Si eres un Director de Proyecto que enfrenta lo que percibe como un plazo poco realista, lo primero que tendrás que hacer es hablar con tu Patrocinador para ver si hay factores de negocio que están definiendo la fecha límite. Por ejemplo, puede haber un cierto acontecimiento que este proyecto tiene que apoyar.

Por otro lado, a veces los Patrocinadores fijan fechas de terminación arbitrarias sólo para proporcionar lo que ellos consideran que son objetivos incrementales. Usted puede determinar que una mejor comprensión de la razón de la fecha límite, puede facilitar la motivación de su equipo para lograrlo.

Una vez que entiendas la causa de la fecha límite, existen técnicas de Dirección de Proyecto que puedes utilizar para aumentar las posibilidades de éxito:

1. Aumentar los recursos. Si encuentras que el plazo no está en relación con los recursos disponibles, habla con tu patrocinador para el aumento de los recursos disponibles para el proyecto. Aumentar los recursos para el proyecto puede aumentar el costo, pero puede lograr cumplir la fecha límite. Si el plazo es lo más importante, ésta puede ser una opción viable.

2. Reduce el Alcance. Habla con tu Patrocinador acerca de reducir el alcance del proyecto. Verifica si hay características y funcionalidades que pueden eliminarse por ahora, para que usted pueda entregar el proyecto en el plazo previsto.

3. Identifica y gestiona los plazos como un riesgo del proyecto. Utilizando la gestión del riesgo desde el principio ayudará a manejar mejor las expectativas y también para reunir información e ideas para identificar oportunidades que permitan cumplir con la fecha límite.

4. Gestiona el alcance con cero tolerancia. En muchos proyectos, se empieza con una fecha de terminación agresiva y entonces la situación empeora porque no gestionas efectivamente el alcance. Es absolutamente crítico que gestiones efectivamente el alcance y no lo aumentes sin un incremento correspondiente en el presupuesto y el plazo.

5. Gestiona el cronograma de forma agresiva. En muchos proyectos, al principio pueden haber pequeños retrasos que uno puede estar confiado en que puede recuperar más tarde. Sin embargo, cuando se inicia un proyecto con la fecha límite en riesgo, asegúrate de gestionar el cronograma diligentemente.  No tienes margen de error. A medida que controlas el cronograma, trata el incumplimiento de plazos como un problema y trabaja duro para identificar y resolver las causas del atraso.

6. Busca oportunidades de mejora de procesos. Por último, dá una mirada a tu cronograma y a tu enfoque para la ejecución del proyecto. Habla con tu equipo, clientes y patrocinador sobre cualquier idea que puedan tener para ejecutar el proyecto más rápido. Esto hará que todo el mundo piense en ser parte de la solución.

Aunque parece que estás siendo responsabilizado por hechos y circunstancias que no están bajo tu control,  si tienes control sobre los procesos que se utilizan para dirigir el proyecto. Utilízalos de forma proactiva e inteligente.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción: Adela Vega, TSPM, SMC, SDC

Adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador