Definir el alcance es tal vez la parte más importante del proceso de planificar un proyecto. Si no sabes qué vas a entregar y cuáles son los límites del proyecto, no tienes oportunidad de éxito. Adicionalmente, si no has hecho un buen trabajo en definir el alcance, manejarlo será casi imposible. Definir el alcance no es difícil, pero requiere comprensión acerca de sus componentes. Pensemos en el alcance en términos de alto y bajo nivel.

Alcance de Alto Nivel.- Entregables y Límites

Un Alcance de Alto Nivel se define en la Fase de Iniciación del Proyecto. Existen dos aspectos importantes en la Definición del Alcance de tu proyecto: los entregables y límites de tu proyecto.

• Los Entregables.- En nuestras clases, les explicamos a los estudiantes que si no están seguros de cómo definir el Alcance del proyecto, deberían por lo menos incluir los entregables (o productos). Comprender los Entregables es un avance en el camino hacia comprender el Alcance del proyecto. Debes enfocarte primero en los entregables finales del proyecto y luego cualquier entregable intermedio que sea especialmente importante.

• Límites del proyecto.- Un límite del proyecto es cualquier cosa que puede expresarse en términos de un Enunciado del Alcance, tanto lo que es parte del alcance tanto como lo que está fuera del alcance del proyecto. Por ejemplo, digamos que tienes una empresa global y un proyecto mediante el cual mejorarás el proceso de facturación en la división Ecuador. Una buena declaración del límite podría decir que la división Ecuador está dentro del alcance, pero que las demás divisiones del mundo, están fuera del alcance. Ahora, cambiemos el ejemplo. Tenemos el mismo proyecto, pero esta vez no tienes una empresa global. Solo tienes oficinas en Ecuador. En este caso, definir que la división Ecuador está dentro del alcance no tendría sentido debido a que no habría una declaración correspondiente para definir algo similar fuera del alcance. Entonces, esta segunda declaración, no sería una buena declaración de límites.

Una vez que has descrito los entregables y los limites, has completado el alcance de alto nivel. Esto debería ser suficiente para los procesos de planificación.

Alcance de Bajo nivel.- Requisitos

Conocer los entregables, y tal vez una pequeña descripción, no será suficiente para que construyas efectivamente los entregables. Necesitas algo más: los requisitos (también llamados funcionalidades). Piensa acerca de cuáles son los requisitos. En efecto, no son más que unas descripciones más detalladas de tus entregables. Los requisitos (también llamados requerimientos) pueden separarse en dos categorías: Funcionales y no Funcionales.

• Funcionales (Requisitos de los procesos): Describe cómo la gente interactúa con un entregable y cómo un entregable interactúa con otros entregables. Por ejemplo, si necesitas cambiar las transacciones de facturación y cobro, la mayoría de los requisitos podrían terminar estando orientados a los procesos. Esto podría incluir cómo las transacciones de facturación se mueven de órdenes de compra a facturación y a cuentas por cobrar.

• No Funcionales (Requisitos del producto): Describe las características físicas de los entregables. Si estuvieras construyendo un puente, por ejemplo, la mayoría de los requisitos serían No Funcionales. Ello incluiría el número de carros que el puente soporta, la resistencia del acero, la luz que necesita abarcar, etc.

Juntos, los requisitos definen los entregables del proyecto con mayor detalle. Los entregables se definen temprano en el proyecto y ayudan a comprender el proyecto de alto nivel. Los requisitos detallados describen los entregables con mayor profundidad. Los requisitos describen el alcance de bajo nivel.  Estos requisitos deben tener ciertas especificaciones o criterios de aceptación.   De hecho, una vez que el proyecto inicia la ejecución, la mayoría de las solicitudes de cambio terminarán siendo cambios a los requisitos.

En resumen

¿Por qué es importante esta discusión acerca del alcance del proyecto? Es importante porque la falta de Gestión de Cambios al Alcance es una de las causa principales de problemas en los proyectos. Aunque existen varias causas que derivan en una pobre Gestión del Alcance en un proyecto, una de las causas principales es que para empezar, el alcance nunca fue bien definido. Es imposible Gestionar el Alcance del proyecto si el alcance nunca fue definido y aprobado.

Ahora que entiendes mejor los componentes del Alcance, estás en capacidad de asegurarte de que los proyectos Definan correctamente el Alcance y por lo tanto gestiones el cambio efectivamente (esto no significa que no ocurran cambios, es solo que el cambio debe reconocerse y manejarse).

¿Claro como el agua?

En TenStep, sabemos lo que se requiere para incluir la Dirección de Proyectos en tu organización. Envíame un correo a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. para que recibas una sesión de consulta gratuita de 30 minutos para discutir tu situación y cómo puedes llegar a tener éxito en tu proyecto.

Tom Mochal, PMP, PgMP, TSPM, ITBMC, President, TenStep, Inc.

Traducción y adaptación: Enrique Ledesma, M.Sc., PMP, TSPM, SPOC, SCT, SMC, SDC, 

Director Ejecutivo TenStep Ecuador