de trabajo. Por ejemplo, puede especificar una tasa horaria para el trabajo del recurso y un costo por uso para las horas de viaje u otros gastos.

Los distintos tipos de costos funcionan de formas diferentes dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una persona), un recurso material (como cemento o una barra de refuerzo) o un recurso de costo (como un pasaje de avión). Para los recursos de trabajo, la tasa se aplica por unidad de tiempo. Para los recursos de material y de costo, la tasa se aplica por otras unidades especificadas, como toneladas, metros o las unidades de una moneda seleccionada.

Manejo de Presupuestos

En cuanto a los presupuestos, en Microsoft® Project® se pueden crear y supervisar desde dos direcciones: mediante un método de estimación ascendente o estimación vertical. 

En el método ascendente, se calculan las tasas base o los costos por uso de recursos, y los costos fijos o recursos de costo de tarea individuales. Microsoft® Project® calcula el total de costos de los recursos, las tareas y la totalidad del proyecto. Este método (denominado también estimación ascendente) permite obtener resultados confiables y exactos. 

Cuando disponga de un presupuesto, podrá comparar los gastos reales con los previstos y realizar los ajustes necesarios para ceñirse al presupuesto. En la mayoría de los casos, sólo tendrá que especificar los costos reales para cada tarea. Microsoft Project calculará el costo de la tarea teniendo en cuenta la marcha del proyecto. Puede indicar también costos específicos, si es necesario.

En el método descendente de estimación de presupuestos, se calcula el total de los costos generales de recursos, tareas y proyectos en función de una experiencia anterior con proyectos similares.